Hva gjør en resepsjonist?

Per definisjon er en resepsjonist den første personen som blir sett av en besøkende i enhver virksomhet. De er selskapets første forsvarslinje. Frontinngangen til et kontorkompleks eller et medisinsk anlegg vil vanligvis ha en resepsjonist stasjonert der for å lede besøkende til riktig kontor i anlegget. Individuelle kontorer i selskapet kan også ha sine egne resepsjonister.

Resepsjonistoppgaver og ansvar

Resepsjonister utfører en rekke administrative og kontoroppgaver:

• Svar på telefonsamtaler: Dette kan innebære å ta meldinger eller lede samtaler til passende personell, og til og med direkte svare på generelle spørsmål fra klienter, kunder og andre.
• Planlegg kunder og kunder: De fleste resepsjonister er ansvarlige for å planlegge kunder og kunder for å møte personell, eller de vil planlegge personell for plikter utenfor stedet, for eksempel rettsopptredener og møter.
• Motta besøkende: En resepsjonist kan være i stand til å håndtere en klients behov selv, men leder dem ofte til riktig personell eller beliggenhet.
• Samle informasjon: Dette er mest vanlig for de som jobber i medisinske fasiliteter. De kan bli siktet for å samle personlig informasjon fra nye pasienter og bekrefte forsikringsdekning.
• Svar på innkommende post: Dette inkluderer både e -post og papirpost, vanligvis rettet hver til riktig personell.

Noen resepsjonister påtar seg også sekretæroppgaver, for eksempel å skrive, arkivere og kopiere korrespondanse og dokumenter.

Resepsjonistlønn

Lønn kan variere noe etter industri, men dette er ofte en posisjon på inngangsnivå og betaler deretter. Resepsjonister blir ofte kompensert med timen, men noen kan tjene lønn.

• Median årslønn: $ 28.392 ($ 13.65/time)
• Topp 10% årslønn: Mer enn $ 40.872 ($ 19.65/time)
• Bunn 10% Årslønn: Mindre enn $ 20.072 ($ 9.65/time)

Kilde: u.S. Bureau of Labor Statistics, 2017

Utdanning, opplæring og sertifisering

Dette er ikke en stilling som krever mye utdanning eller opplæring.

• Utdanning: Resepsjonister er vanligvis pålagt å ha videregående vitnemål eller tilsvarende.
• Opplæring: Opplæring er ofte på jobben og er spesifikk for behovene til den aktuelle bransjen eller selskapet.
• Erfaring: Kunnskap om dataprogrammer og programvare kan være nyttig fordi mange av en resepsjonists oppgaver blir fremskyndet av teknologi.

Resepsjonistiske ferdigheter og kompetanser

Nødvendige ferdigheter for en resepsjonistjobb kan variere basert på bransjen, men noen er vanlige for de fleste selskaper.

• Profesjonalitet: Du er den første personen en klient eller annen besøkende ser ved ankomst. Du er deres førsteinntrykk av arbeidsgiveren din. Du bør legemliggjøre bedriftens idealer, både i din oppførsel og i utseendet ditt.
• Kommunikasjons ferdigheter: Din primære jobb er å hilse på mennesker. Finn ut hva de trenger, og hjelpe dem med å få det. Det meste av denne kommunikasjonen vil være verbal, enten personlig eller via telefon.
• Mellommenneskelige ferdigheter: Du jobber tett med forskjellige mennesker. Hvis et viktig møte faller gjennom, kan det hende du må forklare hvorfor. Hvis noen har en dårlig dag, kan du bære hovedrollen av den og svare på riktig måte kan være kritisk.
• Nerver av stål: Hvis en nødsituasjon utvikler seg i eller foran forretningsstedet ditt, kan du være den første personen som må svare og bestemme hva du skal gjøre.
• Teknologiferdigheter: Du vil bruke et komplekst telefonsystem, sannsynligvis en med flere interne og eksterne linjer som du må fortsette å fungere jevnt. Du må kanskje også være kjent med regneark, programvare for tekstbehandling, bedriftens e-post- og fildelingssystemer, og muligens flere plattformer for sosiale medier.
• Organisasjon: Du vil være nexusen til en stor del av arbeidsgiverens interne kommunikasjon, så du trenger ikke bare å holde deg organisert, men du må også holde alle andre organisert. Du kan også være ansvarlig for strømpe og rette lesemateriell eller informasjonsressurser i venteområdet ditt.
• Multitasking Evne: En telefonsamtale vil uunngåelig komme inn mens du fremdeles er på linje med noen andre. Du må hilse på den nye innringeren, og deretter bytte tilbake. I mellomtiden kan tre personer vente personlig på å snakke med deg. Du må holde behovene til hver person atskilt i tankene dine, ikke forsømme noen og ikke bli overveldet eller frustrert.

