Hvorfor chunking er bedre enn multitasking for å forbedre arbeidseffektiviteten

Som ledere bruker vi for mye av dagen vår på å prøve å passe mer arbeid på kortere tid. En vanlig respons for overarbeidede fagpersoner på alle nivåer er å forsøke å multitaske ved å utføre flere aktiviteter samtidig. Problemet er at multitasking ikke fungerer.

Hvorfor multitasking ikke er den mest effektive tilnærmingen

Tenk deg for eksempel at når du pusser tennene om morgenen, begynner du å tenke på dagsordenen for et stort møte senere på dagen. Det krever ikke mye av hjernens prosesseringskraft for å pusse tennene, og du kan kanskje konsentrere deg om agendaen mens du mekanisk håndterer morgentøyet rengjøringsoppgaven.

Men hva med to oppgaver som krever mer av hjernens kapasitet? Du snakker kanskje i telefonen mens du tilbereder frokost. Du kan få begge oppgavene gjort riktig, men muligheten for feil på grunn av bortfall i oppmerksomhet er stor.

Chunking som et alternativ til multitasking

"Chunking" beskriver hvordan utnyttelse av menneskelig minne fungerer. Det er viktig å huske dette konseptet når vi ser på å fullføre flere oppgaver samtidig. Vi bytter faktisk mellom dem i stedet for å gjøre dem samtidig (selv om det i tilfelle å pusse tennene, kan det virke som om de er samtidig).

Se for deg at du er på telefonen når noen går inn på kontoret ditt. De ber om råd eller en rask beslutning om et spørsmål. Du slutter å lytte til personen på telefonen kort, skanne lappen foran deg, skriver et svar og gå tilbake til telefonsamtalen. Du gjorde ikke de to aktivitetene (telefonsamtalen og personlig samtale) samtidig.

Du utførte faktisk tre oppgaver i rekkefølge: startet telefonsamtalen, hadde samtalen for person og fortsatte deretter telefonsamtalen. Akkurat som i frokosteksemplet ovenfor, kunne du ha fått begge gjort bedre, og på mindre total tid, hvis du hadde gjort dem etter hverandre i stedet for samtidig. Årsaken er at når du begynner hver oppgave, må du fokusere på den og komme i gang.

Den ineffektive oppstartstiden for multitasking

Da du startet telefonsamtalen, måtte du tenke på det, finne telefonnummeret og ringe. Da du ble avbrutt, måtte du finne ut hva personen ønsket fra deg for å kunne gi dem en beslutning. Til slutt, når du gjenopptok telefonsamtalen, måtte du huske hvor du slapp. Du har til og med ha hatt å si, "Ups, beklager, noen gikk inn. Hva var det du sa?""

Jo mer starter og stopper du gjør om dagen, jo mer av disse tidkrevende oppstartsmomentene har du. Disse øyeblikkene er ikke-produktiv tid. Hvis du har en daglig rapport å forberede, er oppstartsmomentet sannsynligvis ganske kort sammenlignet med det for rapporten du bare gjør kvartalsvis. Likevel, hvis du forbereder den rapporten og du blir avbrutt, har du nesten like lang tid til oppstart hver gang.

La oss si at for eksempel kan du skrive en rapport om 30 minutter uten avbrudd. Imidlertid kan det ta flere timer hvis uplanlagte oppgaver og avbrudd dukker opp gjennom dagen. Denne betydelige forsinkelsen kommer ofte ikke så mye fra de faktiske avbruddene som tiden det tar å starte rapporten om og om igjen på nytt.

Hvorfor du bør prøve chunking

OK, noen ganger må du multitask. Jobben din kan være i drift, så det som er bedre enn multitasking? Chunking er bedre for produktivitet.

Chunking er begrepet å dele opp dagen din i større biter i stedet for å reagere på konstante avbrudd. Jo flere tidsbiter du kan vie til spesifikke oppgaver, jo færre oppstartsmomenter du vil ha, og effektiviteten din forbedrer. Siden du ikke vil bruke så mye tid i oppstartsmomenter, vil du ha mer tid, og du vil få mer ferdig. Som en bonus, siden du vil være i stand til å fokusere på den eneste oppgaven, vil du gjøre det bedre.

Som en sidefelt fant prosjektledere for lenge siden utkraften i denne teknikken og opprettet sin egen versjon av "chunking" via arbeidsfordelingsstrukturprosessen.

Hvordan komme i gang med chunking på jobben

Så hvordan kan du begynne å chunking?

• Begynn i det små til du får følelsen av det. Velg en enkelt oppgave, kanskje din ukentlige rapport.
• Sett de 30 minuttene du vet at det vil ta.
• Lukk døren din eller legg opp et tegn som lyder "Genius At Work" eller noe sånt og konsentrerer seg deretter om rapporten og ingenting annet enn rapporten.
• Ignorer telefonen.
• Ikke sjekk e -post.
• Bare skriv rapporten.

Forsøk det samme med telefonsamtaler, ansattes møter og andre vanlige aktiviteter. Fokus, del dagene dine, og etter noen ukers praksis vil du føle og være mer effektiv.

Bunnlinjen

Ikke kast bort så mye av tiden din på å prøve å multitaske. Gjør deg i stedet mer effektiv og mer produktiv ved å chunking. Mens begrepet er vanskelig, er konseptet effektivt.

Oppdatert av Art Petty