6 måter å gjøre bedriftens e -postmeldinger enda mer profesjonelle på

Mange eiere av små bedrifter er avhengige av e -post som en primær modus for forretningskommunikasjon. Dette er ikke overraskende; E -post er rask, enkel og gir en papirspor. Men det betyr ikke at e -postmeldingene dine, spesielt når det gjelder forretningskommunikasjon, bør være avslappet. Faktisk kan dårlig e -postkommunikasjon koste deg kunder mens du skader merkevaren din og omdømmet ditt.

Å sende profesjonell forretnings -e -post kommer ned på å skape vaner som fokuserer på klar, kortfattet og passende kommunikasjon. 

1. Bruk en e -postadresse

Når du er bedriftseier og driver virksomhet på vegne av selskapet ditt, må du sørge for at du bruker en e -postadresse for bedrifter. Ideelt sett betyr det at du har en forretningsadresse (i.e., [email protected]) som du bruker til all forretningskommunikasjon.

Hvis det ikke er mulig, kan du opprette en gratis e -postadresse som inkluderer virksomhetsnavnet ditt (i.e., your [email protected]). Ved å bruke en personlig e -postadresse som tydelig ikke er relatert til virksomheten din, kan du i verste fall skade profesjonaliteten din, og i mange tilfeller kan du ikke bli tatt på alvor.

2. Hold meldinger korte og søte

Det er ingenting galt med å forklare ting i detalj; Det kan gi klarhet og redusere misforståelser. Men når en e -postmelding begynner å se ut som en roman, kan du raskt miste mottakerens oppmerksomhet og forvirre problemet med irrelevant informasjon. For å unngå dette, hold deg til ett emne per e -post, og når du trenger å ta med mer informasjon, bruker du dristige underhoder slik at de viktigste detaljene er klare.

3. Bruk beskrivende emnelinjer

Har du noen gang åpnet en e -postmelding basert på emnet, og endt opp helt forvirret og litt irritert når det handlet om noe helt annet? Siden du allerede holder hver e -post du skriver begrenset til ett emne per tipset over, bør du også sørge for at emnelinjen din gjenspeiler det emnet og ingenting annet. Dette vil ikke bare hjelpe mottakeren, men det vil også bidra til å gjøre det lettere for deg å administrere din egen e -postinnboks.

4. Tone det ned

Det er lett å la ting fly når du sender en e -post fordi du kan føle at du er beskyttet av dataskjermen din, men noen samtaler kan lett bli misforstått i e -post. Faktisk, uten verbale kommunikasjonsselskaper for å temperere meldingen du sender, kan enhver e -post tas feil vei. Hvis du sender en melding som kan være tvilsom, må du lese den på nytt før du sender, og hvis du fremdeles ikke er sikker, er det sannsynligvis bedre å hente telefonen.

5. Gjør e -postsignaturen din nyttig

Sitater, kampanjer og nyhetsbrev påmeldinger i en e -postsignatur kan være effektive i noen situasjoner, men disse varene skal aldri trumfe ved å bruke e -postsignaturen din for hva det er ment å brukes til - for å gi din kontaktinformasjon. Din første e -post eller svar skal inneholde en e -postsignatur med ditt fulle navn, selskap og URL på et minimum. Et telefonnummer, tittel og gjenvinning av e-postadressen din skader heller ikke.

6. Sjekk stavemåten og korrekturlesningen

Stavekontroll er enkel. Gjør det til en standardinnstilling i e -postklienten din for å sjekke alle meldingene før du sender dem. E -post er mer uformell og det er litt mer mildhet med stavemåte og grammatiske feil, men det ser forferdelig ut å sende en melding spekket med feil. Det siste du ønsker er å gjøre et dårlig inntrykk fordi du skynde deg med å sende en e -post og hoppet over å sjekke stavemåten og grammatikken.

E -post er en viktig kommunikasjonsmetode i virksomheten, selv om det ikke er din første preferanse. Å følge denne virksomheten e -post beste praksis vil hjelpe deg med å holde e -postkommunikasjonen din profesjonell og produktiv, og du kan være trygg på at inntrykket du gjør er bra.