Jobbutsikter

Totalt sett forventes jobbveksten for resepsjonister i helsevesenet å være omtrent 9% fra 2016 til 2026, noe som er omtrent gjennomsnittet. Andre bransjer kan bli mer avhengige av teknologi og mindre behov for menneskelige portvakter.

Avansement er vanlig internt. Mange resepsjonister flytter opp til andre stillinger i selskapene sine.

Arbeidsmiljø

Resepsjonister finner du i praktisk talt alle bransjer. Det er deres jobb å vokte døren og opprettholde orden over innkommende gjester, telefoner og post. Dette betyr at de ikke har mye i veien for personlig privatliv. Arbeidsplassene deres er vanligvis lokalisert i områder med høyt trafikk, og de må kanskje forholde seg til ubehagelige kunder, kunder eller situasjoner.

Fremdriftsplan

Dette er vanligvis en heltidsstilling i vanlig arbeidstid. Dette kan variere mellom virksomheter som forblir åpne i helger, høytider eller kvelder, for eksempel medisinske fasiliteter. Omtrent 25% av resepsjonistene jobber deltid.

Hvordan få jobben

Skriv det perfekte følgebrevet

CVen din trenger ikke å stå på egen hånd. Et godt følgebrev vil fange leserens oppmerksomhet helt fra starten av, og tvinger henne til å snu siden og lese videre.

Forskning stilte ofte spørsmål om intervju

Du er sikker på å bli stilt noen vanlige spørsmål når du setter deg ned for et intervju. Finn ut hva de er, lær de beste svarene og øv svarene dine på forhånd.

Sammenligne lignende jobber

De som vurderer rollen som resepsjonist, kan også være interessert i disse karrierer:

• Kundeservice representant: 32 890 dollar
• Informasjonskontorer: 33.680 dollar
• Biblioteksteknikere og assistenter: $ 29.050

Kilde: u.S. Bureau of Labor Statistics

Resepsjonist CV -eksempel

Dette er et eksempel på en CV for en resepsjoniststilling. Last ned resepsjonisten CV -malen (kompatibel med Google Docs og Word Online) eller se nedenfor for flere eksempler.

Resepsjonist CV -eksempel (tekstversjon)

Jonathan søker
123 Moore Avenue
Albany, NY 12201
(111) 222-3333
Jonathan.søker@e -post.com

RESEPSJONIST

Administrere et travelt, fartsfylt kontor med profesjonalitet og effektivitet

Erfarne i både juridiske og medisinske omgivelser og stolte på å være de første ansiktskundene se på kontoret eller den første stemmen de hører på telefonen.

Nøkkelferdigheter inkluderer:

• Microsoft Office
• Multiline telefoner
• Konfliktløsning
• Kundeservice
• Høyt organisert
• Multitasking

Profesjonell og frivillig erfaring

Advokatkontorer til Smith og Reilly, Colonie, NY
Resepsjonist/administrativ assistent (Februar 2015-nåtid)

Første kontaktperson for klienter. Organisere dokumenter som forberedelse til rettsdatoer. Planlegg og delta på møter og ta minutter. Andre generelle kontoroppgaver.

Tannkontor til DR. Smith, Albany, NY
RESEPSJONIST November 2012-januar 2015)

Hilste på pasienter da de kom. Planlagte avtaler personlig og over telefon. Håndterte medisinske filer (lage notasjoner, sortering og arkivering). Innleverte krav til tannforsikringsselskaper.

National Power and Gas Company, Albany, NY
KUNDESERVICE REPRESENTANT (Mai 2011-oktober 2012)

Svarte kundeservicesamtaler og løste problemer og bekymringer. Ledet kunder til passende ressurser når det er nødvendig. Komfortabelt brukt datamaskinbasert kundeservicesystem.

Camp Happiness, Albany, NY
Frivillighetsrådgiver (Juni 2009-nåtid)

Bruk en uke hver sommer på å jobbe på leiren for skolealder barn. Organisere aktiviteter og tjene som en mentor for å delta på ungdom.

Utdanning og legitimasjon

City College, Albany, NY
Bachelor of Arts in Business Administration, 2011