Hva gjør en administrativ assistent?

Administrative assistenter, inkludert sekretærer, er ryggraden i kontorfunksjonaliteten. De skriver og utarbeider dokumenter, planlegger avtaler og vedlikeholder filer. De svarer på telefoner og direkte samtaler og hjelper til med personalmøter. På noen kontorer kan de håndtere grunnleggende bokføringsoppgaver, og de kan godta betaling fra kunder og kunder.

En administrativ assistent som fungerer eksternt blir ofte referert til som en virtuell assistent.

Omtrent 3.6 millioner administrative assistenter og sekretærer jobbet i U.S. i 2019.

Administrative assistentoppgaver og ansvar

Administrative assistenters ansvar kan variere avhengig av hvilken type kontor de jobber i, men noen vanlige plikter inkluderer:

• Svar på telefoner og ta meldinger.
• Generere dokumenter.
• Sett sammen lysbildepresentasjoner
• Lag regneark.
• Administrer databaser.
• Opprette og/eller vedlikeholde nettsteder.
• Utfør grunnleggende bokføring.
• Fungere som kontorsjef, planlegging av personalarrangementer som priser middager og innsamlingsarrangementer, planlegging av klientmøter og arrangere tidsplaner for kolleger.

Administrativ assistentlønn

Lønn kan avhenge av arten av virksomheten der en administrativ assistent er ansatt, samt omfanget av plikter. De som betjener ledere mottar topplønnen.

• Median årslønn: $ 40.990 ($ 19.71/time)
• Topp 10% årslønn: Mer enn $ 67 510 ($ 2.46/time)
• Nederst 10% Årslønn: Mindre enn $ 26.880 ($ 12.92/time)

Utdanning, opplæring og sertifisering

Denne yrket krever ingen spesifikk avansert utdanning, men det kan være nyttig.

• Utdanning: Du trenger et videregående vitnemål eller tilsvarende, og du kan få en fordel i feltet ved å melde deg på et tilknyttet studium eller delta på et sekretæropplæringsprogram etter videregående skole. Sekretærer har ofte bachelorgrader eller tjener spesialfokuserte sertifiseringer som den akkrediterte juridiske sekretæren eller den sertifiserte medisinske administrative assistenten i et økende antall sektorer. Utøvende assistenter og sekretærer bør ha noen studiepoeng på et minimum, om ikke en bachelorgrad.
• Opplæring: Vurder å starte med et midlertidig arbeidsbyrå. Disse tilbyr noen ganger trening til nye rekrutter. Ellers, hvis du har noen grunnleggende sekretær- eller administrative ferdigheter, kan trening på jobb leveres når du lærer tauene til en bestemt virksomhet eller felt.

Administrative assistentferdigheter og kompetanser

Du trenger flere essensielle ferdigheter for å lykkes med å bli administrativ assistent.

• Datamaskin- og programvareferdigheter: Du bør være komfortabel med å bruke Microsoft Office, e -post og internett. Det kan hende du må være kjent med QuickBooks eller andre regnskapsprogrammer hvis du jobber for en liten bedrift.
• Multitasking ferdigheter: Dette kan være spesielt viktig hvis du også fungerer som manager. Du skal kunne sjonglere flere krav på en gang.
• Muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner: Disse er essensielle. Du bør ha en solid kommando over det engelske språket og ha gode korrekturlesingsevner.
• Mellommenneskelige ferdigheter: Du vil jobbe med andre, inkludert klienter og annet kontorpersonell. God væremåte og en rolig opptreden kan være veldig viktig.
• Organisatoriske ferdigheter: Du må være detaljorientert og organisert, i stand til å finne et dokument- eller tilbakekallingsprotokoll med et øyeblikks varsel.
• Beslutningsferdigheter: Du vil ofte finne deg selv å håndtere flere oppgaver nesten samtidig, spesielt på travle kontorer, så du bør kunne prioritere og ta tidsseffektive beslutninger. En klient vil kanskje ha en avtale med en gang, men har han virkelig en nødsituasjon eller kan den vente noen dager?

Jobbutsikter

Dessverre har ikke denne stillingen en oppmuntrende jobbutsikter. U.S. Bureau of Labor Statistics Prosjekter om at teknologiske fremskritt vil begynne å overta mange administrative assistenters plikter fra 2019 til 2029, noe som resulterer i en nedgang i jobbveksten på 9%.

Arbeidsmiljø

Denne stillingen kreves av omtrent alle bransjer. Du kan finne deg selv å jobbe på et legekontor, et advokatkontor, et regjeringskontor eller for en liten, nabolagsentreprenør. I alle fall vil du sannsynligvis finne deg selv i kontorinnstillinger.

Virtuelle assistenter blir mer og mer etterspurt, så det er mulig at du kanskje kan jobbe hjemmefra.

Fremdriftsplan

Dette er nesten alltid en heltidsjobb i løpet av normal arbeidstid, men virksomhetens art kan kreve noe helgearbeid, for eksempel om du er ansatt i en medisinsk klinikk. I tillegg kan de i det juridiske yrket oppleve at de forventes å sette inn lange timer i forkant av forsøk og frister.

Hvordan få jobben

Få glødende anbefalinger

Arbeidsgivere som ansetter en sekretær eller en administrativ assistent leter etter en person de kan jobbe med komfortabelt, som vil smelte godt sammen med andre ansatte, og som kan stole på med konfidensiell informasjon. Sterke anbefalingsbrev kan demonstrere disse egenskapene.

Bruk nettverket ditt

Trykk inn i nettverket ditt for å få potensielle kunder på jobbåpninger. Nå ut til Facebook og LinkedIn -kontakter, familievenner, naboer og tidligere arbeidsgivere. La dem få vite at du vil sette pris på introduksjoner til alle som kan ansette.

Spor opp åpninger

Gjør et Google -søk etter stillinger med nøkkelord som administrativ assistent, markedsføringsassistent, redaksjonell assistent, medisinsk sekretær, juridisk sekretær og kontorassistent for å generere stillingsoppføringer. Mange administrative jobber vil også bli annonsert på sysselsettingsdelen av nettstedet for din lokale avis eller handelskammer.

Spiker som gjenopptas

Denne eksemplet CV kan veilede deg og hjelpe deg med å sørge for at alle de beste nøkkelordene er inkludert. Og ikke overse kraften til et flott følgebrev til å gå med det.

Ess intervjuet ditt

Å vite på forhånd hva du sannsynligvis vil bli spurt, kan gå langt i retning av å ilage intervjuet ditt. Vurder noen vanlige spørsmålsspørsmål og bestem deg for svarene dine på forhånd.

Sammenligne lignende jobber

Noen lignende jobber og deres median årlige lønn inkluderer:

• Rettsreporter: $ 61.660
• Informasjonskontor: $ 36.920
• Medisinsk transkripsjonist: $ 44.090