Topp 10 resepsjonistintervju spørsmål og beste svar

Hos mange organisasjoner er resepsjonister ansiktet til selskapet. Hver ny klient, jobbsøker, ansatt eller tredjepartsleverandør vil gå forbi eller sjekke inn med en resepsjonist, så arbeidsgivere er ivrige etter å finne noen som vil være ansvarlige, vennlige og rolige.

Ta deg tid til å gjennomgå spørsmålene du mest sannsynlig vil bli stilt under intervjuet, eksempler på hvordan du kan svare og tips for å gjøre det beste inntrykk under jobbintervjuene dine.

10 Typiske spørsmål som stilles i et resepsjonistintervju

Her finner du ofte stilte spørsmål for resepsjonister, eksempler på svar og tips for hva du skal si under intervjuet ditt.

1. Hva gjør du for å følge med i et fartsfylt arbeidsmiljø?

Hva de vil vite: Intervjueren din vil være sikker på at du kan følge med. Hvordan du gjør det er sannsynligvis irrelevant, men du bør ha et klart og selvsikkert svar klar.

Det viktigste jeg gjør er å være rolig, siden en hektisk, stresset holdning ikke er nyttig og ikke er et godt blikk foran noen ansatte eller klienter. Jeg prøver å triage oppgaver, slik at jeg alltid jobber med den viktigste oppgaven først. Vanligvis er det alt som involverer en av selskapets kunder. I tillegg holder jeg en løpeliste over alt jeg trenger å gjøre, slik at jeg ikke forsømmer noe viktig ansvar. 

2. Hvordan holder du den daglige planen din organisert?

Hva de vil vite: Hvordan du organiserer dagen din er egentlig ikke poenget. Poenget er å demonstrere at du er godt organisert og vil fullføre alle dine plikter på en kompetent og betimelig måte.

Jeg begynner hver dag med å lage en liste over alt jeg trenger å oppnå. Jeg sjekker kalenderen min for alle møter eller avtaler, så jeg kan være klar over dem, og få dekning i resepsjonen om nødvendig. I jobben min er kommunikasjon nøkkelen, så jeg svarer stadig på telefonen og sjekker e-posten min for nye forespørsler, og oppdaterer deretter oppgavelisten min med oppfølgingsoppgaver deretter. 

3. Hvilken rolle spiller en resepsjonist i en kundes førsteinntrykk av en organisasjon?

Hva de vil vite: Intervjueren din må være sikker på at du forstår stillingen du søker på, men dette spørsmålet kan også være kulturelt, og berører arbeidsfilosofien din.

En resepsjonist kan gjøre et stort inntrykkspositive eller negative kunder. Siden jeg er en av de første kundene ser, kan en frustrerende eller dårlig samhandling virkelig surre deres mening om selskapet eller totalopplevelsen de hadde. For meg ligner det på når verten hilser deg på en restaurant. Hvis de virker hektiske eller handler frekt, kan det føles senere som at maten din bare ikke smaker så deilig. Derfor sørger jeg alltid for å hilse på folk med et smil i ansiktet mitt og sørge for at alle kunder føler at de har fått min fulle oppmerksomhet.

4. Fortell meg om en tid du måtte takle en sint kunde eller gjest, enten på telefonen eller personlig. Hvordan taklet du situasjonen?

Hva de vil vite: Dette er et av flere spørsmål du kan bli stilt med hvordan du håndterer stressende og vanskelige forhold. Du kan også bli spurt om hvordan du reagerte på kriminell eller uetisk aktivitet. Vær ærlig. Ikke overdrive, og ikke selg deg selv kort.

Som resepsjonist for legekontor taklet jeg ofte frustrerte pasienter på telefonen. En gang var en kvinne så rasende at faktureringsavdelingen ikke hadde kalt henne tilbake samme dag, at hun begynte å skrike på meg på telefonen. Det var ubehagelig! Det jeg prøver å gjøre i disse situasjonene er å tenke på hvor stresset personen må føle seg for å oppføre seg på denne måten. Etter et minutt av at hun ropte, sa jeg: "Du må være veldig frustrert. Kan du fortelle meg mer om hva som skjer?"Det bidro til å bremse samtalen og redusere volumet hennes. Hun forklarte hele situasjonen, og jeg beroliget henne med at faktureringspersonen vår bare var ute for dagen og ville være i kontakt. Jeg fortalte henne også at jeg skulle legge et notat på faktureringspersonens skrivebord, og ba henne ringe kvinnen tilbake som sin første oppgave. Mot slutten av samtalen var hun mye roligere, og ba om unnskyldning for sine tidligere harde ord. 

