5 ferdigheter med hendelsesplanlegging du trenger for å lykkes

Hvis du vurderer en karriere som en begivenhetsplanlegger, enten som en uavhengig enhet eller med et begivenhetsplanleggingsfirma, må du sørge for at du passer godt for rollen. De mest vellykkede hendelsesplanleggere har et imponerende ferdighetssett. Nedenfor er fem ferdigheter for planlegging av arrangementer du vil nå etter regelmessig. Disse ferdighetene kan gjøre eller bryte suksessen din.

Arrangementsplanleggere er høyt organisert

I hendelsesplanlegging er suksess i detaljene. Og det er mange av dem! Å holde rede på mange oppgaver, flere leverandører og stadig endre oppgavelister på en gang, mens du holder kunden fornøyd med å være utfordrende for noen og skremmende for andre.

Å være høyt organisert er et must for vellykket planlegging av arrangementer. For de som lager og administrerer oppgavelister i sine personlige liv, kan det å være organisert komme naturlig. For andre som sliter med å huske frister eller å hente renseriet, kan det å være organisert kreve mer krefter.

Hendelsesplanleggere kan administrere en hendelse om gangen eller være i planleggingsfasen av flere arrangementer samtidig. Noen arrangementer, for eksempel årlige konferanser, tar mer enn et år med planlegging, så arrangementplanleggere må holde seg organisert på lang sikt.

Organisasjonsverktøy for hendelsesplanleggere florerer, fra programvare som sporer registrering til maler for skjemaer og regneark. En sjekkliste for hendelsesplanlegging som er tilpasset for hvert prosjekt er et av de mest verdifulle verktøyene du kan ha, uavhengig av din naturlige organisasjonsevne.

Finn ut et organisasjonssystem som fungerer best for deg fordi det å være organisert er avgjørende for en karriere for planlegging av hendelser.

Arrangementsplanleggere er personable

Hva har alle hendelser til felles? Mennesker. Vellykkede hendelsesplanleggere er personable, engasjerende, gode samtalepartner og utmerkede lyttere. Arrangementsplanlegging er et sosialt yrke ved at resultatet - selve arrangementet - vil omfatte en gruppe mennesker, store eller små. Å forstå mennesker og glede seg over å snakke med dem er en del av jobben.

Dette betyr ikke at du som en begivenhetsplanlegger vil tilbringe mesteparten av dagen på klientlunsjer og ha cocktailer på sosiale arrangementer. Arrangementsplanlegging er hardt arbeid, og mye av det blir brukt på et skrivebord med en telefon eller datamaskin; En personabel opptreden er imidlertid et must når du takler en av disse vanlige begivenhetsplanleggingsoppgavene:

• Forhandlinger med hotell
• Diskutere menyer med cateringledere
• Møte med leverandører
• Pitching Your Event Ideas til en potensiell klient
• Nettverk når som helst og hvor som helst
• Overvåking av arrangementets ansatte
• Arbeider ditt arrangement og samhandle med gjester og arbeidere

I dagliglivet husker de fleste av oss de hyggelige, hjelpsomme menneskene vi samhandler med, og at samhandling kan gjøre en opplevelse mye mer konstruktiv for begge parter. Å vite hvordan man kan forholde seg til forskjellige personligheter, hvordan du kan få kontakt med noen og gjøre et positivt inntrykk er nøkler til suksess. Ingen vil jobbe med eller hjelpe noen som er vanskelige å snakke med, vanskelig å forstå eller frekk og uprofesjonell på noen måte, så vurder å være personable en essensiell begivenhetsplanleggingsevne.

Lytt og kommuniser tydelig

Utmerkede kommunikasjonsevner er viktige i mange yrker. I hendelsesplanlegging kan feilkommunikasjon føre til mange problemer for både hendelsesplanleggeren og klienten, og en enkel misforståelse kan ha katastrofale resultater. Derfor er muligheten til å lytte avgjørende slik at du forstår kundens behov.

Her er noen eksempler på kommunikasjon og hvordan disse ferdighetene til hendelsesplanlegging brukes når du planlegger hendelser:

Skriftlig kommunikasjon:

• Skrive hendelsesforslag for en potensiell klient
• Lage materialer for å markedsføre firmaet ditt
• Skrive kontrakter for kunder og leverandører
• Utarbeide takkemeldinger til gjesteforelesere og VIPS

Verbal kommunikasjon:

• Evnen til å forklare omfanget og formålet med en hendelse
• Effektivt formidle ideene dine til en veileder, klient eller leverandør
• Forstå og behandle informasjon som gis, for eksempel bekymringene til en klient eller spørsmål fra en catering
• Dyktig forhandle om hotellpriser, kontaktinformasjon eller ekstrautstyr fra en leverandør

Arrangementsplanleggere er kreative

Vellykkede hendelsesplanleggere har ideer - mange av dem. Og med den kreativiteten kommer evnen til å forvandle ideen til noe håndgripelig. Arrangementsplanleggere kan ta en visjon og få den til liv. Fra å utvikle et unikt tema for en fest til å komme med en rimelig dekorasjonsløsning som oppfyller et lite budsjett, er kreativitet viktig når du planlegger en begivenhet.

Kreativitet spiller også en rolle i problemløsing. Å kunne tenke kreativt på å utvikle løsninger på problemer kan påvirke suksessen til arrangementet ditt positivt.

Arrangementsplanleggere er multitaskere

I forskjellige stadier av hendelsesplanleggingsprosessen er det mange oppgaver å håndtere. Du kan forhandle om en hotellkontrakt, møte med en klient for å diskutere potensielle gjesteforelesere, bestille en catering, intervjue leieleverandører og utforske underholdningsalternativer. Og det er bare for en begivenhet. Legg til flere hendelser i planleggingsstadiene på en gang, og sluttresultatet er en sjonglering. Vellykkede hendelsesplanleggere trenger å vite hvordan de effektivt kan multitaske og holde mange aspekter av arrangementet i bevegelse sammen samtidig uten å slippe ballen på noen av disse oppgavene.

Suksess i planlegging av arrangementer ligger i evnen til å prioritere og fokusere på hver oppgave uten å bli distrahert av andre ting eller bli overveldet av de mange detaljene som trenger din oppmerksomhet. Å holde seg rolig, fokusert og fleksibel er attributter til den vellykkede multitaskeren.