10 Tips for filhåndtering for å holde de elektroniske filene organisert

Å holde de elektroniske dokumentene organisert kan være ganske oppgave i dagens "kablede" verden.

I tillegg til å lagre dokumenter lokalt på stasjonære maskiner, bruker bærbare datamaskiner eller mobile enheter at flere og flere virksomheter bruker skyen for grunnleggende forretningsapplikasjoner og fillagring.

Ytterligere å komplisere lagringsproblemet er behovet for mange bedrifter å dele dokumenter mellom ansatte. Innenfor et kontor oppnås dette vanligvis ved å bruke en filserver eller nettverksinnstilt lagringsenhet (NAS).

Hvis delt mobil tilgang er nødvendig, kan dokumenter lagres i skyen og deles ved å tildele tilgangstillatelser.

Resultatet av alt dette kan være et mareritt på filhåndtering med noen av en persons dokumenter som er lagret i skyen og noen lokalt, og til og med individuelle dokumenter som bare er lagret på ett eller annet sted.

Organisasjon er nøkkelen til elektronisk filhåndtering

Uansett hvor dokumentene er lagret, er det viktig å holde dem organisert og oppdatert. Målet med elektronisk filhåndtering er å sikre at du kan finne det du leter etter, selv om du leter etter det år etter opprettelsen.

De fleste forretningsfolk har på et eller annet tidspunkt vært i den pinlige posisjonen med å ha en kundesamtale og ikke kunne raskt finne den aktuelle fakturaen eller andre viktige kundedokumenter. Like irriterende rusler rundt ved årsskiftet og prøver å finne dokumenter som gjelder selskapskontoer for regnskapsføreren eller enda verre, skattemannen.

Riktig organisering av digitale dokumenter er spesielt kritisk i et delt miljø - hvis en av dine ansatte er fraværende (midlertidig eller permanent!) Du skal enkelt kunne finne alle dokumenter som er opprettet eller administrert av den personen.

Det potensielle tapet av dataproblemer med misfornøyde, avgangsansatte er en grunn til å beskytte forretningsdataene dine.

Disse tipsene om filhåndtering vil hjelpe deg med å holde filene dine tilgjengelige:

1. Bruk standardinstallasjonsmappene for programfiler

Bruk standardfilplasseringene når du installerer applikasjonsprogrammer. Under Windows, etter Convention Application Program Files ligger under (Drive Letter :)-> Program Files Directory. Å installere applikasjoner andre steder er forvirrende og unødvendig. 

2. Ett sted for alle dokumenter

Plasser alle dokumenter under en enkelt "rot" -mappe. For en enkelt bruker i et Windows -miljø er standardplassen My Documents -mappen.

I et fildelingsmiljø, prøv å gjøre det samme. Lag en enkelt rotmappe (kalt "delte dokumenter" for eksempel) og lagre alle dokumenter i undermapper inne i rotmappen. Å ha et enkelt sted for alle elektroniske dokumenter gjør det lettere å finne ting og å kjøre sikkerhetskopier og arkiver.

 3. Lag mapper i et logisk hierarki

Dette er skuffene i datamaskinens arkivskap, så å si. Bruk vanlig språk for å navngi mappene dine; Du vil ikke se på denne listen over mapper i fremtiden og lure på hva "TFK" eller hva som helst annen interessant forkortelse du oppfant.

4. Reirmapper i mapper

Lag andre mapper i disse hovedmappene som behov oppstår. For eksempel kan en mappe kalt "Fakturaer" inneholde mapper kalt "2018", "2017" og "2016". En mappe oppkalt etter en klient kan inkludere mappene "kundedata" og "korrespondanse". Målet er å ha hver fil i en mappe i stedet for å ha en haug med foreldreløse filer som er oppført.

Ikke lag komplekse, dypt lagers mappestrukturer. Hvor mulig bruk beskrivende filnavn i stedet.

5. Følg filnavnkonvensjonene

Noen operativsystemer (for eksempel UNIX) tillater ikke mellomrom i fil- eller mappenavn, så unngå dette hvis datamiljøet ditt er blandet.Bruk i stedet understrekene som en avgrenser (e.g. Doe_john_proposal.Doc.) Andre tegn som / ? \: * | " ^ er også forbudt i fil- eller mappenavn under Windows.

Bruk beskrivende filnavn for enkel identifisering og gjenfinning, men ikke gå over bord - fil/banenavn har lengdegrenser som varierer mellom operativsystemer.

Under Windows den maksimale fulle banelengden for en fil (e.g. stasjonsbokstaven + mappenavn + filnavn) er 260 tegn.Bruk vanlige forkortelser der det er mulig, for eksempel Jan for januar eller Corp for Corporation.

6. Være spesifikk

Gi elektroniske filer logiske, spesifikke navn og ta med datoer i filnavn hvis mulig. Målet når du navngir filer er å kunne fortelle hva filen handler om uten å måtte åpne den og se. Så hvis dokumentet er et brev til en kunde som minner ham om at betaling er forfalt, kan du kalle det noe som "forfalt_20180115"; snarere enn noe som "brev". Hvordan vil du vite hvem brevet er å uten å åpne det?

Hvis du deler filer via e -post eller bærbare enheter, kan det være lurt å ha filnavnet med mer spesifikk informasjon, siden mappeinformasjonen ikke vil bli inkludert i den delte filen.

For eksempel, hvis dokumentet ditt ligger i dokumentene mine \ Fakturaer \ 2017 \ kunder \ doe_john_20180416.DOC og filen deles eller sendes e -post til alle mottakeren vil se er DOE_JOHN_20170416.Doc og kan ikke være i stand til å fortelle at filen er en kundefaktura uten å åpne den.

7. Fil mens du går

Den beste tiden å sende inn et dokument er når du først oppretter det. Så få vane med å bruke dialogboksen "Save as" for å arkivere dokumentet ditt, samt navngi det, legge det på rett sted i utgangspunktet.

8. Bestill filene dine for enkelhets skyld

Hvis det er mapper eller filer som du bruker mye, tvinger dem til toppen av fillisten ved å gi dem nytt navn til dem med en ! eller en AA i begynnelsen av filnavnet.

9. Kaster filene dine regelmessig

Noen ganger er det som er gammelt som i eksemplet på mappen som heter "Fakturaer" ovenfor. Hvis det ikke er det, hold mappene dine ryddig ved å rydde ut de gamle filene.

Gjøre ikke Slett forretningsrelaterte filer med mindre du er helt sikker på at du aldri trenger filen igjen. I stedet, i hovedsamlingen av mapper under rotmappen din, oppretter du en mappe kalt "gammel" eller "inaktiv" og flytt gamle filer inn i den når du kommer over dem. 

10. Sikkerhetskopier filene dine regelmessig

Enten du kopierer filene dine på en annen stasjon eller på bånd, er det viktig å sette opp og følge et vanlig sikkerhetskopiering.

God filadministrasjon gjør det enkelt å finne det du vil ha enkelt

Administrere elektroniske dokumenter skal være en del av en overordnet dokumentstyringsstrategi for din virksomhet. En skikkelig dokumenthåndteringsplan bør inneholde alle aspekter ved håndtering av dokumenter, inkludert lagring, gjenfinning, sikkerhetskopiering og sikkerhet.

Søkefunksjonen er en fantastisk ting, men den vil aldri samsvare med det enkle å kunne gå direkte til en mappe eller fil. Hvis du følger disse filadministrasjonstipsene konsekvent, selv om du ikke vet hvor noe er, vet du hvor det skal være - en stor fordel når det gjelder å finne det du leter etter. God filadministrasjonspraksis vil spare din virksomhet og penger.