10 vaner med vellykkede prosjektledere

Hvorfor bringer visse prosjektledere sine prosjekter i tide, på budsjett og med fornøyde kunder, mens andre har det vanskelig? La oss se på de ti vanene som svært vellykkede prosjektledere deler for å finne ut av det.

Disse vanene blir nevnt om og om igjen i resultatvurderinger og i avsluttende anmeldelser der klienten, teamet eller sponsoren tilbyr tilbakemelding til prosjektlederen.

Du trenger ikke å ha ti års erfaring for å levere suksess hver gang. Ved å endre vanene dine og pusse opp ferdighetene dine kan du forbedre sjansene for at prosjektet ditt er en suksess og gi deg selv en mindre stressende tid på jobben også.

#1. Bruker det rette teamet

De mest effektive og vellykkede prosjektlederne kjenner mulighetene til teammedlemmene sine. Det betyr at de kan tildele riktig arbeid til de rette menneskene.

Å bruke feil ressurs på en oppgave kan føre til at den tar lengre tid eller er dårlig gjort. Det hjelper å kjenne styrkene og svakhetene til individene som jobber med deg, slik at du best kan tildele dem til prosjektoppgaver.

#2. Administrere prosjektproblemer

Alle prosjekter treffer problemer fra tid til annen. Vellykkede prosjektledere lar det ikke bekymre dem. De kjenner prosessene for utstedelsesstyring og også hvordan de best kan takle problemer når de oppstår.

Du kan gjøre det også. Når du vet hvordan du skal vurdere et prosjektproblem, vil du finne ut at ledelsesstyring blir en enkel vane å innlemme i din ukentlige rutine. Legg litt tid til å gå gjennom problemloggen din hver uke, og du vil snart oppdage at det er en enkel jobb å holde seg oppdatert på å håndtere problemer.

#3. Takle endringer

Prosjekter er designet for å endre ting, men den typen endringer skjer med andre mennesker. Det er vanskeligere å håndtere endringen som er rettet mot prosjektgruppen, og forstyrrer den detaljerte prosjektplanen og skaper nytt arbeid og en hel haug med dokumentasjonsoppdateringer.

Vellykkede prosjektledere har en endringsledelsesprosess som de følger. Å følge definerte trinn gjør det lettere å gjøre enhver handling til en vane fordi den er strukturert og repeterende.

Endringsstyringsprosessen ser slik ut:

• Motta informasjon om endringen
• Vurdere endringen
• Etablere hvor mye arbeid det ville være å gjøre endringen
• Utarbeide en anbefaling om det er verdt å gå foran

Når du har utarbeidet en anbefaling, kan du be sponsoren din om å få en beslutning fra om du skal innlemme endringen eller ikke. Du kan godkjenne noen små endringer selv så lenge de er innenfor ditt verv og autoritetsnivå. Vellykkede prosjektledere vet at det å takle endringer er en del av jobben, og de har en plan for å takle dem når de oppstår.

#4. Administrere prosjektkostnader

Det er høyst sannsynlig at prosjektet ditt kommer til å pådra seg kostnader, selv om du ikke har full kontroll over veske strengene selv. Å kunne håndtere økonomiske elementer i din kontroll må være en vane. Hvis du ikke nærmer deg det regelmessig og rutinemessig, vil du finne at jobben blir så enorm at det er umulig å gjøre det bra.

Fantastiske prosjektledere holder seg oppdatert på utgiftene med arkiveringssystemer som fungerer for fakturaer, sitater og estimater. Gå inn i vanen med å bruke budsjetteringsprogramvaren din (selv om det bare er et regneark).

Du kan ikke administrere prosjektkostnadene dine før du har en plan for hva du skal bruke. Lær hvordan du lager et prosjektbudsjett slik at du kan komme i gang.

#5. Teambuilding

Prosjektgruppen fungerer kanskje ikke direkte for deg. Så hvorfor er teambuilding en del av vanene til vellykkede prosjektledere? Det er fordi du trenger at teamet ditt skal samarbeide effektivt, og du trenger personene som er involvert i prosjektet for raskt å komme til et punkt der de stoler på hverandre. Du får det gjennom å bygge teamet. Se opp for situasjoner der teamet ditt faller fra hverandre. Spesielt mobbeatferd er uakseptabel.

