Tips for å levere tilbakemelding mer effektivt på jobben

Tilbakemelding, effektivt levert, er en av de kraftigste måtene å utvikle ansatte og forbedre ytelsen. Det koster ikke noe annet enn tid. Det støtter pågående coaching- og utviklingsinnsats. Og best av alt, de fleste ansatte sier at de vil ha mer tilbakemelding enn de får. Imidlertid er mange ledere nølende med å levere tilbakemelding. Her er noen ideer for å gjøre prosessen enklere.

Hvorfor ledere nøler med å levere tilbakemelding

Selv om de fleste vil si De vil ha tilbakemelding, de fleste av oss reagerer virkelig ikke så bra på det. Det er bare menneskets natur. Hva vi egentlig Ønsker er positiv tilbakemelding. Vi liker å høre positive ting om ytelsen vår, og selv om vi vet at den andre typen tilbakemeldinger (konstruktiv) er verdifull for vår utvikling, setter vi ikke pris på å høre hvilke lyder for oss som kritikk. 

Når vi hører om noe som utfordrer vår selvoppfatning av hvem vi er, sparker en grunnleggende psykologisk "kamp eller fly" overlevelsesmekanisme. I mange tilfeller, når ansatte har en sjanse til å behandle det, kan de ha nytte av det på lang sikt. Imidlertid er den umiddelbare reaksjonen ofte å rangere ved inngangen. 

Ledere forstår at ansatte er ukomfortable med å motta kritikk, og dette mater sin egen nøling for å levere den. I mange tilfeller er en leder bekymret for at de vil risikere å skade et forhold til en ansatt hvis de tilbyr kritikk, og de forsinker eller unngår å gi den.

En annen grunn til at ansatte føler at de ikke får nok tilbakemelding, er at de fleste ledere ikke har blitt opplært til å levere tilbakemelding og ikke er veldig flinke til det. Å bli god på det krever trening, etterfulgt av jevn praksis. Å levere tilbakemelding trenger ikke å være skremmende, ubehagelig eller vanskelig. Med praksis og tålmodighet kan ledere forbedre sin komfort og selvtillit ved å gi den, og ansatte vil sette pris på den forbedrede utviklingsstøtten. 

Tips for å levere effektiv tilbakemelding

• Begynn med å undersøke intensjonene dine. Hva er formålet med tilbakemeldingene? Er det å straffe den ansatte, få den av brystet for å få deg til å føle deg bedre, eller er det virkelig å hjelpe den ansatte til å forbedre seg fordi du bryr deg om dem? Tilbakemelding er personlig, og intensjonen din vil påvirke måten meldingen din blir levert og mottatt.
• Gjøre det å gi positive og kritiske tilbakemeldinger til en hyppig hendelse. I stedet for å spare tilbakemeldinger for en stor begivenhet, som den årlige resultatgjennomgangen, gjør det å gi tilbakemeldinger til en vanlig del av dine daglige samtaler og møter.
• Be om tilbakemelding. Når en leder ber om tilbakemelding, hjelper det å etablere et grunnlag av gjensidig respekt og partnerskap. Ved rollemodellering som mottar tilbakemelding ikke-defensivt, vil ansatte lære å gjøre det samme.
• Vær øyeblikkelig og betimelig. Forsikre deg om at tilbakemeldingene er så nært knyttet til oppførselen som mulig, ellers mister den virkningen.
• Be om tillatelse. Før du gir tilbakemelding, spør: “Har du noe imot om jeg deler noen tilbakemeldinger med deg som jeg tror vil hjelpe deg å være mer effektiv?”
• Fokuser på en spesifikk oppførsel, ikke personen. Med andre ord, få tilbakemeldingene om "hva" og ikke "hvem.”
• Forklar virkningen av atferden - på deg eller andre. “Susan, da du kuttet Jamie av på møtet, la jeg merke til at hun så irritert og klamret seg opp for resten av møtet. Når du ikke hører en person ut og avbryter dem, vil de sannsynligvis føle seg ikke respektert og ikke lenger vil bidra. Når hele teamet ikke føler seg trygge å bidra, vil ytelsen vår lide.”
• La tilbakemeldingene synke inn. La personen behandle tilbakemeldingene. Lytt empatisk.
• Hvis personen ikke kjenner en mer effektiv oppførsel, kan du spørre om de vil ha råd. Når oppførselen er påpekt, og de forstår virkningen, er det ofte bare et spørsmål om å stoppe oppførselen. Eller det er åpenbart hva de trenger å gjøre annerledes. Hvis de virkelig trenger hjelp til å komme med alternativ atferd, gi dem spesifikke eksempler. Tilbud til rollespill hvis det ville hjelpe. Coaching, å bruke effektive spørsmål er en enda bedre måte enn å gi råd.
• Ikke lag en tilbakemeldingssandwich. Noen sier at den beste måten å gi kritiske tilbakemeldinger er å "sandwich" den mellom to stykker positive tilbakemeldinger. Personlig tror jeg de fleste vil se gjennom den teknikken og se den som manipulerende. De kan også bare huske det positive, og glemme alt om det kritiske. Igjen, det er menneskets natur; Vi har alle en tendens til å gjøre det.

Ikke glem positive tilbakemeldinger

Positive tilbakemeldinger er like viktig som den konstruktive typen. Tross alt er formålet med alle tilbakemeldinger å enten forsterke den store atferden som bidrar til høy ytelse eller eliminerer eller forbedrer atferd som forringer ytelsen.

Hvis du skal gi positive tilbakemeldinger, for all del, gjør det og gjør det ofte. Bruk den samme teknikken - rettidig, oppriktig, spesifikk og positiv innvirkning. Prøv å gi positive tilbakemeldinger fire til fem ganger oftere enn kritiske - bare ikke gjør som en måte å sukkerfrakk på det negative.

Bunnlinjen

Husk at tilbakemelding er et kraftig verktøy for forbedring av ytelser. Følg disse ti retningslinjene, så blir du mer komfortabel med å gi tilbakemelding, og dine ansatte vil være mer mottakelige for å motta den.