10 kritiske trinn å inkludere i en prosjektplan

En prosjektplan er kulminasjonen av nøye planlegging av en prosjektleder. Det er hoveddokumentet som guider hvordan et prosjekt vil kjøre, i henhold til lederens intensjoner for hver viktige fasit av prosjektet. Selv om prosjektplaner skiller seg fra selskap til selskap, er det ti kritiske elementer eller trinn som bør inkluderes i en effektiv prosjektplan for å unngå forvirring og tvungen improvisasjon i løpet av prosjektutførelsesfasen.

Prosjektmål

Prosjektmål er definert i et prosjekt charter, men de bør inkluderes i prosjektplanen også for å forklare prosjektets mål ytterligere eller for å inkludere charteret som et vedlegg. Uansett hvordan en prosjektleder velger å innlemme målene i prosjektplanen, er det viktige å opprettholde en klar kobling mellom prosjekt Charter-A-prosjektets første nøkkeldokument-og prosjektets andre nøkkeldokument, prosjektplanen.

Prosjektomfang

I likhet med prosjektmål er omfanget definert i charteret og bør videreutvikles i prosjektplanen av prosjektlederen. Ved å definere omfanget kan prosjektlederen begynne å vise hvordan prosjektets mål eller ferdige produkt vil se ut på slutten. Hvis omfanget ikke er definert, kan det utvides gjennom hele prosjektet og føre til kostnadsoverskridelser og savnet tidsfrister.

Hvis du for eksempel leder et markedsføringsteam for å lage en brosjyre for et selskaps produktlinje, bør du betegne hvor mange sider det vil være og gi eksempler på hvordan det ferdige produktet kan se ut.

For noen teammedlemmer kan en brosjyre bety to sider, mens andre kan anse ti sider som tilstrekkelig. Å definere omfanget kan få hele teamet på samme side ved begynnelsen.

Milepæler og store leveranser

De viktigste prestasjonene for et prosjekt kalles milepæler, og de viktigste arbeidsproduktene kalles store leveranser. De representerer begge de store komponentene i arbeidet med et prosjekt. En prosjektplan skal identifisere disse varene, definere dem og sette frister for fullføringen.

Hvis en organisasjon foretar et prosjekt for å utvikle ny programvare, kan store leveranser være den endelige listen over forretningskrav og hvordan du implementerer dem.

Etter disse kan prosjektet ha milepæler for komplettering av design, systemtesting, testing av brukeraksept og programvareutrullingsdato. Disse milepælene har arbeidsprodukter tilknyttet dem, men de handler mer om prosessene enn produktene selv.

Milepæl og store leverbare frister trenger ikke å være eksakte datoer, men jo mer presise, jo bedre. Presise datoer hjelper prosjektledere med å bryte ned arbeidsstrukturer mer nøyaktig.

I dette stadiet av planen vil du lage milepæler slik at du kan ta store eller høyt nivå leveranser og dele dem ned i små leveranser, som kan skisseres i neste trinn.  

Arbeidsfordelingsstruktur

En arbeidsfordelingsstruktur (WBS) dekonstruerer milepælene og store leveranser i et prosjekt i mindre biter slik at en person kan tildeles ansvar for hver fasit. I utviklingen av arbeidsfordelingsstrukturen vurderer prosjektlederen mange faktorer som styrker og svakheter ved prosjektgruppemedlemmer, gjensidig avhengighet mellom oppgaver, tilgjengelige ressurser og den samlede prosjektfristen.

Prosjektledere er til slutt ansvarlige for suksessen til prosjektet, men de kan ikke gjøre arbeidet alene. WBS er et verktøy prosjektleder bruker for å sikre ansvarlighet på prosjektet fordi det forteller prosjektsponsoren, prosjektgruppemedlemmer og interessenter som er ansvarlige for hva. Hvis prosjektlederen er bekymret for en oppgave, vet de nøyaktig hvem de skal møte med den bekymringen.

Budsjett

Budsjettet til et prosjekt viser hvor mye penger som er tildelt for å fullføre prosjektet. Prosjektleder er ansvarlig for å spre disse ressursene på riktig måte. For et prosjekt som har leverandører, sikrer prosjektlederen at leveranser er fullført i henhold til avtalevilkår, og er spesielt oppmerksom på kvaliteten. Noen prosjektbudsjetter lenker til menneskelige ressursplanen.

Det er viktig å etablere kostnadene for hver milepæl og leveres ved å se på hvor mye tid som kreves, og arbeidskraftskostnadene som er involvert for å fullføre oppgavene. Kostnaden for prosjektet er knyttet til hvor lang tid prosjektet tar, som går tilbake til omfanget av prosjektet. Omfanget, milepæler, oppgaver og budsjett må være på linje og realistisk. 

Human Resources Plan

Human Resources -planen viser hvordan prosjektet vil bli bemannet. Noen ganger kjent som bemanningsplanen, definerer HR -planen hvem som vil være på prosjektgruppen og hvor mye av et tidsforpliktelse hver person forventes å gjøre. I utviklingen av denne planen forhandler prosjektlederen med teammedlemmer og deres veiledere om hvor mye tid hvert teammedlem kan vie til prosjektet. Hvis det er nødvendig med flere ansatte for å konsultere prosjektet, men er en del av prosjektgruppen, er det også dokumentert i bemanningsplanen. Igjen blir passende veiledere konsultert.

Risikostyringsplan

Mange ting kan gå galt på et prosjekt. Selv om det er utfordrende å forutse enhver mulig katastrofe eller mindre hikke, kan mange fallgruver forutsi. I risikostyringsplanen identifiserer prosjektlederen risikoer for prosjektet, sannsynligheten for at disse scenariene vil skje, og strategier for å dempe dem. For å formulere denne planen, søker prosjektleder innspill fra prosjektsponsoren, prosjektgruppen, interessentene og interne eksperter.

Avbøtende strategier settes på plass for risikoer som sannsynligvis vil oppstå eller har høye kostnader forbundet med dem. Det er lite sannsynlig at risikoer vil oppstå og de som har lave kostnader er notert i planen, selv om de ikke har avbøtningsstrategier.

Kommunikasjonsplan

En kommunikasjonsplan skisserer hvordan et prosjekt vil bli kommunisert til forskjellige målgrupper. På samme måte som arbeidsfordelingsstrukturen, tildeler en kommunikasjonsplan ansvar for å fullføre hver komponent til et prosjektteammedlem.

I dette trinnet er det viktig å skissere hvordan problemer vil bli kommunisert og løst i teamet og hvor ofte kommunikasjon vil bli gjort mot teamet og interessentene eller sjefen. Hver melding har et tiltenkt publikum. En kommunikasjonsplan hjelper prosjektledere med å sikre at riktig informasjon kommer til de rette menneskene til rett tid.

Plan for styring av interessenter

En interessentadministrasjonsplan identifiserer hvordan interessenter vil bli brukt i prosjektet. Noen ganger trenger interessenter bare å motta informasjon. Som kan tas vare på i kommunikasjonsplanen. Hvis det trengs mer fra interessenter, skisserer en interessentadministrasjonsplan hvordan den vil oppnås.

Endringsledelsesplan

En endringsledelsesplan legger ut et rammeverk for å gjøre endringer i prosjektet. Selv om prosjektledere har en tendens til å unngå endringer i prosjektet, er de noen ganger uunngåelige. Endringsstyringsplanen gir protokoller og prosesser for å gjøre endringer. Det er kritisk for ansvarlighet og åpenhet at prosjektsponsorer, prosjektledere og prosjektgruppefuller Følg endringsledelsesplanen.