#6. Forstå prosesser

Den sjette vanen med meget vellykkede prosjektledere er at de forstår prosessene som eksisterer innenfor deres kontrollområde. Det betyr at de vet hvilke arbeidsprosedyrer som må følges. De kaster ikke bort tid på å prøve å finne ut hvordan de skal skrive en forretningssak fordi de vet at det er en prosedyre for det, og de kan følge trinnene.

De mest suksessrike prosjektlederne er ikke en slave for prosessen. De vet når det rette å gjøre er å følge prosessen. De vet når det er bedre å finpusse det litt for å gjøre oppgavene generelt lettere for alle. Et eksempel på det ville være å fjerne byråkratiet fra et lite prosjekt ved å skreddersy prosessene deretter.

#7. Oppdatering av timeplanen

Prosjektplaner skal ikke overlates til sjansen. De mest vellykkede prosjektlederne vil gjøre det til en vane å regelmessig sjekke timeplanene sine for nøyaktighet og oppdatere dem.

Det er mange måter å spore prosjektets fremgang. Det viktigste er at du gjør det. Hvis du sliter med å gjøre denne vanen til din egen, kan du bestille et kort møte i dagboken din med deg selv og timeplanen din en gang i uken. Bruk samme tid hver uke og ta 30 minutter å gjennomgå hvor du er og hvor du trenger å være. Gjør de nødvendige endringene, fortell teamet og fortsett med prosjektet.

Hvis timeplanendringene dine har innvirkning på sluttdatoen for prosjektet eller på leveringsdatoen for store milepæler, så snakk med sponsoren din. Du bør ikke endre grunnleggende for din baselined plan uten å gå gjennom en formell godkjenningsprosess.

#8. Administrere prosjektrisiko

Det er en ting å vite hva du skal inkludere i risikoregisteret. Det er ikke nok å bruke begynnelsen på prosjektet ditt for å identifisere risikoer og deretter ikke tenke på dem igjen. Risikostyring må være en del av prosjektvanene dine, for uten det vil du oppdage at risikoer blir til problemer og skaper problemer for deg.

Det er et annet område der standardprosesser og bestilling av en vanlig spor for å gjøre en risikovurdering kan hjelpe. Du kan inkludere det som en del av teammøtene dine. Gjør det til en vane å gjennomgå risikoen din med teamet, lukk alle som ikke lenger er en trussel og planlegger handlinger for de du vil dempe.

#9. Sporingstid

Prosjektledere vet mye om prosjektstyring, men det har en tendens til å være i domenet for planlegging og planlegging. Det vi snakker om er tidssporing på en mer regelmessig, daglig basis. Vi snakker om timelister.

Prosjektteam er ofte ikke så opptatt av å bruke timelister hvis de ikke har gjort det før. Mange prosjektstyringsprogramvareverktøy har tidssporing som ligger i produktet. Som kan gjøre det lettere å introdusere bryteren til tidssporing som et team.

Enten du sporer teamets tid (som anbefales) er det viktig at du vet hvor din egen tid går på en dag. Du bør gjøre det til en vane å holde et notat om hvordan du bruker tiden din. Det vil hjelpe deg å forstå om du bruker tid på toppprioritetsprosjektoppgaver. Du tror kanskje at du er det, men er du? Timelister eller tidsopptak av en eller annen form vil hjelpe, selv om det bare er en timelogg på en notisblokk.

#10. Leverer forretningsendring

Til slutt er vanen som gjør prosjektledere mest vellykket deres evne til å likestille prosjektutganger til forretningsresultater. Hvis brukere ikke bruker produktet ditt eller programvaren raskt faller ut på dato eller kunder er ikke så overrasket som du er, har prosjektet ditt vært bortkastet tid.

De mest vellykkede prosjektgruppene sørger for at de vet hvilke forretningsresultater de sikter til. De bygger en løsning som leverer den forretningsendringen på en bærekraftig måte. Hva de leverer når prosjektet slutter, blir brukt og fullstendig adoptert av kunden. Det er en suksess fordi det er bygget for å være en suksess fra starten av.

Å forstå forretningsmessige mål er et sentralt kriterium for enhver prosjektleder som ønsker å påvirke kunder og interessenter. Hvis du kan vise at du har levert noe av verdi, er det lett å demonstrere virkningen du har og verdien du gir til selskapet.

Gjør det til en vane å spørre interessentene dine hvilken forretningsverdi de forventer og hvordan de vil bruke hva det er som prosjektet ditt leverer for dem. Snakk med dem om hvordan de definerer suksess. Du kan bygge dette inn i en repeterbar prosess i starten av hvert prosjekt.