Hvorfor, når og hvordan du kan utvikle en selskapspolitikk

Firmaets retningslinjer og prosedyrer sikrer en trygg, organisert, koselig, myndig og ikke -diskriminerende arbeidsplass. Politikker beskytter ansatte mot et fritt for alle miljøer med favorisering og urettferdig behandling. Vær forsiktig så du ikke skaper retningslinjer for enhver beredskap, fordi ledelsen ikke har breddegrad til å imøtekomme individuelle ansattes behov. En overflod av retningslinjer øker sannsynligheten for at ledere vil bruke dem ulikt og urettferdig.

Du kan få en sunn balanse. I de fleste tilfeller, hvis du direkte adresserer ansatte som oppfører seg på måter upassende på arbeidsplassen din, kan det hende du ikke trenger å utvikle en ny selskapspolitikk.

Retningslinjer for policyer

Vurder å lage en politikk i disse situasjonene:

• Forvirring om den mest passende måten å oppføre seg (kleskoder, e -post, internettpolicy eller smarttelefonbruk)
• Veiledning for håndtering av vanlige situasjoner (standarder for oppførsel, reiseutgifter eller kjøp av selskapets varer)
• Juridisk beskyttelse for selskapet (gå av anklager om trakassering eller diskriminerende ansettelse og promotering)
• Overholdelse av statlige lover og byråer (Familie- og medisinsk permisjonslov, Amerikanere med funksjonshemmingsloven, Equal Employment Opportunity Commission eller minstelønn)
• Etablere konsistente arbeidsstandarder, regler og forskrifter (progressiv disiplin, sikkerhetsregler, pauser eller røykeregler)
• Gi konsekvent og rettferdig behandling for ansatte (fordeler kvalifisering, betalt fri, undervisningshjelp, sorgtid eller juryplikt)

Det kan være andre grunner til å utvikle en politikk, men ikke la en ansattes dårlige atferdskraft implementering av en politikk som vil påvirke andre.

Artikulere politiske mål

Når du har bestemt en policy er nødvendig, dokumenterer du å skrive dine mål for å lage politikken. Når det er mulig, fortell ansatte hvorfor du implementerer policyen. Inkluder nok detaljer til å gjøre selskapets posisjon klar, men ikke prøv å dekke enhver potensiell situasjon.

Hold policyen kort og enkel om mulig. Noen retningslinjer om juridiske områder som selskapets tilnærming til loven om familie og medisinsk permisjon, diskriminering eller klageundersøkelse, eller den progressive disiplin-systemet kan være lang og omfattende og omfattende og omfattende.

Samle informasjon

Sjekk ut eksempler på policyer. Du kan ikke finne en nøyaktig passform for selskapets omstendigheter, språk og kultur, men du kan bruke disse som utgangspunkt. Du trenger ikke å begynne fra bunnen av.

Society for Human Resources Management (SHRM) gir politiske prøver for medlemmene. Andre kilder er dine ansettelsesrettsadvokater. Advokatfirmaer skriver vanligvis generisk retningslinjer deres kunder kan tilpasse når en relevant lov vedtar eller u.S. Department of Labour utsteder nye regler.

Utvikle, skrive og gjennomgå policyen

Skriv policyen ved hjelp av enkle ord og konsepter. Snakk direkte med de ansatte som skal lese, håndheve og leve etter politikken.

Etter hvert avsnitt, kan du stille deg selv "hva-hvis" spørsmål for å sikre at policyen dekker det grunnleggende og normale unntak og spørsmål. Ikke besette dette; Ingen policyer vil dekke alle mulige beredskaper.

Velg en pilotgruppe av ansatte for å lese policyen og stille spørsmål for å avgjøre om ansatte vil kunne forstå og følge den. Juster basert på tilbakemeldingene.

Få ledelsesstøtte og juridisk gjennomgang

Gjennomgå policyen med lederne som må følge den for å få sin støtte og eierskap til policyen. Det er sannsynlig at denne prosessen startet når du identifiserte et behov, men ledelsesstøtte er avgjørende for implementering. Det er også en god idé å vise det til advokaten din for å unngå juridiske utfordringer nede i veien.

Implementere policyen

Distribuere og gjennomgå den nye policyen til ansatte i små grupper, individuelt eller i et selskapsdekkende møte, avhengig av om politikken er kontroversiell og hvor lett det er å forstå. Gi ansatte en sjanse til å stille spørsmål.

Gi ansatte en kopi av policyen og be dem om å melde seg av at de har mottatt og forstår den. De bør beholde en kopi for sine egne filer.

Eksempler på Policy Sign-Off-uttalelse

Jeg erkjenner mottak av og forståelse av [din selskap] -politikk. Policyen er i kraft [dato] inntil videre.

_______________________________________________________

Ansattes signatur

_______________________________________________________

Ansattes navn (vennligst skriv ut)

____________________________

Dato

Bestem hvordan du kommuniserer politikken i fremtiden

Inkluder policyen i din ansattes håndbok. Du vil kanskje også at policyen skal bli en del av ny ansattes orientering. Noen selskaper plasserer retningslinjer for intranettet sitt eller i en policy -mappe på datanettverkets vanlige stasjon. Avgjøre om du også vil distribuere policyen med flere metoder.

Dato og arkivere enhver tidligere retningslinjer denne erstatter. Du kan trenge dem til juridiske formål eller referanse.

Tolke og integrere policyen

Din policyapplikasjon og arbeidspraksis vil avgjøre den virkelige betydningen av policyen. Husk å være konsekvent og rettferdig når du tolker politikken over tid. Hvis du finner ut at praksisene dine avviker fra den skriftlige policyen, kan du gjennomføre og omskrive politikken etter behov.