Tips for å organisere fellesskapsmatfestivaler

Gitt at smaken av Chicago først begynte i 1980, har planleggerne for smaken omfattende erfaring med å planlegge en fellesskapsmatfestival. Ordførerens kontor for spesialarrangementer administrerer programmet og fører tilsyn med planlegging og utførelse. Ledelsesteamet tilbyr følgende tips for de som kan lage en lignende festival for første gang eller utvide programmeringselementer for en eksisterende festival.

01 av 05

Festival General Managers Tips

Daglig leder er personen som administrerer de forskjellige festivalelementene. Mary Slowik, daglig leder for smaken av Chicago, tilbyr følgende forslag:

• Identifiser publikum og bestemme om de vil ha en festival.
• Hvis et lignende program allerede eksisterer, unngå duplisering.
• Få innkjøp der du vil holde arrangementet.
• Varier programmeringen for et generelt publikumsarrangement.
• Forsikre deg om at plassen har plass til folkemengdene.
• Forsikre deg om at leverandører kan håndtere deltakervolum.
• Lag et budsjett og få bud fra anerkjente selskaper.
• Hvis dette er første gang du planlegger arrangementet, kan du ansette en ekstern festivalleverandør.

02 av 05

Festivaloperasjonsledere tips

Operasjonslederen fører tilsyn med forberedelse, scene og produksjon, støtte, hendelsesstøtte og sikkerhet. John Truck, operasjonssjef for smaken av Chicago de siste 19 årene, råder følgende:

• Festivaler krever å jobbe med mennesker, så vær forberedt på å holde deg dynamisk og flytende.
• Mer sikker på at du får et godt utstyr til en god pris.
• Forsikre deg om at du leier strukturelt solgt iscenesettelse og stillas.
• Få bud og sjekk historien til alle leverandører, inkludert referanser.
• Hold standardene høye og sørg for at alt holder seg under kontroll.
• Møt med leverandører daglig i løpet av programmet for å administrere arbeidsmannskaper.
• Vær tro mot ordene dine og leverandører, utøvere og matfolk vil komme tilbake og samarbeide med deg.

03 av 05

Festival Sponsor Management Tips

Sponsorsjefen er personen som jobber for å skaffe markedsføring av dollar for å støtte arrangementet. Christine Jacob, sponsorsjef for smaken, tilbyr følgende råd:

• Forskning sammenlignbare hendelser andre steder og gjenskapes suksesser.
• Mål sponsorer for å tilby kontanter, varer og reklameverdi.
• Lag en presenterende sponsorkategori.
• Lag store sponsorkategorier (i.e., bil, økonomisk, drikke, media osv.).
• Lag sponsorkategorier for hvert av programmeringsområdene.
• Ikke la sponsorer streife rundt på stedet under arrangementet.
• Identifiser sponsorkrav tidlig, for eksempel strøm, vann osv., og varsle operasjonsteamet om å bestemme de beste stedene.

04 av 05

Festivalkonsert/talentledelsestips

Talentsjefen er personen som forhandler om å bringe utøvere til en festival. Jenenne Brown Mosely, talentsjef for smaken av Chicago, tilbyr følgende tips:

• Kjenn budsjettet ditt: Artister med store navn kan koste mellom $ 500 000 og $ 1 million i 60 til 90 minutter.
• Ikke overspend på en eneste kunstner for flere dagsarrangementer.
• Arbeid tett med mediesponsorene dine for å hjelpe til med å oppveie utgifter.
• Forhandle med artister som allerede er i området rundt arrangementet ditt.
• Gi talentet beskjed om du tilbyr konserten deres som et gratis show (kan redusere gebyr).
• Partner med sponsorer som flyselskaper og hoteller for å utligne kunstnerutgifter.
• Sikre et flott navn for åpningen, midten og de siste dagene.

05 av 05

Tips for markedsføringsledelse Festival

Markedsføringslederen er personen som administrerer all kommunikasjon relatert til en festival. Cindy Gatziolis, markedssjef for smaken, foreslår følgende:

• Mediepartnere vil hjelpe deg med å redusere behovet for annonseringsutgifter.
• Innlemme festival i eksisterende reklame-, PR- og markedsføringskampanjer.
• Produksjonsplanen for arrangementet med brosjyrer vil hjelpe deg med å drive Festival Planning -frister.
• Lag individuelle pressemeldinger på hvert produksjonselement for festivalen.