Hvilken informasjon lagres i ansattes medisinske poster?

Den ansatte medisinske filen er depotet for alt som har å gjøre med helse, helsemessige fordeler, ansattes helserelatert permisjon og fordeler og dekning for den ansatte fordeler for den ansatte. Arbeidsgiveren holder en medisinsk fil separat for hver ansatt. Innholdet i disse filene blir aldri blandet med noen annen ansattes fil som personalfilen.

Siden den medisinske filen inneholder sensitiv og konfidensiell informasjon, må den ligge på et trygt, låst, utilgjengelig sted. Filskapet som huser medisinske filer med ansatte, bør også låse og HR -ansatte skal ha de eneste nøklene. Tilgangen til ansattes medisinske filer er bare begrenset til personalets ansatte.

Helseforsikringsportabiliteten og ansvarlighetsloven fra 1996 (HIPAA) krever at arbeidsgivere beskytter ansattes medisinske journaler som konfidensielle; Medisinske poster skal lagres separat og bortsett fra andre forretningsregister. Oppbevar aldri medarbeidere i ansatte i ansattes generelle personellfil.

På grunn av konfidensialiteten til informasjonen, må poster isoleres fra filer som ansatte som veiledere eller ledere kan få tilgang til. (Egentlig anbefales dette også for personellfiler i General-Give bare HR-ansatte.)

Innholdet i den ansatte medisinske filen

Dette er de typene elementer som bør lagres trygt bort i den ansattes medisinske fil. Hvis du er i tvil, feil på siden av å beskytte den medisinsk relaterte informasjonen til dine ansatte. 

• Helseforsikringssøknader og skjemaer
• Livsforsikringssøknader og skjemaer
• Utpekt mottakerinformasjon
• Søknader om alle andre ansattefordeler som kan kreve medisinsk informasjon som visjonsforsikring
• Forespørsler om betalte eller ubetalte medisinske fravær
• Family Medical and Leave Act (FMLA) rapporter og relaterte applikasjoner og papirer
• Leger-signert FMLA-papirarbeid
• Dokumentasjon om sykdommene til et familiemedlem eller barn som du søker om FMLA -tid for å gi kontinuerlig omsorg
• Medisinsk relatert permisjonsdokumentasjon for ansatte som ikke er kvalifiserte for FMLA -tidsavbrudd
• Leges undersøkelser, notater, korrespondanse og anbefalinger
• Medisinsk relaterte unnskyldninger for fravær eller forsinkelse fra lege
• Medisinske jobbbegrensninger med dokumentasjon fra den anbefalte legen
• Ulykkesrapporter, inkludert OSHA-påkrevde dokumenter
• Arbeidernes kompensasjonsrapporter om skade eller sykdom
• Ethvert annet skjema eller dokument som inneholder privat medisinsk informasjon om en ansatt

Hvis du holder disse filene konfidensielle, vil dine ansatte stole på deg, og du vil opprettholde ånden og betydningen av loven. 

Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum og ansettelseslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sørge for at din juridiske tolkning og beslutninger er riktige for din beliggenhet. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.