Administrativ assistent intervjuspørsmål og svar

Når du intervjuer for en administrativ assistentjobb, vil intervjueren lære om hvor relevante kvalifikasjonene dine er for stillingen og hvordan du vil passe inn i selskapet og avdelingen.

Fordi jobben krever både administrative og mellommenneskelige ferdigheter, vil ansettelsesledere ofte spørre om de spesifikke attributtene du har som kvalifiserer deg til stillingen, så vel som dine mindre kvantifiserbare menneskers ferdigheter.

Forbereder seg på intervjuet

En av måtene å forberede er å analysere stillingsbeskrivelsen for å prøve å få en følelse av om det er et bestemt ferdighetssett som stillingen fokuserer på.

For eksempel er det vekt på reiseplanlegging, prosjektkoordinering, den daglige møteplanleggingen, personlig assistanse eller noe annet?

Sørg for å understreke din mest relevante opplevelse når du svarer på jobbspesifikke intervjuspørsmål.

Lag en liste over ferdighetene som er nevnt i stillingen, og legg gjerne til noen andre som du tror også vil være aktuelt. Ta en titt på dine egne administrative og kontorferdigheter, og match dine kvalifikasjoner til jobben.

Dette vil hjelpe deg å skreddersy svarene dine på den mest relevante måten til den spesifikke stillingen.

Se nå: Hvordan svare på 4 vanlige spørsmål for administrative jobber

Tips for håndtering av intervjuet

Det er viktig å være klar over at diskusjonen sannsynligvis vil gå utover mellommenneskelige ferdigheter, for eksempel dine kommunikasjonsevner, organisatoriske ferdigheter eller aktualitet. Du bør også være klar til å snakke om harde ferdigheter.

Vær forberedt på å diskutere programmer

Siden mange administrative assistentstillinger krever hyppig bruk av spesifikk programvare, kan det hende du må diskutere de forskjellige programmene du har jobbet med, hvordan du har brukt disse programmene og ditt kompetansenivå.

Jeg elsker å bruke teknologi og lære om nye programmer. Jeg har også en evne til å lære medarbeidere som kanskje ikke er så kunnskapsrike med å bruke systemer. I min siste jobb hos Kent Associates, meldte jeg meg frivillig til å gjennomgå prosjektstyringssystemer for teamet av fagfolk jeg støttet. Sjefen min godkjente anbefalingen min, og vi hentet inn et nettbasert system, Asana, som hjelper oss å spore prosjekter og dele informasjon på en nettplattform.

Jeg er den personlige på kontoret for PowerPoint-lysbilder og liker å hjelpe våre selgere til å wow kunder med presentasjonene sine. Jeg er også en avansert bruker av Excel og lager komplekse makroer for å utarbeide budsjettfremskrivninger for prosjektforslag.

Svarene dine vil være mer imponerende hvis du gir spesifikke anekdoter som eksemplifiserer din kommando over administrative verktøy og prosesser.

Vær klar til å diskutere administrative prosesser

Du bør være forberedt på å diskutere arbeidsflyten og administrative prosesser i tidligere stillinger. Som administrativ profesjonell skal det ikke være noetviler på at du er organisert og detaljorientert. Intervjueren din vil vite hvordan du manifesterer disse egenskapene i hverdagens arbeidsflyt.

Organisatoriske evner og oppmerksomhet på detaljer er blant mine sterkeste eiendeler. Jeg har trivdes i situasjoner der jeg kan bringe orden til komplekse prosjekter. For eksempel støttet jeg tidligere åtte fagpersoner som planla salgsfremmende arrangementer for kunder. Jeg utviklet en mal for å spore mål og fremgang for hvert prosjekt og sette den opp på en delt drivkraft slik at alle involverte ansatte kunne spore deres fremgang angående teamets prosjekter og arrangementer.

Når jeg jobbet for Alfred Group, opprettet jeg en prosedyremanual som skisserte trinnene som kreves for å behandle lånesøknader, og deretter lastet den opp på nettet slik at alle låneansvarlige kunne følge de samme prosedyrene.

