9 møte tilretteleggingsferdigheter for ledere

Møter kan enten være muligheter til å dele ideer, diskutere utfordringer og definere handlingsplaner, eller de kan ende opp som uproduktiv tidssaptere. Dessverre er ledere ofte de viktigste bidragsyterne til å møte prosessdysfunksjon. Du trenger ferdigheter for å kjøre møter ordentlig.

Styrke møtet ditt tilretteleggingsferdigheter

Per definisjon kan lette å gjøre det lettere å gjøre lettere eller mindre vanskelig; Hjelp frem.”For en leder for å lette et møte (i stedet for å kjøre det), må de være villige til å gi slipp på sin makt og være åpne for forskjellige utfall og tilnærminger.

Hvor ledere går galt med møter

Mange ledere tror de vet hvordan de skal "kjøre" et møte. De setter agendaen, gjør alt sammen og tar alle beslutningene. Selv om dette kan føles enkelt og effektivt for ledere, er det ofte bortkastet folks tid, og det benytter seg ikke av det kreative potensialet til teamet.

Det har faktisk den motsatte effekten ettersom ansatte har en tendens til å trekke seg, og utsetter lederen som vil ha ansvaret. 

Hvorfor ledere ikke involverer ansatte

Det finnes mange grunner til hvorfor ledere ikke involverer sine ansatte mer i møter. Mens de tre første elementene nedenfor er atferd hos dårlige ledere, kan den siste, tilretteleggingsevner, læres og styrkes med praksis:

• Frykt for å gi slipp
• Den falske troen på at fordi de har ansvaret, må de gi alle svarene
• Mangel på tillit til de ansatte evner eller problemløsende ferdigheter
• Mangel på møtefasiliteringsevner

Disse ideene for ledere på alle nivåer vil styrke sine møtefasiliteringsevner til støtte for å forbedre møteproduktiviteten.

Ferdighetsledere må legge til rette for møter

Riktig møtefasilitering innebærer å få alle på møtet som er involvert i å identifisere og løse problemer. Lag vil nesten alltid utvikle seg bedre, mer kreative løsninger enn noen manager kan alene. Team er også mer sannsynlig å støtte implementeringen av løsningene de hjalp til med å skape. Du kan dele disse møtefasiliteringsevnen ned i tre forskjellige kategorier:

1. Planlegger et møte
2. Gjennomføre et møte
3. Løse møteproblemer

Hvordan planlegge et møte

Før du begynner et møte trenger du en agenda. For et samarbeidsmøte, invitere møtedeltakere til å fortelle deg hvilke problemer teamet trenger for å løse eller hvilke endringer teamet trenger for å forfølge. Forsikre deg om at emnene er de som gir mulighet for gruppedeltakelse. Tilrettelegging for et møte er annerledes enn å presentere informasjon på et møte.

1. Aktiver gruppemedvirkning

Forsikre deg om at du gir god tid til gruppemedvirkning, og at du ikke prøver å løse for mange problemer i løpet av en kort tidsperiode. Imidlertid kan for mye tid også resultere i en endeløs syklus av "vel hva med ..." sørg for at agendaen din oppfyller tiden som er tildelt møtet. Ferdigheter som trengs inkluderer disse.

• Gruppefasiliteringsevner
• Møteplanlegging
• Problemløsning
• Beslutningstaking
• Agenda Development

2. Forsikre deg om at du gir riktig logistikk

Velg møteplassering og tid nøye. Hvis du prøver å stappe 15 personer inn i et konferanserom med seks stoler, vil møtet være en katastrofe. Når folk er ukomfortable, ikke kan se hverandre, ikke kan høre eller er sultne, vil møteresultater lide.

Lær hvordan du bruker logistikk som en måte å oppmuntre til stor deltakelse og fjerne barrierer. Du må planlegge alt dette på forhånd. Å sende noen ut midt i møtet for å bestille smørbrød gjør møtet ditt mindre effektivt. Logistikkplanlegging involverer disse ferdighetene.

• Logistikkplanlegging og erfaring
• Beslutningstaking
• Gjennomtenkt vurdering av andres behov

3. Innspilling av møteprotokollen

Den siste kritiske delen av å planlegge et møte er møteprotokollen. Hvem vil ta dem? Som vil distribuere dem? Hvis du ikke har en utpekt administrativ person, kan du vurdere å gjøre dem selv eller rotere ansvaret blant teammedlemmene. Hvis Jane gjorde protokollen forrige uke, er det Johns tur denne uken. Hvis du bruker en tavle eller et flip -diagram for å samle ideer, kan du gi personen som skriver nok tid til å dokumentere dem riktig.

• Notatferdigheter
• Dokumentasjonsrelevans 
• Forstå mangfold og inkludering

Hvordan gjennomføre et møte

Med din solide agenda, god beliggenhet og passende forfriskninger, er du klar for møtet ditt. For å gjøre møtet ditt til et flott arbeidsmøte (og ikke bare en informasjonsdump), må du demonstrere passende møtefasiliteringsevner.

