En bedriftseierguide til søkersporingssystemer (ATS)

Arbeidsgivere får ofte et overveldende antall søknader om stillinger, som lett kan oversvømme HR -avdelinger. Søker sporingssystemer (ATS) er en type programvare designet for å organisere og effektivisere ansettelsesprosessen. 

Å bruke en ATS er stadig mer vanlig Jobscan rapporterer at nesten 99% av Fortune 500-selskapene bruker en.

I mellomtiden fant en digital rekrutteringsundersøkelse utført av Kellyocg og Human Capital Media at 66% av rekrutteringsorganisasjoner brukte en type ATS for rekrutteringsledelse og/eller etterlevelse. 

Hvis du vurderer en ATS for virksomhetens ansettelsesprosess, er her du trenger å vite om teknologien før du kommer i gang.

Hva er søkersporingssystemer?

Søkersporingssystemer er programvare som brukes av menneskelige ressursavdelinger og bedriftseiere for å hjelpe til med å administrere sysselsettingsprosessen. Databasene lagrer, filer og sorterer gjennom jobbapplikasjoner. 

Med dusinvis av forskjellige alternativer for ATS tilgjengelig, kan det være skremmende å velge riktig plattform for din virksomhet. Avhengig av programvaren, kan ATS brukes til å fullføre oppgaver som etterpoståpninger til jobbtavler, analyser, identifisere toppkandidater, planlegge intervjuer og forutsi ytelsesanalyse, blant andre funksjoner.

Hvorfor bruker arbeidsgivere en ATS? 

Mange jobbsider kan skilte med enkle applikasjonsprosesser, og gir jobbsøkere muligheten til å laste opp et CV og søke om stillinger med bare ett klikk. Som et resultat blir arbeidsgivere ofte oversvømmet av søknader, hvorav mange kommer fra ukvalifiserte kandidater. 

En ATS hjelper å ansette ledere med å organisere svarene. Gjennom bruk av nøkkelord eller annen målinformasjon, kan systemet flagge toppkandidater og se bort fra ukvalifiserte søkere-sparende ansettelsesledere oppgaven med å sortere gjennom hver applikasjon. 

Mange ATS kan også planlegge intervjuer med potensielle kandidater, og unngå alle frem og tilbake e -postmeldinger. Bortsett fra de tidsbesparende hensynene, er en hovedfordel med ATS at det fremskynder tiden til å ansette ved å automatisere oppgaver som vil ta en HR-ansatt betydelig lengre tid å gjøre.  

En studie av Capterra fant at 94% av rekrutterere og talentledere som brukte en form for rekruttering eller søkersporingsprogramvare sa at det forbedret ansettelsesprosessen. Bare 5% rapporterte at den hadde en negativ effekt.

Hvordan fungerer søkerens sporingssystemer?

En ATS passer med et selskaps nåværende sysselsettingssted og automatiserer mange oppgaver av ansettelsesprosessen. Den kompilerer, butikker og sorterer applikasjoner, og kan prioritere toppkandidater, mens du ser bort fra ukvalifiserte søkere. Her er noen vanlige funksjoner som en ATS tilbyr-tools varierer avhengig av kostnader, størrelse og systemforskjeller:

• Legg ut jobbåpninger på tvers av flere jobbtavler
• Søker på sosiale medier profiler etter nøkkelord for å finne potensielle kandidater
• Organisere applikasjoner og regulere deres status
• Analyse og vurdering gjenopptas
• Søk på CV etter nøkkelord eller forhåndsbestemte filtre som arbeidshistorie, utdanning eller erfaring
• Sende intervjuforespørsler og koordinere tider
• Videointervjuer
• Bakgrunnssjekker 
• Automatisk sende ut tilpassede e -postmeldinger 
• Sporing av svar
• Gjenoppta lagring

Hvor mye koster en ATS?

Du kan forvente å betale alt fra $ 5000 til $ 50.000 årlig avhengig av størrelsen på virksomheten din, og typen system og funksjoner du leter etter i en ATS. Noen leverandører tilbyr gratis tjenester for enkeltpersoner som behandler under 20 jobber i året. De fleste plattformer faller inn under $ 10.000 i året.

For å finne ATS som best passer dine behov og budsjett, tilbyr Society for Human Resource Management (SHRM) et nyttig sammenligningskart som viser plattformer fra eksempler på klienter, kostnader og systemfunksjoner.