5. Er du villig til å jobbe overtid?

Hva de vil vite: Hvis du ikke er villig til å jobbe overtid, si det. Hvis du er villig til å jobbe overtid, men bare innenfor visse grenser, kan du også si det. Ja, det er selskaper der det ikke vil koste deg jobben som ikke jobber overtid. Men å gjøre et engasjement som du ikke kan beholde, eller sette deg selv i en posisjon der du må ofre velferden eller familien din for jobben din, er ikke et akseptabelt alternativ. Du trenger en jobb som samsvarer med tilgjengeligheten din.

Jeg er komfortabel med å jobbe overtid noen ganger i måneden, så lenge jeg har en dags varsel på forhånd. Å ha en heads-up gjør det lettere for meg å omorganisere planene mine. I en klype kan jeg veldig sannsynlig gjøre overtid også, men jeg vil virkelig foretrekke å ha en dags varsel.  

6. Hvor mange ansatte jobbet på ditt siste kontor?

Hva de vil vite: Intervjueren vil vite hvilken type miljø du jobbet i, hvordan det sammenligner med selskapet du intervjuer med, og om du er komfortabel med å jobbe i små og/eller store arbeidsplasser.

På mitt siste kontor var det fem ansatte. Det er lite nok til at vi begynte å føle oss litt som en familie. Du vet, alle kjente Martha i faktureringsavdelingen trengte to kopper kaffe før du kunne stille kompliserte spørsmål. Før det var imidlertid kontoret mitt ganske store 60 ansatte. Jeg følte meg komfortabel i begge miljøer, selv om den første måneden på det store kontoret var litt utfordrende siden jeg måtte finne ut hvem som gjorde hva, og hvor jeg skulle dirigere samtaler med mange tilgjengelige alternativer.

7. Beskriv dine tidligere oppgaver som administrativ assistent, sekretær eller resepsjonist.

Hva de vil vite: Intervjueren ønsker å gå over ansvaret du har listet opp på CVen din, og bekrefte at de passer inn i stillingen som blir tilbudt. Dette er også en god mulighet til å utvide poengene som er fremhevet i arbeidserfaringen din.

Som resepsjonist ved ABC Financials var jeg den første personen for kunder. Jeg svarte på den generelle telefonlinjen, i tillegg til å svare på telefonene for selskapets fem VPS. Jeg hadde også ansvaret for å motta pakker og distribuere post, hilsen og eskortere kunder og leverandører til møterom, og følge med på selskapets e -postadresse for generell informasjon. Jeg hadde også mye administrativt ansvar: Jeg administrerte kalenderne til disse VP -ene, arrangerte forretningsreiser og bidro til å lage og avgrense PowerPoint -presentasjoner og annet materiale å distribuere på arrangementer.

8. Hvordan prioriterer du samtaler, klienter, leveranser og andre problemer som må løses umiddelbart?

Hva de vil vite: Intervjueren vil vite hvor god du er på multitasking, organisering av tid og prioritere oppgaver. Dette er også en god mulighet til å påpeke hvordan du møtte flere prioriteringer og forklarer hvordan du håndterte dem alle.

Multitasking er viktig når kontoret er opptatt. Hver gang det ikke er frekt, prøver jeg å utføre noen få oppgaver samtidig. For eksempel kan jeg enkelt svare på en telefonsamtale mens jeg signerer for en pakke fra leveringspersonen. Når multitasking ikke er mulig, setter jeg fokuset på kunder og kunder som prioritert nummer én. Om nødvendig vil jeg spørre om de kan gi meg et øyeblikk til å gjøre en annen oppgave først, og hvis ting er veldig travelt, prøver jeg å ringe inn en medarbeider for å gi meg dekning.

9. Hvor sterk er datamaskinferdighetene dine?

Hva de vil vite: Intervjueren vil at du skal bekrefte hvilke datakunnskaper du har, om ferdighetsnivået ditt er kompatibelt med selskapets forventninger, og hvilke programmer du er mest komfortabel med å bruke. Hvis mulig, er det en god idé å undersøke hvilke programmer selskapet bruker før intervjuet. 