For å gjøre dette, vil du fokusere på disse tre komponentene i å møte tilrettelegging.

1. Stille spørsmål

Store spørsmål stimulerer god diskusjon. Artikkelen, "70 Awesome Coaching Questions Use the Grow Model," tilbyr noen fremragende diskusjonsdeltakere.

• Still spørsmål for å få ytterligere informasjon
• Still spørsmål for å lære om forskjellige synspunkter
• Still spørsmål for å merke områder med avtale og uenighet
• Still spørsmål for å bekrefte at du virkelig hører nøyaktig hvilke teammedlemmer som bidrar
• Still spørsmål for å finne ut at du deler mening med teammedlemmer

2. Demonstrere aktiv lytting

Aktiv lytting lar deg virkelig og dypt vite at du og personen du lytter til å dele mening og har kommet til en gjennomtenkt forståelse av hverandres posisjoner. Når du parafraserer, kan du sjekke for forståelse og stille oppfølgingsspørsmål, det oppmuntrer til mer deltakelse og holder diskusjonen flyte.

• Få hodet til å nikke og andre passende gester for å indikere forståelse
• Gjenta det du hørte tilbake til den andre parten slik at du vet at du deler mening
• Still spørsmål for å avklare alt du er usikker på
• Still oppfølgingsspørsmål for å utvide forståelsen din ytterligere
• Bruk ord som "ah-ha", "ja, jeg forstår," og lignende for å indikere forståelse

3. Lede en skikkelig brainstormingøkt

De fleste tror de allerede vet hvordan de skal brainstorme. Imidlertid gjør de imidlertid ikke det. I for mange omgivelser reduseres effektiviteten av idédugnad ved dårlig prosessstyring, sterke sosiale eller politiske press og dårlige tilretteleggingsferdigheter. Mange mennesker har aldri virkelig opplevd kraften i en veldrevet idédugnad.

• Øv på effektive tilretteleggingsferdigheter
• Administrer introduksjonen av ideer fra deltakerne
• Sørg for at alle deltakerne har en like mulighet til å snakke
• Administrer konkurrerende samtaler og folk som snakker over hverandre
• Utform en effektiv måte å begrense de brainstormerte valgene til et håndterbart nummer
• Løs eventuelle konflikter som oppstår

Hvordan løse problemer i et møte

Den andre typen møte krever forskjellige møtefasiliteringsevner. Du trenger ikke å møte hvis alle allerede var enige om løsningen. Du kommer sammen for å dele informasjon og utvikle svar, og dette betyr at du må samle folk. Her er ferdighetene du trenger.

1. Konsensusbyggende ferdigheter

Konsensus betyr ikke at alle må være enige i en beslutning. Det betyr at alle har hatt en mulighet til å dele sine perspektiver (potensielt ved å brainstorme) og foreslå ideer. Etter dette er nøkkelen til konsensus at alle teammedlemmer er enige om å støtte retningen selv om det ikke var deres opprinnelige valg.

• Riktig møtefasilitering vil veilede gruppen fra idédeling til utvikling av en effektiv beslutning.
• Å nå enighet tar mer tid, men vil vanligvis få sterkere innkjøp fra gruppen for øvrig. Husk imidlertid at konsensus ikke er det endelige målet.
• En effektiv beslutning for problemet er det viktigste problemet.

Konsensus beslutningsressurs

Se "et seks-trinns konsensus beslutningsramme" for mer om hvordan du kan lede et team gjennom en konsensusbeslutningsprosess.

2. Ferdigheter i konfliktløsning

Hver gang det er et romfullt av mennesker som er involvert i å løse et problem, er konflikt uunngåelig. Faktisk blir konflikt om oppgaven eller problemet sett av teamforskere som en del av prosessen for effektiv beslutningstaking. En leder må lære å utnytte konfliktens kraft på en positiv måte.

• Administrer diskusjonen for å lytte til alle synspunkter
• Lede diskusjonen for å identifisere områder med avtale og uenighet
• Bruk tilretteleggingsferdigheter for å få visse deltakere til å føle seg hørt ut

3. Ikke-verbale kommunikasjonsevner

Mens forskere krangler om de nøyaktige prosentene, vil de fleste være enige om at mer enn 50% av kommunikasjonen er ikke-verbal.

• En leder må kunne lese gruppens tone og kroppsspråk for å vurdere deres engasjementnivå, lys og engasjement.
• Din forståelse av ikke-verbal kommunikasjon kan bidra til å se når det er sann enighet kontra talte enighet bare for å fullføre møtet.
• Vær klar over kroppsspråk som en måte å oppleve den totale kommunikasjonsstemmen til et individ eller et team.

Bunnlinjen

Tid er en dyrebar eiendel i livet og på jobb. Streber etter å administrere møter for optimal effektivitet og effektivitet. Å lære, øve og anvende de ni tilretteleggingsferdighetene som er identifisert ovenfor, er et flott sted å starte.