Hva gjør en utøvende assistent?

Utøvende assistenter ligner på administrative assistenter eller sekretærer ved at de alle støtter andres arbeid, vanligvis en utøvende-for håndtering eller tilsyn med kontoroppgaver. Forskjellen er at en utøvende assistent er spesifikt en ansatt i seniorkontor som er tildelt en toppleder. Dette innebærer å overvåke og trene andre kontoransatte, i tillegg til å takle oppgaver som kan ha en dramatisk effekt på suksessen til et selskap.

Executive Assistant Plikt og ansvar

Denne jobben krever generelt muligheten til å gjøre følgende arbeid:

• Gjennomgå dokumenter
• Regnskap/bokføring
• Kalenderadministrasjon
• Forske
• Klientforhold
• Design og vedlikeholde et arkiveringssystem
• Håndtere informasjonsforespørsler
• Organisere møter
• Holde oversikt
• Ordne reiseplaner
• Skrive
• Arrangementsplanlegging
• Utarbeide statistiske rapporter
• Behandlingsutgiftsrapporter
• Ta møteprotokoll

Executive Assistant -plikter inkluderer de samme pliktene utført av administrative assistenter: å ringe og akseptere telefonsamtaler; sende notater, e -post og brev på vegne av den utøvende; motta besøkende; håndtering av planlegging; og mer.

Utøvende assistenter fungerer som portvakter, og tar beslutninger om hvem som får tilgang til utøvende og hvilken informasjon den utøvende mottar.

De utfører ofte forskning og utarbeider rapporter som påvirker selskapets policy. Dette ansvaret betyr at utøvende assistenter må forstå arbeidsgivers arbeid grundig. Som et resultat kan disse arbeiderne også fungere som en forbindelse mellom den utøvende og resten av den geistlige personalet.

Executive Assistant Lønn

Utøvende assistenter tjente en median årslønn på $ 63.110 i 2020, noe som setter dem bare på utsiden av topp 10% av inntektene blant alle sekretærer og administrative assistenter:

• Median årslønn: $ 63,110 ($ 30.34/time)
• Topp 10% årslønn: $ 94.830 ($ 45.59/time)
• Nederst 10% Årslønn: $ 39.350 ($ 18.92/time)

Utdanning, opplæring og sertifisering

Det er få utdanningskrav for å komme i gang som sekretær, men å oppnå en stilling som en utøvende assistent kommer vanligvis bare etter flere års erfaring.

• Utdanning: Et videregående vitnemål er nok for de fleste jobber på inngangsnivå, men de med tilknyttede eller bachelorgrader innen forretningsrelaterte felt vil være mer omsettelige.
• Sertifisering: Ingen trenger å være sertifisert for å være en utøvende assistent, men det er sertifiseringer tilgjengelig via nettkurs for de fleste programmer som krever ferdigheter. Slike sertifiseringer kan gjøre en jobbkandidat mer tiltalende.
• Opplæring: Erfaring og tillit oppnås ved å gjøre jobben, er utøvende assistenter som generelt har bevist seg over en lengre periode.

Executive Assistant Skills & Competencies

Skriving, arkivering og andre geistlige ferdigheter er viktige, men de beste utøvende assistentene har ofte sterke personligheter som vises gjennom flere gunstige myke ferdigheter:

• Kommunikasjons ferdigheter: Utøvende assistenter fungerer ofte som en portvakt, og bestemmer hvilke meldinger og hvilke besøkende eller innringere som trenger å gå direkte til arbeidsgiveren sin og hvilke som trenger å omdirigert eller håndtert på en annen måte. Dette innebærer evnen til å raskt hente informasjon fra de som krever tid fra sjefen sin.
• Tidsfordriv: Alle som administrerer en annen persons tid, som utøvende assistenter ofte gjør for sjefene sine, må også være flinke til å styre sin egen tid.
• Troverdighet: Utøvende assistenter har ofte tilgang til sensitiv informasjon, og lederne de jobber for behov for å stole på dem fullt ut for at de skal være så effektive som mulig på jobben.
• Multitasking: Utøvende assistenter håndterer regelmessig mer enn en oppgave om gangen mens de holder oversikt over sjefens planer og holder dem på sporet.

Jobbutsikter

Jobbmuligheter for utøvende sekretærer og administrative assistenter forventes å avta med omtrent 20% for tiåret som slutter i 2029, ifølge U.S. Bureau of Labor Statistics. Dette er langt verre enn 4% vekst som er anslått for alle yrker og betydelig verre enn 9% nedgang som er anslått for alle sekretærer og assistenter.

Nedgangen tilskrives økningen i antall ledere i en organisasjon som deler en assistent. Dette er mer mulig fordi mobil og annen elektronisk kommunikasjon har gjort det slik at ledere er mer sannsynlig å håndtere sin egen korrespondanse og planlegging.

Arbeidsmiljø

Utøvende assistenter jobber vanligvis i kontorinnstillinger og samhandler med besøkende, innringere og andre ledere i tillegg til sine egne sjefer. Arbeid kan være fartsfylt og krevende, og portvaktrollen krever noen ganger utøvende assistenter å si nei til folk som ikke vil ta nei for et svar.

Fremdriftsplan

Timer følger ofte typiske de med en typisk forretningsarbeidsuke. Ledere som jobber sent forventer noen ganger at de utøvende assistentene deres også vil være tilgjengelige etter timer.

Hvordan få jobben

SØKE OM Søk direkte med firmaer eller gjennomgå åpninger på nettsteder som Monster og Glassdoor.

Få referanser Vær forberedt med mennesker som kan bevitne din pålitelighet og pålitelighet-viktige egenskaper for en assistent.

Sammenligne lignende jobber

Personer som er interessert i å jobbe som en utøvende assistent, kan også vurdere en av følgende karriereveier, oppført med median årslønn:

• Administrativ assistent: 40 990 dollar
• Rettsreporter: 61 660 dollar
• Finansiell kontorist: 41.520 dollar