Jeg har veldig sterke dataferdigheter. I tillegg til å være kjent med Microsoft Office, pleide jeg også å gjøre oppdateringer til selskapets nettsted i min siste rolle, så jeg er komfortabel med å bruke WordPress også. Når jeg begynner å bruke et nytt program eller applikasjon, opplever jeg vanligvis at de fleste av spørsmålene mine kan besvares med et online søk, selv om jeg også setter pris på å få en tutorial fra en medarbeider. 

10. Fortell meg om kundeserviceopplevelsen din.

Hva de vil vite: Intervjueren ønsker en oversikt over kundeserviceopplevelsen din-hvor mange år, spesifikke eksempler og hvilke ferdigheter du er komfortabel med å bruke for å løse problemer.

Jeg har jobbet i kundeservice siden jeg var tenåring. Min første jobb var å jobbe i en bokhandel, der jeg hjalp kunder med å finne bøker og noen ganger dekket kassaapparatet. Under college hadde jeg også en detaljhandeljobb på deltid, denne gangen, og solgte klær. Da, selvfølgelig, som resepsjonist i ABC Company, behandlet jeg også kunder, selv om jeg i denne rollen ikke direkte hadde salg. Jeg føler meg veldig komfortabel med å samhandle med kunder og løse problemene sine, enten det er å finne boken de leter etter eller endre møtetiden med en leder.

Se nå: Hvordan svare på 4 vanlige spørsmål om resepsjonistintervju

Tips for å svare på resepsjonistiske spørsmål

De beste resepsjonistene er detaljorienterte, organiserte og utmerkede kommunikatører. Derfor bør kandidatene dukke opp forberedt på å svare på åpne intervju-spørsmål som vil evaluere erfaring, kjennskap til arbeidsplassverktøy, prosess og ferdighetssett-inkludert å jobbe med kundeservice, multitasking og muligheten til å ringe raske skjønn.

I dette tilfellet er ikke intervjuere nødvendigvis etter ja eller nei svar. I stedet forventer de at kandidater vil svare med spesifikke eksempler som beskriver hvordan de håndterte situasjoner på arbeidsplassen, og stiller nøye undersøkte spørsmål om selskapets prioriteringer, forventninger, mål og utfordringer. 

På grunn av stadig økende teknologiske fremskritt på arbeidsplassen, må resepsjonister også ha sterke tekniske ferdigheter. Du bør ha erfaring med å bruke telefonsystemer og kontormaskiner som skrivere, kopimaskiner, skannere og faksmaskiner (ja, fremdeles), i tillegg til dataprogrammer som MS Office og bransjespesifikk programvare.

7 spørsmål å stille intervjueren

Intervjuer vil forvente at du stiller spørsmål. Her er en liste over spørsmål du kan stille under eller på slutten av intervjuet:

1. Kan du fortelle meg mer om det daglige ansvaret for denne stillingen?
2. Hvilke egenskaper leter du etter hos en person du vil ansette for selskapet?
3. Hva er dine forventninger til denne jobben, og hvordan måler du suksess?
4. Hvorfor dro den siste personen som holdt denne jobben?
5. Hvem rapporterer denne stillingen til?
6. Hva er mulighetene for karriereutvikling med selskapet?
7. Tilbyr selskapet noen opplæringsmuligheter for ansatte?

Hvordan gjøre det beste inntrykk

En resepsjoniststilling kan betraktes som inngangsnivå, men det kan også være det første steget opp bedriftsstigen. En potensiell arbeidsgiver vil bli trukket til en selvsikker, selvsikker person. Ofte vil du være den første personen deres klienter eller pasienter møtes når de går inn på kontoret for første gang.

Forsikre deg om at førsteinntrykket ditt er det beste det kan være. Slik forbereder du deg til et intervju. Sammen med en fremtredende CV, ta deg tid til å kle på delen når du intervjuer. Hvis du får jobben, kommer du til å bli frontlinjepersonen, og det er viktig å vise arbeidsgiveren ditt profesjonelle image.

Hvis du ikke er sikker på hva du skal ha på intervjuet ditt, kan du sjekke ut disse tipsene om hvordan du kan kle deg for et intervju. Hvis både din CV og din profesjonelle antrekk er på punkt, og du er forberedt på å svare på sannsynlige spørsmål, vil du lykkes med å få stillingen du intervjuer for.