Fordeler og ulemper ved å bruke en ATS

• Automatiserer prosessen for å spare tid

• Fremskynder tid til å ansette

• Gir bedre kandidatopplevelse

• Gjør det lettere å spore CV

• Gir ytelse og dataanalyse

• Fortsett analysering etterlater rom for tekniske problemer

• Kandidatene kan gli gjennom sprekker

• Åpner dør for "nøkkelordstopping"

• Store investerings- og læringskurve

Fordeler med å bruke en ATS forklart

• Automatiserer prosessen for å spare tid: En stor fordel med å bruke en ATS er at det kan spare HR-team mye arbeid ved å automatisere tidkrevende deler av ansettelsesprosessen.
• Fremskynder tid til å ansette: En annen fordel med en ATS er at den fremskynder tid til utleie, noe som sparer penger og hjelper til med å beholde toppkandidater. GetApp fant ut at 86% av ATS -brukerne undersøkte rapporterte en økning i hastigheten de ansetter kandidater.
• Gir bedre kandidatopplevelse: Å bruke en ATS skaper ofte en bedre kandidatopplevelse, og involverer søkere gjennom hele prosessen og gir dem oppdateringer om deres fremgang. Mange tilbyr mobilvennlige plattformer for økt tilgjengelighet. Noen plattformer støtter flere språk og dialekter. 
• Gjør det lettere å spore CV: CV lagres i en database, slik at arbeidsgivere kan kontakte søkere hvis de passer godt for fremtidige stillinger. 
• Gir ytelse og dataanalyse: Noen ATS -plattformer tilbyr prediktiv ytelsesanalyse. En ATS gir ansettelsesteam med data for å analysere prosessene sine og identifisere hva som fungerer og hvor endringer må gjøres. 

Ulemper med å bruke en ATS forklart

• Fortsett analysering etterlater rom for tekniske problemer: Gjenoppta som er unikt formatert, eller bruker tabeller eller kolonner, kan forårsake parsingfeil i en ATS. Tilsvarende kan unike skrifter, overskrifter og bunntekst eller ikke-standard seksjoner forårsake organisatoriske problemer. 
• Kandidatene kan gli gjennom sprekker: Kvalifiserte kandidater kan gli gjennom sprekkene. En ATS er designet for å se etter spesifikke nøkkelord eller filtre som arbeidserfaring eller ferdigheter. Topp søkere som ikke oppfyller de nøyaktige kriteriene, kan se bort fra.
• Åpner dør for "nøkkelordstopping": Kandidater som er kjent med en ATS kan dra nytte av plattformen ved å fylle applikasjonen full av nøkkelord for å manipulere søkeresultater. I dette tilfellet ser du ikke nødvendigvis de mest kvalifiserte søkerne, men snarere de som vet hvordan du spiller systemet.
• Store investerings- og læringskurve: Å sette opp en ATS er en investering, og det vil være en læringskurve for å ombord hele teamet og oppdatere selskapets nåværende teknologi slik at det fungerer med programvaren.

Spesielle hensyn

Det er viktig for arbeidsgivere å ta hensyn til juridiske hensyn når de bruker en ATS, og å sørge for at de overholder Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) og Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) forskrifter. Bedriftseiere bør sørge for at ATS -en rapporterer og samler inn nødvendig informasjon for å forbli i samsvar med kravene.

Å bruke en ATS betyr ikke automatisk at det vil være i samsvar med forskrifter. Forsikre deg om at du overholder alle ansettelseslover i hvert trinn i prosessen, og er kjent med eventuelle spesifikke krav som kan være aktuelle for din bransje.  

De som får tilgang til ATS, må få opplæring i å legge inn kriterier på riktig måte og holde søkerdataene trygge. Sørg for å bekrefte datasikkerhet så vel som hyppigheten av beskyttelse og standardoppdateringer med ATS -plattformen din.

Key Takeaways

• Søker sporingssystemer (ATS) er et populært verktøy for å hjelpe en ansettelsesansvarlig å organisere, rangere og lagre applikasjoner. De kan være effektive tidssparere, og redusere selskapets tid til å leie, noe som sparer penger og beholder topp talent.
• Selv om en ATS kan gi mange fordeler, er det viktig å huske på at det ikke er en erstatning for menneskets berøring under ansettelsesprosessen. Automatisk CV-analyse kan føre til tekniske problemer-de som ikke følger et standardformat kan forårsake feil eller bli ignorert. 
• Programmer som ikke inkluderer riktig nøkkelord eller arbeidserfaring, kan også overses. Dette kan føre til at topp søkere glir mellom sprekkene. 
• Å bruke en ATS betyr ikke automatisk at den vil opprettholde overholdelse av reguleringer. Forsikre deg om at du til enhver tid overholder å ansette lover, og er kjent med eventuelle spesifikke krav til din bransje.