Hva er retningslinjene for planlegging av en offentlig eller samfunnsarrangement?

Nabolagsorganisasjoner i byer over hele landet er vertskap for spesielle offentlige og samfunnsarrangementer som friluftsfestivaler, gatemesser og karnevaler. Mange av disse offentlige begivenhetene - spesielt de vellykkede - blir forventede festligheter og noen ganger et stolthet for vertssamfunnet for vertsfellesskapet. Selv om det er aspekter ved planlegging og utførelse. En av disse unike planleggingsfaktorene for offentlig arrangement er å jobbe med og motta tillatelse fra offentlige etater.

Noen ganger er den beste måten å lære bare å hoppe rett inn. Andre ganger er det verdt å lære av andres leksjoner og erfaringer. I dette tilfellet skal vi lære av byen Chicago. Opplevd med å organisere rundt 350 spesielle arrangementer i hele Chicago, har ordførerens kontor for spesielle arrangementer laget sin spesielle arrangements ressursguide og spesielle arrangementer tillatelsespakke, som inkluderer praktiske ideer som andre byer kan ønske å innlemme i sine samfunnsarrangementer. Her er de beste tipsene for å planlegge vellykkede samfunnsarrangementer fra mestere selv.

01 av 10

Har en formell søknadsprosess

I Chicago krever kommunal kode organisasjoner som ønsker å være vertskap for et samfunnsarrangement for å sende inn en formell søknad som samtykker til visse retningslinjer for hendelser, for eksempel:

• Ingen gebyrer kan belastes for opptak (angi et donasjonsbeløp).
• Matleverandører må være lisensiert og ha sertifisering.
• Spritleverandører må være lisensiert (bare øl og vin).
• Vareselgere må være lisensiert.
• Chicago Transit Authority må varsles.

Å ha en formell søknadsprosess for offentlige og samfunnsspesialarrangementer kan redusere arbeidsmengden og strømlinjeforme godkjenninger, som er en vinn-vinn for alle.

02 av 10

Krev en spesiell begivenhetstillatelse

I tillegg til søknadsprosessen for arrangementet, krever City of Chicago også arrangører å sende inn en spesiell søknad om begivenhetstillatelse, som bærer sine egne krav som:

• Søknaden må sendes inn minst 45 dager før arrangementet.
• Søknader må notariseres.
• Arrangører må produsere et forsikringsbevis for 1 million dollar i kommersielt generelt ansvar som navngir byen Chicago som en ekstra forsikret.

Selv om det til å begynne med kan se ut som Chicago ganske enkelt skaper ganske mange byråkratiske bøyler å hoppe gjennom når det kommer til samfunnsarrangementer, uten å gjøre applikasjonene altfor vanskelige byen har sørget for at alle offentlige arrangementer vil oppfylle sitt sett med krav - mange av dem forholde seg til sikkerhet.

03 av 10

Krev et hendelseskart med tillatelsessøknad

Arrangørene bør sende inn som en del av en hvilken som helst spesiell søknad om arrangementstillatelse, et arrangementskart som identifiserer foreslåtte gateavslutningsområder og omdirigerer planen. Kartet bør også vurdere offentlige garasjeplasser, tilgang til innkjørsel og brannbaneplass. Omkjøringsskilt og barrikader må overholde bylandskravene, og arrangørene er pålagt å skaffe disse forsyningene direkte. Følgende elementer vurderes når du utsteder tillatelse:

• Offentlig sikkerhet.
• Nærheten til en annen hendelse i området samtidig.
• Tidligere utstedelse av tillatelse til en annen hendelse på samme stedskart.

04 av 10

Krev telt- og kalesjertillatelser

I Chicago krever telt eller kalesjer større enn 240 kvadratmeter på offentlige arrangementer tillatelser fra byen. Hvis det er større enn 600 kvadratmeter, må tegninger stemples av en lisensiert arkitekt eller konstruksjonsingeniør, og utgangs- og beredskapsplaner, inkludert skilt og belysning, må sendes inn. Hvis størrelsen overstiger 4000 kvadratmeter, må tillatelsesforespørselen sendes inn av selskapet som er ansvarlig for å oppføre strukturen. Denne prosessen sikrer at sikkerhetstiltak tas på alvor.

