Hva er galt med et rotete skrivebord?

Hver dag blir mer og mer informasjon kastet mot deg. Ny post, rapporter fra forskjellige utvalg, fakturaer, forslag og mer alle treffer skrivebordet ditt flere ganger om dagen. Du er for opptatt til å takle det med en gang, så det bare begynner å hoper seg opp. Skrivebordet ditt begynner å se ut som en krigssone.

Problemet her er ikke at skrivebordet ditt er rotete; Problemet er at viktige ting går seg vill. Det blir enten begravet av nytt materiale som kommer inn, eller det er i det nye materialet, men blir ikke lagt merke til. Som et resultat bruker du for mye tid på ting som ganske enkelt haster i stedet for de som er viktige.

Når sjefen din vil vite hvor snart hun kan ha den rapporten for visepresidenten, vil du ikke fortelle henne at du ikke la merke til notatet hun sendte deg og ba om rapporten. Sjefen din vil heller ikke være begeistret for.

Noen mennesker vil fortelle deg den beste måten å løse dette problemet på er et rent skrivebord. Andre sier at et rot er greit. Hvem har rett?

Rotete skrivebord, rotete sinn

For ikke så lenge siden var det et populært uttrykk 'Et rotete skrivebord er et tegn på et rotete sinn.'Det uttrykket ga opphav til en hel bransje designet for å hjelpe bedriftsledere med å rense stasjonære maskiner som et tegn på deres mentale skarphet.

Ingen tvil om at du har sett filmer der sjefen sitter på kontoret hans på en skyskraper i sentrum. Han sitter bak et glass-topp skrivebord uten skuffer. De eneste pyntene er det imponerende pennet for å signere viktige dokumenter og en telefon eller intercom, slik at han kan gi bestillinger.

På den andre siden…

Mange mennesker ser ingenting galt med hauger med papir som dekker skrivebordet, til og med søl på stolsetene og kontormegulvet. De siterer ordninger som 'et rotete skrivebord er et tegn på geni' og 'et rotete skrivebord er bare et tegn på et rotete skrivebord.'

Vi kjenner alle noen hvis skrivebord er på den måten. Du ser ikke hvordan de engang kan fortelle om skrivebordet er metall eller tre. Likevel, når du ber dem om noe, går de rett til en haug, blad gjennom 2 eller 3 ark og trekker ut det du ba om.

Hva fungerer for deg

Begge sider er riktige. Problemet er ikke hvilket som er riktig. Problemet er som vil gjøre deg mer effektiv. Det er noen få grunnleggende retningslinjer som gjelder begge tilnærminger, men nøkkelen er å jobbe på en måte som lar deg være mest effektiv. Nesten alle trenger å bli kvitt noe av rotet på toppen av skrivebordet, men å ikke ha mer enn en eneste vare på skrivebordet ditt når som helst vil ikke fungere for mange av oss.

Mange jobber med flere prosjekter samtidig (eller nesten samme tid). Kreative typer føler behov for å ha inspirasjon rundt dem. Detaljorienterte individer trenger volum av referansemateriale i nærheten. Noen mennesker føler at haugene med arbeid får dem. Andre føler et rent skrivebord viser hvor effektive de er til å få arbeidet gjort. Det som er viktig er å gjøre det som fungerer for deg.

Hvordan temme monsteret

Enten du går etter det sterile glassdeskyen, eller bare ønsker å bringe litt mer orden til kaoset på skrivebordet ditt, er det noen få grunnleggende retningslinjer:

• Vil virkelig forbedre: Vi anbefaler ikke den alvorlige tilnærmingen som noen gjør. Dessverre etterlater det unnskyldninger for å være for lett på deg selv. Dette forsøket på å gjøre skrivebordet mindre rotet og mer effektivt avhenger av at du gjør en seriøs innsats.
• Behold, kast eller flytt: Finn tre containere. Merk den minste "Keep". Merk den største "kast". Har en annen container merket "Flytt."De virkelig viktige tingene vil gå inn i keepcontaineren din som skal sorteres senere. Alt du vil ta med hjem eller gi bort går inn i "flytt" -beholderen. Alt annet går inn i kastbeholderen.
• Start med den eldste: Du kan fortelle ved å se på dem hvilken haug som er den eldste. Vanligvis er det lengst fra stolen din. Det vil være enklest å kaste bort gjenstander fra denne haugen.
• Evaluer hvert stykke bare en gang: Se på hvert element i haugen. Bestem hvilken beholder den vil gå inn på. Du kan ikke sette den tilbake på skrivebordet ditt for senere, du må bestemme deg for nå. Sett alt inn i en av de tre containerne. Det er ikke noe annet alternativ.
• Spør deg selv dette: Det første spørsmålet er "Har jeg dette et annet sted, eller kan jeg få det fra noen?"Hvis du har en kopi i e -posten din, eller i en rapport, eller på skrivebordet til personen som utarbeidet markedsanalysen osv., Du trenger ikke å oppbevare en annen kopi. Kast det. Så spør "Hvorfor trenger jeg dette?"Hvis svaret er a) for å iverksette tiltak, b) å gjøre noe med det når jeg får mer informasjon fra noen, eller c) for å referere til som jeg gjør annet arbeid, legg det inn i BeeN -haugen. (Etter at du er kvitt rotet, vil du sortere keep-haugen på nytt av de tre kategoriene, så føl deg fri til å skille dem nå. Det vil spare tid senere.) Hvis svaret ditt var noe annet, må du kaste den varen.
• Vær hensynsløs og modig: Når du går gjennom hver haug, kommer nærmere og nær de tingene som nettopp kom, må du være hensynsløs i beslutningene dine. Ta ingen fanger. Hvis du virkelig ikke trenger det, må du kaste det. Og vær modig. Ikke heng på noe bare fordi noen kan spørre deg om noe om det en dag. Ikke bygg en festning av papir for å beskytte deg selv.

Administrer problemet

Skrivebordet ditt trenger ikke å være sterilt og helt blottet for papir, selv om det kan være hvis det hjelper. Målet ditt er å organisere skrivebordet ditt slik at det maksimerer effektiviteten din. Hvis det betyr noen flere hauger på skrivebordet enn personen ved siden av, er det greit - forutsatt at alt du holdt hjelper deg å oppfylle målet ditt om økt effektivitet.