Hva gjør en filkontor?

Filfeil bruker et system, vanligvis numerisk eller alfabetisk, for å opprettholde papir eller elektroniske poster, inkludert korrespondanse, kvitteringer, kontrakter og fakturaer, for å sikre at informasjonen er enkel å finne når den trengs. De organiserer og arkiverer dokumenter, henter data og laster opp elektroniske filer.

I følge U.S. Bureau of Labor Statistics 2018 Update, cirka 110.020 filkontorer ble ansatt i U.S. De jobber innen helsehjelp, sosiale tjenester, akademia og forskjellige typer profesjonelle kontorer som advokatfirmaer. Enhver organisasjon som genererer et stort volum papirarbeid eller elektroniske dokumenter ansetter filtider.

Filkontoret plikter og ansvar

Bedrifter, store og små, har utpekte servere, skap, skuffer, rom og lager der saksfiler, dokumenter og andre typer informasjon er lagret. Filfeil er ansvarlige for vedlikehold av disse områdene. Denne jobben krever generelt muligheten til å gjøre følgende arbeid:

• Utvikle organiserte arkiveringssystemer.
• Lag, behandle og vedlikeholde filposter.
• Fil og hente dokumenter for annet personell.
• Forbered poster for lagring utenfor stedet.
• Oppretthold filromlogger for å spore plasseringen av filer.
• Kast filer i henhold til etablerte dokumentoppholdsplaner.

I tillegg til å administrere en organisasjons poster, kan filkontorer bli bedt om å hjelpe til med en rekke andre områder, inkludert hilsenbesøkende; svare på telefoner og regissere samtaler; skrive memoer, e -post og andre typer dokumenter; transkriberende opptak; designe skjemaer; driftskontorutstyr; og håndtere konfidensielle materialer.

Filfaglig lønn

En filkontors lønn varierer basert på erfaring, beliggenhet og muligheten til å multitaske i andre roller:

• Median årslønn: $ 31 700 ($ 15.24/time)
• Topp 10% årslønn:Mer enn $ 50,230 ($ 24.15/time)
• Bunn 10% Årslønn: Mindre enn $ 21.390 ($ 10.28/time)

Kilde: u.S. Bureau of Labor Statistics, 2018

Utdanning, opplæring og sertifisering

Utdanningsstandarder er grunnleggende for dette yrket, og de fleste opplæringer foregår på jobben.

• utdanning: Et videregående vitnemål eller tilsvarende er vanligvis nødvendig, selv om noen som jobber som filtider har studenter og avanserte grader. Cirka 11% har postsecondary -sertifikater.
• Opplæring: Noe arbeidserfaring på et lignende felt er nyttig. Job-trening innebærer ofte å jobbe under en mer erfaren kontorist i noen uker til noen måneder.

Filkontorferdigheter og kompetanse

Å jobbe som filkontor krever sterk organisasjons- og kommunikasjonsevner samt nøye oppmerksomhet på detaljer. Filfeil kan også være pålagt å utføre sporadisk tung løfting av filbokser og lignende. Andre viktige ferdigheter og evner inkluderer:

• Datamaskin- og programvareferdigheter: Du bør føle deg rolig ved å bruke internett- og tekstbehandling, regneark og e -postapper. Det kan hende du også må være kjent med programvare for dokumenthåndtering, for eksempel EfileCabinet eller fillagring i skyen.
• Leseforståelsesferdighet: En stor del av denne stillingen innebærer å utlede et dokuments natur fra innholdet og plassere det på et logisk sted der andre forventer å finne det.
• Lytteferdigheter:Å lytte er viktig for å forstå kollegers behov og implementere deres forespørsler og forslag.
• Kritisk tenkende ferdigheter: Logikk og beslutningsferdigheter er nøkkelen til å sortere forskjellige dokumenter og bestemme hva de skal gjøre med dem.

Jobbutsikter

Filfaglig sysselsetting forventes å avta med omtrent 10% mellom 2016 og 2026 når organisasjoner kombinerer administrative funksjoner, for eksempel mottak og arkivering, og muligheten og brukervennligheten av teknologisk datalagring fortsetter å vokse.

Arbeidsmiljø

Filfeil er ansatt i et kontormiljø, der de bruker mye av tiden sin på å hente og levere filer til andre ansatte eller sitter foran en datamaskin. Filfeil som jobber på et større kontor har muligheten til å møte og samhandle med selskapets personell på mange nivåer.

Fremdriftsplan

Filfeil fungerer i løpet av normale kontortid som regel. Når et kontor er åpent for kunder og andre ansatte er på jobben, forventes en filkontor å være der også. Fordi volumet av dokumenter som produseres kan være betydelig, avhengig av organisasjonens størrelse og natur, kan det hende at en filkontor må jobbe på heltid for å følge med på strømmen. Men dette betyr ikke at muligheter for jobbandeler eller deltidsstillinger ikke er tilgjengelige. Overtid er ikke generelt påkrevd.

Hvordan få jobben

Oppdater CVen

Før du sender en CV til potensielle arbeidsgivere, kan du gjennomgå og oppdatere den for å sikre at den er aktuell og fri for skrivefeil og unøyaktigheter. Hvis du ikke har en CV eller noen jobbopplevelse å liste opp, kan du bruke ekspert tips og et solid eksempel for å lage et vinnende første CV.

Forbered deg på intervjuet

Før intervjuet kan du undersøke selskapet og be en venn om å hjelpe deg med å øve på å svare på noen av de vanligste intervjuspørsmålene. Jo mer du øver, jo mer behagelig vil du føle når du sitter overfor ansettelsessjefen.

Sammenligne lignende jobber

Personer som er interessert i å jobbe i et kontortescenario, vurderer også andre typer kontorjobber. Noen av disse jobbene kan kreve ytterligere utdanning og opplæring. Her er en liste over lignende jobber, sammen med deres median årlige lønn:

• Administrativ assistent: $ 38.880
• Bokholder: $ 40.240
• Medisinsk transkripsjonist: $ 34 770

Kilde: u.S. Bureau of Labor Statistics Occupational Outlook Handbook, 2018