Hvordan lage et pressesett for bedriften din

Du har kanskje hørt begrepet pressesett og kan til og med ha mottatt et pressesett for noe. Selv om formen og funksjonen til et pressesett kan variere sterkt etter industrien, er den aksepterte definisjonen av en:

"En pakke med salgsfremmende materiale levert til pressemedlemmer for å orientere dem, spesielt om et produkt, service eller kandidat.""

Fordi det er så mye variasjon, la oss se på de faktiske komponentene som kan utgjøre et pressesett, og hvordan du kan sette sammen en som gir produktet eller tjenesten din den beste sjansen for gratis publisitet, også kjent som opptjente medier. Hvis du gjør ditt pressesett riktig, vil du se en avkastning mange ganger større enn den første investeringen, spesielt hvis settet får produktet eller tjenesten din lufttid på nyhetsstasjoner, eller skriving på nettet og i utskriftsmedier.

Opprette pressesett

Det er ingen regelbok om å lage pressesett som spesifiserer hvilke komponenter du må inkludere. Pressesettene dine vil variere basert på hva du markedsfører og hvilken type medier som mottar pressesettet ditt.

De fleste pressesett blir sendt ut, ofte til folk som har administrative assistenter, og det er din jobb å lage et pressesett som er interessant nok til å komme forbi portvakteren. Innhold og presentasjon betyr mye. Du kan også sende settet ditt elektronisk ut, selv om det har ti deler som kan bli tungvint.

Det du inkluderer er veldig viktig fordi et pressesett skal være en enkel måte å sette søkelys på deg eller din bedrift. Tenk på det som bedriftens største treffsamling, fordi du vil at media skal vite om deg og dine produkter og tjenester i en ryddig pakke. Hovedpressekitkomponentene du vil vurdere, inkluderer følgende elementer.

Pressemeldingen

Pressesettets pressemelding kunngjør hva du publiserer. Hvis du har et nytt produkt, hjelper pressesettet med å introdusere det. Hvis selskapet ditt fusjonerer med en annen, mester pressemeldingen som.

Du kan inkludere flere pressemeldinger i pressesettet ditt. For eksempel kan et messepressesett inneholde en pressemelding fra fusjonen, tre pressemeldinger fra New Product og en pressemelding som kunngjør en ny administrerende direktør.

Imidlertid ikke ta med mer enn en pressemelding hvis du kan unngå det. Hvis du sender et pressesett til en redaktør, trenger du bare en pressemelding. Husk at jo mer du inkluderer, jo mer arbeid gjør du folk til å gjøre. Du vil gjøre jobben deres så enkel som mulig.

En kort innholdsord/innholdsfortegnelse

Dette er spesielt nyttig for alle slags pressesett som inkluderer mange forskjellige, men like viktige elementer. Brevet ditt kan adresseres til media som takker dem for interessen på forhånd, og så kan du gi et sammendrag av hva som er inkludert og oppgi hvorfor produktet eller tjenesten vil være interessant for dem. Forsikre deg om at mediekontaktens navn og kontaktinformasjon er riktig.

En brosjyre

PR -proffer bruker pressesett for å kunngjøre et nytt produkt, men du kan også inkludere brosjyren din. Brosjyrer er spesielt nyttige for å forklare produktet eller tjenesten din i tillegg til en enkel pressemelding. Det er ikke bare et visuelt element, men det kan gi teknisk informasjon på en rett frem måte. For et messesettssett kan du inkludere en rekke brosjyrer som gir redaktøren/reporteren en stor mengde informasjon om alle de forskjellige produktene/tjenestene dine.

Produktprøver

Hvis produktet ditt er lite nok, og du har råd til å gjøre det, bør du legge en prøve inne i pressesettet. Dette gir redaktører og reportere sjansen til å teste produktet på egen hånd. Sørg selvfølgelig for at produktet fungerer før du sender det til en redaktør. Du vil ikke sende Kablet magasin en ny type lommelykt som tenner i flammer mens du opererer.

