Toppkontorassistentferdigheter med eksempler

Kontorassistentstillinger finner du i alle bransjer, og deler et stort sett med ferdigheter. Kontorassistenter er noen ganger kjent som sekretærer eller administrative assistenter, men det de gjør er å hjelpe til med et kontor funksjon.

Enten kontoret tilhører et advokatfirma, en medisinsk praksis, en utdanningsinstitusjon eller et selskap, er behovene like: noen må arkivere poster, opprettholde tidsplaner og ta vare på rutinemessig kommunikasjon på vegne av menneskene som bruker kontoret.

Noen kontorassistenter jobber eksternt. Virtuelle assistenter jobber vanligvis hjemmefra og utfører oppgaver som en administrativ assistent eller sekretær normalt vil gjøre.

Kontorassistentjobbansvar

Mens kontorassistentstillinger generelt ligner hverandre, er jobben fremdeles varierende-det varierer bare fra dag til dag, snarere enn fra kontor til kontor. I dag kan du fungere som resepsjonist, i morgen kan det hende at du kan reparere skriveren, og dagen etter det må du overføre hele arkivskapet til skyen. Du trenger et veldig bredt ferdighetssett for å lykkes.

Kontorassistenter er blant de store usungne heltene i næringslivet, for når du gjør jobben din riktig, er det ingen som merker-kontoret ser ut til å drive seg selv. Men noen mennesker liker det fartsfylte, men likevel fleksible arbeidet, følelsen av å være kjernen i alt. En god sekretær kan finne arbeid nesten hvor som helst, i noen form for organisasjon.

Toppkontorassistentferdigheter

Her er noen av de beste ferdighetene arbeidsgivere ser etter når de ansetter kontoransatte.

Muntlige kommunikasjonsevner

Kommunikasjon er en kritisk myk ferdighet for en kontorassistent. Du må samhandle med din veileder, andre kontoransatte, fagfolkene du hjelper, og muligens kunder eller personer i andre kontorer i samme organisasjon. Dere jobber alle som et team, og dere er den viktigste kommunikasjonshuben.

Du må være munter, hjelpsom, velinformert, artikulert og en god lytter hver dag.

• Svar på telefoner
• Klientforhold
• Kommunikasjon
• Videresende telefonsamtaler
• Melding tar
• Rutet telefonsamtaler
• Sentralbord
• Telefon
• Verbal kommunikasjon

Skriftlige kommunikasjonsevner

De fleste kontorassistenter skriver mye. De kan skrive notater, fylle ut skjemaer eller utkast til brev eller e -post. Noen lager innhold for selskapets nettsted eller redigerer tekst for andre. Klar, profesjonell skriftlig kommunikasjon er et must.

• Korrespondanse
• E -post
• Post
• Utsendelser
• Skrive
• Tekstbehandling
• Skriftlig kommunikasjon

Vennlighet

En kontorassistent kan være den første personen en klient ser når han kommer inn på kontoret. Hvis kontorets primære beboer tilfeldigvis er ute for øyeblikket, kan kontorassistenten være den eneste personen den besøkende samhandler med. Du må være klar til å hilse på hver besøkende med et smil og et snilt ord og for å hjelpe dem med hva de trenger så langt du kan. Så gode mellommenneskelige ferdigheter er en nødvendighet.

• Kundeservice
• Regissere besøkende
• Fleksibel
• Vennlig
• Hilsen gjester
• Mellommenneskelig
• Positiv holdning
• Pålitelighet
• Velkommen besøkende

Teknologiferdigheter

I gamle dager gjorde sekretærene mye å skrive. Tidene har endret seg og har teknologi, men kontorassistenter kan fortsatt forvente å bruke god tid foran et tastatur. I stedet for en skrivemaskin, må du kjenne deg rundt en rekke programvareapplikasjoner. Å vite hvordan du kan gjøre litt lett teknisk støtte og hvordan du fikser en gjengjeldende skriver ikke skader, heller ikke.

• Datamaskin
• google Dokumenter
• Google Disk
• Google Forms
• Google Sheets
• Google lysbilder
• Gmail
• Internett
• Microsoft Excel
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• Microsoft Outlook
• Microsoft PowerPint
• QuickBooks
• Slakk
• Teknologi
• Videokonferanse
• Zoom

Organisasjon

Kontorassistenter må være ekstremt organisert for å sjonglere med sine mange oppgaver effektivt. Du må også hjelpe med å holde andre mennesker organisert, fra å opprettholde kalendere til å holde kontoret ordnet.

• Administrativ støtte
• Avtaler
• Fakturering
• Kalendere
• Geistlig
• Datainnføring
• Leverer post
• Elektronisk arkivering
• Utgiftsrapporter
• Arkivering
• Resepsjonsoperasjoner
• Pengehåndtering
• Kontoroppgaver
• Kontorutstyr
• Office Supply Inventory
• Kontorrekvisita
• Kontorstøtte
• Organisasjon
• Papirarbeid
• Shipping

Problemløsningsevner

Problemløsning, eller kritisk tenkemåter, er viktig for enhver kontorassistent, ettersom du ofte vil være personen andre kommer til med spørsmål eller problemer.

• Koordinere kontoraktiviteter
• Møter
• Problemløsningsevner
• Svare på henvendelser
• Planlegging
• Screening og regisseringssamtaler
• Regneark
• Teamarbeid
• Tidsfordriv
• Reisearrangementer

Gjenoppta og følgebreveksempler

Gjennomgå eksempler på CV og følgebrev, og få maler til å laste ned, for en rekke kontorstillinger:

• Administrativ assistent CV
• Administrativ assistent følgebrev
• Personlig assistent CV
• Resepsjonist CV
• Resepsjonist følgebrev
• Business gjenoppta eksempler

Hvordan vise frem ferdighetene dine

• Navnene på disse ferdighetene fungerer som nøkkelord, så bruk så mange du kan når du skriver CV.
• Du kan bruke de samme nøkkelordene i følgebrevet. Fokuser spesielt på de potensielle arbeidsgiveren bryr seg mest om.
• Forsikre deg om at du har minst ett eksempel på en tid du demonstrerte ferdigheter fra hver kategori klar til å dele med intervjuere.