05 av 10

Krever partnerskap med tjenestemenn i offentlig sikkerhet

Spesielle arrangementer i Chicago må involvere både politi- og brannvesenene. Arrangørene må møte politikommandanten (og/eller hans eller hennes representant) for å ta opp spørsmål som en trafikkbane for utrykningskjøretøy, sikkerhetsplaner og utpekt kommandopost på arrangementet. Arrangører bør utpeke en person som vil fungere som en forbindelse for politiavdelingen, brannvesenet, gater og sanitærdepartementer, kontoret for spesielle arrangementer og andre. Det vil bidra til å ha minst en kunnskapsrik og erfaren person på teamet ditt som fungerer som koordineringspunktet for alle disse offentlige avdelingene.

06 av 10

Gi en sjekkliste for brannsikkerhetskode

Festival- og utendørs arrangementarrangører i Chicago får en sjekkliste og kreves for å oppfylle visse krav til brannsikkerhetskode, inkludert:

• Telt skal være laget av brannhemmende materiale (sertifisering kreves).
• Brannslukningsapparater kreves i hver messe.
• Midlertidige sitteplasser skal plassere 5 til 14 personer (maksimalt).
• Midlertidige sitteganger skal være minimum 36 tommer.
• Brennbare væsker skal ikke lagres i noe telt, kalesje eller stand.
• Søppel skal ikke få lov til å samle seg.
• Elektriske ledninger skal teipes ned, og flere utsalgssteder anbefales.
• Brannfelt for utrykningskjøretøy anbefales (10-fots brannbane).
• Grunnleggende c.P.R. og førstehjelpskurs anbefales for ansatte.

Erfarne og nye offentlige begivenhetsplanleggere setter pris på en god sjekkliste.

07 av 10

Sikre trygg mathåndteringspraksis

City of Chicago krever at leverandører skal delta på en klasse av Department of Health før de sender inn søknader. Leverandører må også skaffe en sanitæropplæring og sertifisering av sommerfestival (tilbudt av Illinois Restaurant Association). Helseansvarlig, som avgjør om en leverandør vil motta en tillatelse for drift, opprettholder myndigheten til å suspendere enhver tillatelse når som helst.

Byen skisserer detaljerte regler for mat, containere, etiketter, matbeskyttelse, personlig personellhygiene, matutstyr, avfall, bodekonstruksjon og giftig materiale. Det krever også leverandører å delta på et obligatorisk sanitærseminar.

På en relatert merknad,Spesiell hendelseslassisens (e) må være mottatt 20 dager før arrangementet.

08 av 10

Har en plan for kontraherende bytjenester

Offentlige eller private entreprenører må ansettes for en rekke tjenester, inkludert innlegg Ingen parkeringsplass Skilt, leverer barrikader, tauing, avfalls trommer, resirkuleringstrommer, foringer, feiing, avfallsinnsamling, elektriske tjenester og/eller lydutstyr. I Chicago er avdelingen for gater og sanitet tilgjengelig for å tilby slike tjenester på en timeavgiftsplan basert på kompetanse.

Det kreves også et resirkuleringsprogram som en del av den spesielle begivenhetstillatelsepakken i Chicago. Med økningen i populariteten til grønne hendelser er dette ikke en dårlig idé!

09 av 10

Krever dyretillatelser

Hvis dyr er involvert i arrangementet på noen måte, krever City of Chicago innsending med arrangementets anvendelse av navnet på en lokal veterinær som vil være til stede på arrangementet. Denne personen vil være ansvarlig for å sørge for syke eller skadde dyr. Kommisjonen for dyrepleie og kontroll kan også inspisere dyr før de ble brukt i offentlige aktiviteter.

10 av 10

Administrer hendelsesskilt og promotering

Arrangører av offentlige arrangementer i Chicago har muligheten til å få ytterligere eksponering for arrangementet med lette stolpebannere. Byen administrerer selvfølgelig disse forespørslene som krever at arrangørene fullfører en bannertillatelse -søknad inkludert en kopi av den foreslåtte bannergrafikken, datoen for arrangementet og andre viktige aspekter av forespørselen. Institutt for gater og sanitet administrerer denne typen forespørsler.

Spesiell takk

Spesiell takk til ordførerens kontor for spesielle arrangementer i Chicago for å ha gitt tillatelse til å fremheve ressursguiden og tillate søknadskrav.