Hva du skal inkludere i en ansattes prosedyrerhåndbok

Hver virksomhet som har ansatte (til og med bare en ansatt), bør ha en ansatthåndbok. Hva er en ansatthåndbok? Det er et tredelt dokument (eller tre forskjellige dokumenter) som hjelper deg som bedriftseier på flere måter:

• For å gi informasjon til ansatte for å hjelpe dem med å gjøre jobben sin og å kjenne fordelene og rettighetene sine
• For å hjelpe deg som bedriftseier til å administrere selskapet ditt, og 
• For å beskytte både deg og dine ansatte. 

De tre delene av håndboken er:  

• En policyhåndbok som forteller ansatte hva som kreves av dem og hvordan de skal følge reglene for virksomheten, 
• En prosedyrehåndbok som hjelper med å trene ansatte og hjelper nåværende ansatte å vite hvordan de skal gjøre jobben sin, og 
• En fordelingsbeskrivelse, inkludert fri, lønn og andre fordeler med arbeidet. 

Denne artikkelen skisserer seksjonene som skal inkluderes og noen juridiske forhold som må være en del av håndboken.

Ansattes fordeler

Beskriv fordelene som blir gitt til ansatte. Forklar hvordan ansatte kan bli kvalifisert for fordeler og om alle ansatte kvalifiserer. Noen arbeidsgivere begrenser visse fordeler bare til heltidsansatte, så forklar hva "heltid" betyr.

Du kan begrense fordelene til ansatte som har fullført prøvetid; Forklar hvordan dette fungerer. Forklar hvilke fordeler som er skattemessige ansatte. Inkluder fordeler som kreves av loven, som arbeidstakerens kompensasjon og arbeidsledighetsforsikring. Du må betale for disse, så du kan like gjerne få æren for dem.

Til slutt, ta med diskusjonen din om reiser og kampanjer her, i stedet for i evalueringsdelen nedenfor. Evalueringer bør ikke knyttes direkte til heving, selv om de ofte er vanskelige å skille.

Tidsavgift og fordeler

Du er ikke lovlig pålagt å gi ansatte fri, for høytider, ferie, syketid eller personlig tid. Så hvis du gir fri, må du få kreditt for det. Forklar hvilke dager som er gitt for høytider og hvordan ferieberettigelse er bestemt.

Inkluder en beskrivelse av hvordan lønn bestemmes for fri, for for eksempel ansatte på deltid. Forklar omstendigheter som kan føre til at en ansatt mister fri; For eksempel, hvis en ansatt ikke jobber dagen før og etter en ferie, er det ikke gitt noen lønn for en ferie.

Kontorpolitikk

Forklar alle retningslinjer, inkludert begrensninger for røyking og narkotikabruk ("Vi er et røykfritt, ikke-medikamentbrukskontor.") Forklar årsakene til retningslinjene hvis du vil. Inkluderer en policy for ikke-diskriminering. Det viktigste, forklar politikk for oppmøte og konsekvensene av overdreven fravær og forsinkelse. Se denne komplette listen over kontorpolitikker.

Ansattes evalueringer, disiplin, oppsigelser

I dette avsnittet, forklar hvordan og når ansatte blir evaluert. Diskuter disiplinprosessen for brudd på retningslinjene.

For eksempel hvor mange advarsler får en ansatt for å dukke opp sent? Inkluder informasjon om hvilke lovbrudd som er så alvorlige at de er grunn til øyeblikkelig avslutning (narkotikabruk, stjeling, trakassering osv.), og forklar hva som skjer med ansattes lønn i tilfelle oppsigelse.

Du bør også ta med en setning eller to om å gi beskjed (du vil selvfølgelig ha to ukers varsel)). Men du trenger ikke å gi beskjed til ansatte som blir avsluttet med mindre du vil.

Kontorprosedyrer

En ansatthåndbok er et bra sted å gå gjennom kontorprosedyrer. Hva skjer først om morgenen? Hva gjør vi i tilfelle brann? Hvordan håndteres eksterne leverandører/anmodninger? Å ha de beste problemene dekket i håndboken gjør trening av nye ansetter enklere og gir personalet et sted å se når noe kommer opp.

Juridiske vilkår i ansattes håndbøker

To juridiske gjenstander som også må inkluderes i din ansattes håndbok:

• Uttalelse om "ingen kontrakt": Du vil ikke at noen ansatte skal tro at de har en kontrakt der du må beholde dem i en bestemt periode. Forsikre deg om at ansatte vet at du ikke gir dem en underforstått arbeidsavtale. Du må når som helst kunne avslutte en ansatt. Vær forsiktig så du ikke sier noe sånt som "Etter 90-dagers prøvetid ..." Denne uttalelsen innebærer at personen er ansatt i 90 dager, og du kan bestemme at de ikke fungerer etter en dag! I stedet si noe slikt: "Hvis du fullfører prøvetidsperioden ..." Få hjelp fra en advokat til å utarbeide dette "ingen kontrakt" -språk.
• Den ansattes signatur: Gi hver nye ansatt en kopi av håndboken på Hire, la den ansatte lese og deretter signere at han/hun forstår innholdet i håndboken. Selv om dette ikke vil forhindre ansattes problemer, kan det hjelpe hvis en ansatt bringer søksmål mot deg, og sier at de "ikke visste" atferden deres kunne få dem avfyrt.

Viktigst: Få hjelp fra en advokat

Når du jobber med ansattes håndbok, skriver du den med dine egne ord, men det er så viktig å få en advokat til å gjennomgå den for å sikre at den er (a) komplett, (b) er i samsvar med gjeldende lover i staten din, og er (c ) rettferdig for alle ansatte.