Hvorfor konferanser begynner med en plenumssession

Mange store bedriftsmøter og konferanser starter arrangementsprogrammet med det som er en åpningsøkt, noen ganger kalt en plenumssession eller en åpningsgeneraløkt. Disse øktene er hyppigst assosiert med større konferanser, kongresser eller konvensjoner, men de kan også brukes til mindre bedriftsarrangementer.

Åpningsøkter er alltid planlagt i en bestemt periode i begynnelsen av programmet. De løper vanligvis fra en til to timer. Presentasjonene som er planlagt i løpet av disse tider kan tilby arrangører og er vert for en unik mulighet til å adressere sine deltakere.

Hva som utgjør en åpningsøkt?

Åpning av generelle økter er preget av en planlagt presentasjon eller en rekke presentasjoner av en rekke foredragsholdere. De er rettet mot å adressere publikum.

Noen arrangementsprogrammer tilbyr etter hvert samtidig breakout -økter der deltakerne bryter inn i mindre grupper for presentasjoner og workshops. Andre deler publikum nesten umiddelbart for økter som er dedikert til visse roller, ferdighetssett eller interesser. Men plenumssesjonen fungerer som en mulighet til å adressere alle deltakere sammen.

Arrangørens leder kan velge å dekke generelle agendaelementer og skissere målene for det overordnede programmet. Åpningsøkter inkluderer vanligvis en hovedtaler og andre presentatører som hjelper til med å sette tonen for stevnet.

Disse presentasjonene kan holdes i en rekke formater, men selve øktene per definisjon er åpne for alle deltakere.

Hvorfor starte med en plenumøkt?

De mest effektive åpningsgeneralene er de som er organisert til fordel for publikum og deltakerne i arrangementet, ikke Arrangørene. Arrangørarrangører kan benytte anledningen til å adressere selskaper eller foreningsvirksomhets-, arrangementslogistikk og agendaelementer, men en flott plenumsøkt bør også underholde og motivere publikum.

Effektive programmer krever engasjement og interesse for publikum. Arrangørarrangører må kjempe for å få den interessen tilbake hvis de mister den fra begynnelsen. Åpning av generelle økter bør starte programmet på en sterk merknad.

Mål og formål

Flotte åpningsøkter har en tendens til å adressere en kombinasjon av følgende mål:

• Motivere, utdanne og/eller underholde og engasjere publikum.
• Sett tonen for programmet.
• Skape en minneverdig opplevelse.
• Del viktig informasjon.

De beste generelle øktene leverer alle disse målene. Plenumssesjonen for en årlig konferanse kan inneholde en velkomstmelding fra organisasjonens president, etterfulgt av en adresse fra emcee som vil fungere som moderator i løpet av arrangementet.

Plenumsøkten kan ende på en sterk lapp med en hovedtøyttaler som leverer en presentasjon om å motivere de fremmøtte til å oppnå visse mål.

Når det er gjort riktig

En god åpningsgeneral økt vil sette stemningen for hele arrangementet. Du vil opprettholde interessen hvis du kan holde plenumssessionen oppdatert. Du vil motivere deltakere. Gi litt informasjon de ikke kjente før som en smak av ting som kommer. Lag en forbindelse med dem.

Og ja, det er greit å kaste inn litt underholdning, men du vil ikke at underholdningen skal være hele showet.