Hva er et pre-con-møte?

Et pre-con-møte er forkortelse for et "pre-conference-møte."Det er en sjanse til å samle nøkkelaktørene på en konferanse sammen, slik at alle kan gjennomgå planen sin for å utføre en vellykket konferanse. Dette møtet skjer vanligvis på konferanseområdet.

Her er hva du trenger å vite om et pre-con-møte før du organiserer ditt neste arrangement.

Hva er et pre-con-møte?

Avhengig av størrelsen på konferansen, kan det være dusinvis-til og med hundrevis av mennesker som er ansvarlige for vellykket gjennomføring av arrangementet. Pre-Con-møtet, eller bare "The Pre-Con", er en sjanse for alle disse menneskene å møte på ett sted og diskutere detaljene for det planlagte arrangementet. Dette er en sjanse for leverandører å stille spørsmål, for arrangørene til å forberede personalet til alle påfunn og for mannskaper å vurdere plassen og bestemme hvor de skal plassere bord, stoler, etapper eller andre inventar.

Pre-Con-møtet finner vanligvis sted noen dager før arrangementet. På dagen for en begivenhet kan en kortere gjennomgang oppdatere deltakerne i planen rett før dørene til konferansen åpen.

Noen mennesker kan knytte forhåndsmøter med planlegging av større konferanser, konvensjoner, kongresser og insentivprogrammer. Imidlertid er det også vanlig å holde et pre-con-møte for seminarer og andre spesielle arrangementer. Selv små sammenkomster i et hotellkonferanserom bør gå foran et pre-con-møte.

Hvordan fungerer et pre-con-møte?

For de som kanskje ikke planlegger hyppige møter, kan et pre-con-møte virke ubehagelig eller vanskelig med det første fordi det kan omfatte nye vilkår eller språk, for eksempel "hendelses CV" eller "banketthendelsesordre."Imidlertid er pre-con-møter ment å jevne ut eventuelle misforståelser eller uklare aspekter ved hendelsen. Dette er din sjanse til å spørre hva disse begrepene betyr, og eventuelle andre spørsmål som vil forbedre suksessen til arrangementet.

Hva du kan forvente under et pre-con-møte

På pre-con-møtet vil arrangementplanleggeren gjennomgå all endelig logistikk for et gitt program med leverandørlederteamet som er involvert i programmet.

Vanligvis er et pre-con-møte koordinert og planlagt av spillestedets konferansetjenestesjef. For eksempel, hvis konferansen din blir holdt på et hotell, vil det hotellet sannsynligvis ha en ansatt som har en jobb til å koordinere hendelser som din. Denne personen vil invitere ledere fra forskjellige områder som er involvert i arrangementet for å gjennomgå sin spesielle rolle for en begivenhet.

Dette er en utmerket tid for møte- eller arrangementplanleggeren å etablere en rapport med alle involverte.

Under pre-con er det aktuelt for hendelsesplanleggeren å fremheve noen av de viktigste målene for arrangementet, inkludert viktig informasjon om organisasjonen som er vert for arrangementet, nøkkelmeldinger blir formidlet på arrangementet, og viktige VIP-er som forventes å delta på.

Gjennomgå arrangementets CV

En hendelse gjenopptar alle spesifikasjonene for hendelsen. Det inkluderer all relevant informasjon, inkludert datoer, tidspunkter, kontakter, deltakerprofiler, nødkontakter, mat og drikke, transport, fraktinformasjon, fakturering, lyd/visuell og andre spesielle behov.

Hver avdelingsleder vil gjennomgå sin rolle i arrangementet, inkludert relevante detaljer og deres typiske driftsprosedyrer. De vil også gjennomgå deres forståelse av hendelseskontrakten og informasjonen som tidligere er delt på bankettbegivenhetsordrer.

Møte- og hendelsesplanleggere bør huske å stille detaljerte spørsmål knyttet til hendelsesspesifikasjonene i løpet av denne tiden, for eksempel bemanningsnivåer og navnene på viktige kontakter fra alle områder som er representert som vil være til stede under selve hendelsen. Sentrale elementer i diskusjonen før con kan omfatte en gjennomgang av:

• Krav til mat og drikke
• Krav til gjesterom
• Krav til konferanse- og messeutstillinger
• Krav til møterom og messeplass (inkludert detaljerte planløsninger)
• Tekniske krav, for eksempel elektriske og telekommunikasjonsspesifikasjoner
• Detaljer om skilting og annen dekorasjon

Gjør endringer i siste øyeblikk

Forhåndsmøtet er det ideelle tidspunktet for å gjøre endringer i siste øyeblikk. Selv om de kanskje ikke alltid liker det, forventer de fleste leverandører og leverandører noen få justeringer i siste øyeblikk og erstatning-men prøver å holde forespørslene rimelige.

Selvfølgelig, omfanget av endringer som kan betraktes som rimelige, avhenger av hvor tidlig pre-con skjer. Hvis pre-con er planlagt i løpet av en tid der oppsett allerede pågår, kan du vurdere å gjennomføre en tidlig rominspeksjon for å sikre at alt går jevnt. På den måten vet du hvilke endringer som kan gjøres uten at det går ut over fremgangen som allerede har funnet sted.

Key Takeaways

• Et pre-con-møte er et møte som finner sted før en konferanse på et konferansesenter, hotell eller ethvert annet arrangementområde.
• Forhåndsmøtet gir en mulighet for alle nøkkelaktører og ansatte til å gjennomgå sitt ansvar, mål og forventninger.
• Pre-Con-møtet finner vanligvis sted noen dager før arrangementet.
• Dette er en av de siste mulighetene som arrangørene må be om endringer før arrangementet starter.