Tidsstyringstips for utgående samtaler

Telefontidsstyring er viktig fordi telefonen fremdeles er det primære kommunikasjonsverktøyet for de fleste små bedrifter. Men mye av tiden som bedrifter bruker på telefonen er bortkastet tid. I stedet for å kommunisere med menneskene vi ønsker å kommunisere med når vi ringer ut, fritter vi bort tiden med å snakke med andre mennesker eller maskiner, og spiller uendelige runder med telefonmerke.

Men hva om vi bare kunne ringe og snakke med menneskene vi ønsket å snakke med, si hva vi ville si og gå videre? Forestill deg hvor mye mer produktive vi kan være og hvor mye tid vi måtte gjøre andre ting.

Vel, vi kan - og alt som trengs er litt forberedelser på forhånd.

Hold kontaktinformasjonen oppdatert

Enten de er leverandører, vanlige kunder eller entreprenører, kaller mange av oss de samme menneskene gjentatte ganger. Hold kontaktinformasjonen oppdatert med tidsbesparende detaljer, slik at du ikke kaster bort tid på å prøve å nå folk som ikke er tilgjengelige.

For eksempel, hvis du vet at en bestemt person du vil nå tar lunsj fra 1 til 2 s.m. Hver dag, hvorfor kaste bort tiden min på å prøve å ringe henne i løpet av denne tiden?

Programnumre du ringer ofte

Programmer tallene for de du ringer regelmessig inn i telefonen din for å spare tid på å se dem opp.

Planlegg dine utgående samtaler

Før du ringer, noter du hovedmålet for samtalen og nøkkelpunktene du vil dekke. Dette vil hjelpe deg å holde deg til punktet når du er på telefonen og sørger for at du dekker alt du vil dekke, spare tid under samtalen og unngå å måtte ringe igjen fordi du glemte noe.  

Hold kontakts informasjon foran deg 

Hvis du ringer til noen som blir lagt inn i kontakten din, har du all informasjon om personen du ringer foran deg når du ringer. Enten du bruker en stasjonær datamaskin, en mobil enhet eller en rolodex, er dette et flott minnehjelp under samtalen. I tillegg, hvis du ikke trenger å slå opp noe som navnet på klientens mann, har du muligheten til å lage notater under samtalen, og sparer enda mer tid.

Bruk en høyttalertelefon eller headset

Selvfølgelig, hvis du vil ta notater under en samtale (eller gjøre noe annet mens du snakker på telefonen), er en god høyttalertelefon eller headset viktig. Å frigjøre hendene kan frigjøre mye tid.

Legg igjen en detaljert melding

Hvis du når noens telefonsvarer eller telefonsvarer, legg igjen en fullstendig melding som gir telefonnummeret ditt to ganger og sier grunnen til at du ringer. For eksempel "Dette er Susan Ward på (telefonnummer). Jeg ringer for å diskutere estimatet for prosjektet ditt. Du kan nå meg på (telefonnummer) i ettermiddag.""

Å si nummeret ditt to ganger gir mottakeren av meldingen en mye bedre sjanse for å få det riktig og få det skrevet ned uten å spille av meldingen på nytt.

Ikke gi etter for telefonkompuls

Når du prøver å nå noen og du ikke har det, er det fristende å ringe tilbake - kanskje hver halv time! Men hvis du har latt en skikkelig melding, er det ikke nødvendig å kaste bort tiden din med å legge igjen gjentatte meldinger (og fylle ut personens telefonsvarer eller telefonsvarer). Gi personen du ringer en rimelig tid til å ringe tilbake, for eksempel til neste virkedag.

Blokker ut tid for telefonsamtaler

Planlegg telefonsamtalene dine og gjør dem alle sammen i en enkelt tidsblokk, hvis mulig. De fleste av oss er ikke så gode til multitasking og mister mye produktivitet når vi blar frem og tilbake fra en oppgave til en annen. Så hvis du har et dusin samtaler å ringe på en bestemt dag, er det mer effektivt å lage dem alle på en time enn å lage en eller to, og deretter ringe ytterligere tre samtaler en time senere, og ytterligere to 45 minutter etter det.

Bestill utgående telefonsamtaler, hvis mulig

Hvis det ikke kommer til å bli en rask samtale, når du først ringer noen, presenter deg, fortell henne hvorfor du ringer, og spør henne om det er en praktisk tid å snakke, eller om hun foretrekker å bestille en tid til å diskutere det. Deretter ordne at du vil ringe henne på den tiden. Dette kan ikke bare spare deg for tid på stedet, men sparer tid når du ringer personen tilbake fordi du begge er forberedt på å diskutere problemet du opprinnelig ringte om.

Gjør dine utgående telefonsamtaler i "Prime Time"

Forskning har vist at flere mennesker er på kontorene sine tidlig på morgenen og kan nås mellom 8 a.m. og 11 a.m.