7 måter for en leder å forberede seg på en ytelsesgjennomgang

Den årlige ansattes resultatgjennomgang er en essensiell menneskelig ressursprosess for å dokumentere hvor godt en ansatt presterte gjennom året, en mulighet til å gi tilbakemelding til den ansatte, og fungerer som et springbrett for å sette ytelses- og utviklingsmål for det kommende året.

Imidlertid ble det årlige ritualet på arbeidsplassen sammenlignet med en tur til tannlegen for å få en rotfylling. Begge kan være nøyaktige beskrivelser. Akkurat som å ta vare på tennene dine, er grunnen til at den årlige ytelsesgjennomgangen ender opp som en rotkanal på grunn av mangel på forebyggende vedlikehold.

Med en sunn mengde planlegging på forhånd og regelmessige sjekk, kan den årlige ytelsesgjennomgangen være like smertefri som årlige tennerens. Her er syv måter en leder kan forberede seg på en årlig gjennomgang av ansatte for å gjøre det til en produktiv og smertefri diskusjon:

1. Start med resultatforventninger og mål

Forberedelser til en årlig resultatgjennomgang starter med ansettelsesprosessen. En velskrevet stillingsoppslag og stillingsbeskrivelse stave tydelig ut hva som forventes av den ansatte og hvordan god ytelse skal se ut.

Forventninger. Bare sørg for å diskutere disse forventningene og målene med den ansatte og se dem regelmessig. Ting kan endre seg, og når de gjør det, skal ikke den ansatte være den siste som vet.

2. Gi regelmessige tilbakemeldinger gjennom året

En stor del av å gjøre den årlige gjennomgangen smertefri er eliminering av overraskelser. Ansatte fortjener og trenger positive og kritiske tilbakemeldinger regelmessig. For at tilbakemeldinger skal være effektive, må den være betimelig, levert så snart som mulig etter ytelsesresultatet eller atferden. Visst, kritisk tilbakemelding kan svi litt, men det er mindre smertefullt enn å få det hele på en gang på slutten av året.

3. Håndtere ytelsesproblemer raskt og avgjørende

Den årlige gjennomgangen er ikke tiden for å løse et alvorlig resultatproblem for første gang. Ledere må lære å gjenkjenne, diagnostisere og diskutere ytelsesproblemer gjennom året.

4. Opprettholde dokumentasjon gjennom året

En av de vanskeligste delene av å forberede seg på en gjennomgang er å prøve å huske alt som skjedde i løpet av et år. Når en leder ikke har oversikt over ansattes ytelse og atferd gjennom året, har de en tendens til å basere gjennomgangen på nyere minne.

En enkel måte å dokumentere gjennom året er å holde en mappe for hver ansatt for resultatrapporter, eksempler på god og dårlig oppførsel, sammendrag av diskusjoner, tilbakemeldinger fra kunder, oppmøtejournaler og alt annet som gjelder resultatforventninger og mål for ytelse og mål.

5. Få tilbakemeldinger fra andre

Mens en leder er den beste personen som evaluerer en ansattes ytelse, er det også nyttig å anmode om tilbakemeldinger fra kunder, medarbeidere og andre ledere. Dette kan gjøres regelmessig og uformelt, eller med mer formell metodikk for undersøkelser. Tilbakemelding skal være konfidensielle og anonyme og brukes samlet for å bekrefte og støtte lederens vurdering.

6. Be om tilbakemelding fra den ansatte

Mens en leder aldri skal be en ansatt om å skrive sin egen gjennomgang, er det en god praksis å be om en egenvurdering fra den ansatte som en del av forberedelsesprosessen. Den ansatte kan ha informasjon som lederen ikke var klar over, og på et minimum kan lederen få forhåndsvarsel om eventuelle blinde flekker den ansatte kan ha.

7. Vær forberedt med eksempler

For ytelse, gi objektiv, målbar ytelsesdokumentasjon hvis det er mulig. For atferdsmessige tilbakemeldinger, gi 2-3 spesifikke eksempler for hver kompetanse. 

Når en leder følger disse forberedelsestipsene, bør den årlige diskusjonen bare være et sammendrag av alt som allerede har blitt diskutert gjennom året. Fokuset kan da vende seg til å sette forventninger og mål for året etter.