7 e -postadministrasjonstips for raskt å øke produktiviteten

En av de vanligste utfordringene for eiere av små bedrifter er å balansere behovet for å få mye oppnådd i det som aldri virker som nok tid. Vi er en ofte overplanlagt gjeng, og de fleste av oss kan dra nytte av litt ekstra tid eller i det minste mer produktiv bruk av tiden vi har.

Når det gjelder tidsstyring, er det ofte en utfordring å finne ut hvordan du bruker tid mer produktivt. Et godt sted å starte er e -postadministrasjon; Dette er et område som topper listen over tidsmortere for mange eiere av små bedrifter.

Fordi en e -post er en kontinuerlig form for kommunikasjon, og vi ikke har full kontroll over den innkommende strømmen, må vi jobbe med å forbedre vår produktivitet i hvordan vi mottar, organiserer, svarer og til og med tenker på e -post. Tipsene nedenfor vil hjelpe deg med å lage et system for å administrere e -posten din på en måte som støtter produktivitet i stedet for å spise bort det.

1. Slå av e -postvarsler

E -post har en tendens til å komme inn til alle tider av dagen og natten, så det er viktig at du kontrollerer hvordan strømmen av innkommende meldinger passer inn i dagen din. Slå av nye meldingsvarsler på både datamaskinen og smarttelefonen for å forhindre konstante distraksjoner og forstyrrelser i timeplanen din, og sjekk etter post når det er praktisk for deg.

2. Bestem hvordan du bruker innboksen din

Det er mange forskjellige filosofier når det gjelder å administrere e -postboksen. Du kan bruke innboksen din som en fangst, begrense den til bare high priority-meldinger, eller gjøre det til en arbeidsoppgaveliste. Nøkkelen er å velge ett formål for innboksen din og holde deg til den.

3. Lag e -post hvitelister og svartelister

De fleste e -postklienter og e -postleverandører lar brukere lage lister over sikre adresser for å sikre at disse meldingene kommer gjennom, mens svartelisting eller blokkering, hva du vurderer spam -adresser. Ta deg tid til å oppdatere disse listene ofte for å holde den innkommende e -posten ren.

4. Sett en tidtaker og batchprosess

Noen eiere av små bedrifter drar nytte av å ha lommer med tid på dagen bare for e -post. Hvis dette fungerer for deg, sett til side en bestemt tid på dagtid for å svare på meldinger, flytter du handlingselementer til oppgavelisten din, slett søppel og få en ide.

5. Bruk regler for å automatisere prosessen

For å effektivisere e -postadministrasjonsprosessen ytterligere, bruk regler i e -postklienten din som sorterer, flagger, flytter og organiserer meldingene dine. Selv om det vil ta litt tid å lage regler som støtter måten du bruker e -post, når du har opprettet dem, kan du kutte ned på en betydelig del av e -postbehandlingstiden.

6. Få et forsprang fra smarttelefonen din

Mange eiere av små bedrifter har smarttelefoner slik at de kan holde kontakten og på toppen av jobben, selv når de er ute av kontoret. Hvis du ofte sjekker e -post på mobilenheten din, kan du spare en betydelig tid ved å lese og begynne å behandle meldinger mens du er mobil. Selv om du bare gjør det til en vane å slette søppel og meldinger du ikke trenger å lagre, kan du dra nytte av å ha en strømlinjeformet innboks når du kommer tilbake til kontoret.

7. Hvis du ikke leser den, avslutter abonnementet

Nyhetsbrev på e -post og andre e -postmarkedsføringsmeldinger kan være en fin måte å holde kontakten med kunder, kolleger, partnere og andre virksomheter du er interessert i, men disse meldingene kan raskt hoper seg opp. Hvis du ikke har lest en bestemt tilbakevendende utsendelse i flere utgaver, kan du stoppe abonnementet ditt. Å begrense nyhetsbrev og andre automatiserte meldinger til bare de du regelmessig leser, kan være en enkel måte å redusere bulk i innboksen din.

Når du har fått e -posten din kvadrat, kan du vurdere å prøve flere digitale verktøy for å bli enda mer effektiv.