Skiftet til konferanse- og møtestedspakkepriser

I motsetning til i USA, er det en vanlig praksis for europeiske hoteller å tilby bedriftskonferanse og møtepakker som alternativer for arrangementplanleggere som holder seminarer, konferanser og andre møter på hotellet.

Ideen bak å tilby pakket bedriftsarrangeringstjenester er å kombinere alle de forskjellige elementene i møterom, mat og drikke, og audiovisuelle behov i en møtepakke for en flat daglig rate på en per deltaksbasis. Ikke bare kan denne praksisen generelt være mer effektiv for de som er involvert i planleggingen av arrangementet, men det gjør det å styre og forutsi kostnadene forbundet med arenaen en mye mer enkel prosess.

Konferanser i U.S. 

I USA, derimot, er det fortsatt mye mer vanlig at hotell bygger konferansekostnader linjevare for linjeelement basert på de detaljerte og tilpassede behovene til hvert møte eller arrangement. Selv om praksisen gjør det mulig for hendelsesplanleggeren å ha større kontroll over alle detaljer i arrangementet, skaper den ofte kompliserte banketthendelser og vanskeligere med å håndtere kostnader og det samlede hendelsesbudsjettet.

Selv om store aktører i bransjen fortsetter å endre måten de gjør forretninger på, har den europeiske modellen og den amerikanske modellen fortsatt en tendens til å gjenspeile disse forskjellene i deres tilnærming til konferanser og bedriftsarrangementer. For et dypere dykk, la oss ta en titt på to selskaper og konferansepakkeeksempler: det ene fra det tidligere Fira -palasset i Barcelona (europeisk eksempel) og den andre på Wynn Resorts i Las Vegas (amerikansk eksempel).

Eksempel på konferanse- og møtepakker

Daglige pakket priser er populære i Storbritannia og har også jobbet seg til det kontinentale Europa. “U.K. Market var den første som ba om denne typen pakke, og vi prøver alltid å tilpasse forslagene våre for å imøtekomme våre kundebehov, ”forklarer den tidligere daglig leder for Fira Palace (nå Crowne Plaza Barcelona), et forretningshotell som er populært blant blant Bedriftsarrangement og møteplanleggere som organiserer internasjonale møter.

Hotellklientell

Da Crowne Plaza Barcelona fremdeles opererte som Fira -palasset, var omtrent 20 prosent av hotellets kunder fra Spania. Resten av det årlige klientellet kom fra U.K. (19 prosent), U.S. (17 prosent), Frankrike (7 prosent), Italia (6 prosent), Japan (4 prosent) og Tyskland (4 prosent). I tillegg var omtrent halvparten av forretningsarrangementene som var vertskap for legemiddelindustrien med resten inkludert teknologi, mat og drikke, bank og bilindustrisklienter.

Etterspørsel etter priser for konferansepakke

I løpet av denne tiden inkluderte den daglige møtepakken på Fira Palace bruken av møterommet, kaffepausen (e), lunsj, skjerm og mer. Den tilgjengelige møtepakken (e) inkluderte i hovedsak alt som en planlegger trenger å inkludere i et møte.

Etter hvert som bransjen utviklet seg, har forespørsler om konferanse- og møtepakker fortsatt endret seg over tid. Opprinnelig ba planleggere av bedriftens arrangementer om flatkonferansepriser for møterom og mat og drikke. Med tiden utvidet disse forespørslene til å omfatte andre elementer, for eksempel skjermer, internettilgang, flip -diagrammer og lydsystemer. Men etterspørselen var fremdeles for pakket priser.

For de som krevde gjesterom over natten, ba de også om en spesiell/forhandlet pris for overnattingssteder i konferansens samlede arrangementspriser. Mens disse pakkene ville dekke et flertall av begivenhetsbehovet, vil planleggere fortsatt forhandle om andre krav til arrangementer, for eksempel utstillingsområde, gallamiddager, cocktailmottakelser og andre arrangementsagendaartikler.

Fordeler og ulemper med den europeiske tilnærmingen

Det er tydelig at den først og fremst europeiske tilnærmingen til konferanseplanlegging og priser kan være nyttig for hendelsesplanleggere av flere grunner, inkludert oppfatningen av kostnadsbesparelser, forutsigbarheten av kostnader og enkel klientpresentasjon og godkjenninger.

Når det er sagt, legger en slik tilnærming en økt belastning på hotellet for å forutsi kundenes behov mens han klarer seg til sin egen bunnlinje. "Fra vårt synspunkt er det mye lettere å gjøre 'à la carte' hendelser. Faktisk er operasjonen mye mer komplisert. Men fordelen for oss er kundetilfredsheten, sier den tidligere daglig leder for Fira Palace.

Amerikansk konferanse- og møtepakker Eksempel

Mens det europeiske markedet er relativt moden med aksept og bruk av konferanse- eller møtepakker, mer u.S. Hotell kan begynne å vurdere å endre måten de pakker og priskonferanser og møter også. Det er spesielt viktig nå når hendelsesplanleggere blir pålagt å ta møtebeslutninger under kortere frister oftere og oftere.

I mai 2009 tok Wynn Las Vegas initiativ til å introdusere tre typer av det de kaller all-inclusive konferanse og møtepakkepriser for markedet for mindre møter, noe som betyr at de med færre enn 80 deltagere. I dag tilbyr de fortsatt disse pakkene. De inkluderer:

• Delegatpakke for hele dagen
• ”AM” Half Day Conference Delegate Package
• ”PM” Half Day Conference Delegate Package

Akkurat som europeiske hendelsesplanleggere har forventet, er Wynns pakkede alternativer priset på en delegat (i.e., Deltaker) Rate, inkludert møterom, mat og drikke, snacks for pauser og LCD -projektor og skjerm.

Ideen for Wynn om å utvikle konferansepakkealternativene vokste ut av den europeiske markedstilnærmingen. Faktisk kom André Link, tidligere Wynn National Sales Manager, tidligere fra Europa. “For det meste i Europa er dette den eneste måten vi solgte møter ... det var veldig sjelden at vi forberedte à la carte -forslag som listet opp F & B -kostnader, romutleie, AV -avgifter osv.,”Link forklarer.

Et amerikansk industriskifte

Med lanseringen av deres lille møtepakkeprogram, forventet Wynn Resorts at de pakket konferanseprisene ville være mer populære blant bedriftskundene sine fordi de fleste foreningsmøter er større i størrelse. De hadde rett. Siden den gang har flere høyprofilerte amerikanske hotellkjeder begynt å tilby bedriftsmøte og konferansepakker som bedre gjenspeiler den europeiske modellen hvis planlegging av bedrifter.

For å være sikker, vil ikke møte- og konferansepakkepriser oppfylle behovene til alle arrangementer. Faktisk erkjenner de fleste planleggere at de vil gi avkall på noen detaljpreferanser for programmet sitt eller kreve at stedet skal tilpasse pakken for å inkludere flere elementer. Det er alltid forsiktighet med å stole på pakkepriser hvis planleggere forventer at programmene deres kan løpe lenger enn opprinnelig forventet, noe som kan utløse ekstra gebyrer. Men for de møte- og begivenhetsplanleggere som ser nøye på budsjettet, gir disse møte- og konferansepakkene klar forutsigbarhet for konferansebudsjettet.