Hvis produktet ditt er for stort og du holder en demonstrasjon på anlegget ditt, kan du ta med den informasjonen slik at redaktøren/reporteren kan komme til ditt sted og se produktet på nært hold. Eller, hvis messen din har en demo, er det en god måte å gi mange redaktører og reportere fra hele landet en sjanse til å se produktet ditt i aksjon.

Hvis du bare har noen få prøver, oppretter du et lagdelt pressekit -post. Topp-tier media består kanskje bare av fem til ti utsalgssteder, men de vil være de viktigste. 

Tidligere pressedekning

Hvis du har mottatt gratis mediedekning før, kan du ta med et ark som beskriver medier. Men ikke send mediedekning fra en direkte konkurrent, ellers blir det ikke dekket. For eksempel, hvis Hus vakkert kjørte et stykke på produktet ditt ikke send det til Hus og hage Fordi de vil si at det allerede var dekket av en lyspublikasjon. Imidlertid, hvis produktet ditt dukket opp i et CNN -segment, kan du gå foran og inkludere den presseeksponeringen. 

Faktaark

Dette kan være et flott tillegg til et pressesett fordi det beskriver funksjoner, fordeler og annen spesifikk informasjon på en måte som utdanner reporteren eller redaktøren om selskapet ditt og/eller produkter med raske kulepunkter med informasjon. Faktaark kan brukes til produktlanseringer, pressesett om nye ansettelser, nyhetskonferanser og andre områder der du vil gi redaktørens viktige fakta som de kanskje vil bruke ord-for-ord.

Selskapets bakgrunner

Å skrive en bedriftshistorikkside kan være verdifull for nåværende og fremtidige pressesett. Denne bakgrunnen beskriver bedriftens begynnelse og kan inkludere hvor virksomheten din er på vei. Store prestasjoner bør inkluderes så vel som alle utmerkelser eller priser. Ikke glem planene dine for utvidelse og produktutvikling. Sørg for å oppdatere bakgrunnen din på årlig basis for å inkludere ytterligere prestasjoner og referanseøyeblikk.

Executive Bios

Enten det er en ny administrerende direktør, en ny PR -leder eller et nytt medlem av styret ditt, dette er stedet å informere folk om de som utgjør teamet ditt.

Executive BIOS, sammen med bilder med høy oppløsning, gir redaktøren sårt tiltrengt bakgrunnsinformasjon om kaliberet til folk bak selskapet. Noen publikasjoner skriver ut et bio-ord-for-ord, så skriv biografen i tredjeperson i stedet for førstepersons synspunkt. Hold alle BIOS til en side og inkluder priser og utmerkelser, men ingen personlig informasjon enn bransjetilknytninger.

Sitatark og FAQ

Et sitatarkholdig sitater fra personene i ditt selskap-er en strømlinjeformet måte å gi travle redaktører sitater de trenger for å fullføre en artikkel uten å tvinge redaktører til å spore opp et selskaps PR-person.

Dette arket kan inneholde sitater fra dine ledere, produktutviklere og til og med kundene dine (ellers kjent som attester). Ett ark med sitater kan svare på de mest åpenbare spørsmålene en redaktør sannsynligvis vil ha. Bare sørg for at hvert sitat leser godt på papiret fordi det sitatet mest sannsynlig vil bli brukt ordrett på trykk.

Inkluder Hi-Res-bilder på en flash-stasjon

Er bilder som er relevante for pressesettet ditt? I så fall må du være sikker på at de er bilder med høy oppløsning som er lagret på en hendig medieenhet som en flash-stasjon eller en CD. Du kan også inkludere bilder med høy oppløsning på nettstedet ditt for media å laste ned. Bare sørg for å inkludere den direkte lenken til bildegalleriet ditt i pressesettsmaterialet.