Svar alltid positivt

Vær oppmerksom på din oppførsel gjennom hele intervjuet. Smil, oppretthold øyekontakt med intervjueren din, og snakk med en entusiastisk (men likevel rolig og selvsikker) tone.

Siden administrative assistenter ofte grenser veldig tett med individene de jobber, er det viktig å være positive, profesjonelle og høflige til enhver tid.

Du vil at intervjueren ikke skal være i tvil om at det å jobbe med deg ville være en hyggelig opplevelse.

Jeg jobbet resepsjonen i byrået vårt, og det var kritisk at jeg gjorde et positivt førsteinntrykk for både nåværende og potensielle kunder. Jeg er en naturlig "kan gjøre" person, og vurderingene mine har jevnlig hyllet kundeserviceorienteringen min. 

Selskapet kartlegger kunder etter interaksjoner, og navnet mitt overflater konsekvent som en ansatt som er nyttig, hyggelig og profesjonell. Sjefen min har kommentert hvor ofte klienter ber om meg når jeg ringer til kontoret for å få hjelp.

Administrativ assistent intervjuspørsmål og svar

Når du forbereder deg, kan det være nyttig å gjennomgå spørsmål du kan bli stilt. Tenk på hvordan du rammer inn et svar, og fremhever spesifikke opplevelser og suksesser fra tidligere jobber.

• Hvilke datamaskinferdigheter har du, og hvilke programmer er du komfortabel med å bruke? - Beste svar
• Er du komfortabel med å bruke en telefon med flere linjer og håndtere et høyt volum av telefonsamtaler? - Beste svar
• Hos dette selskapet liker vi å tenke på oss selv som et team som jobber sammen mot de samme målene. Hvordan har du det med å jobbe i et teammiljø? - Beste svar
• Hvordan vil du føle deg tilsyn med to eller tre andre ansatte? - Beste svar
• Hva er din største styrke, og hvordan vil det hjelpe ytelsen din i denne stillingen? - Beste svar
• hva er din største svakhet? - Beste svar
• Hvordan håndterer du stress og trykk? - Beste svar
• Hvordan var det å jobbe for din veileder? - Beste svar
• Hva forventer du av en veileder? - Beste svar
• Foretrekker du å jobbe uavhengig eller i et team? - Beste svar
• Jobber du bra med mennesker? - Beste svar
• Gi noen personlige eksempler på teamarbeid. - Beste svar
• Resepsjonistintervju spørsmål: - Liste over spørsmål

Spørsmål for å stille intervjueren

Du bør også gjøre litt research om selskapet, og være forberedt på å stille relevante spørsmål når muligheten oppstår.

Det kan være nyttig å komme med noen få spørsmål på forhånd som du kan stille, eller diskutere videre, hvis du ikke fikk sjansen tidligere i intervjuet.

Ofte vil dette være nær slutten av intervjuet, så det er viktig å forlate intervjueren (e) med et godt inntrykk. En flott måte å gjøre det på er å vise din interesse og forberedelse til jobbintervjuet ved å binde i spørsmål du ble stilt med noen egne spørsmål.

• Hva er ansvaret for denne stillingen?
• Kan du beskrive en typisk dag (uke) i denne avdelingen?
• Hva er styrkene i denne avdelingen? Hva er svakhetene?
• Hva ville dine tidligere assistenter si den beste delen av å jobbe for deg? Hva ville de si var det verste?
• I hvilken retning ser du selskapet gå i løpet av de neste fem årene? Føler du at det er noen trusler mot suksessen?
• Hvorfor forlot den siste assistenten din stillingen? Hva var hans/hennes styrker? Hva var hans/hennes svakheter? Hva gjør han/hun nå?
• Hvilke attributter hadde din beste assistent? Hva med din verste assistent?
• Hvor ofte utføres ytelsesanmeldelser? Som dirigerer dem?
• Hvilke ferdigheter er viktigst for deg i en administrativ assistent?
• Hvordan belønner du og oppmuntrer menneskene som jobber i avdelingen din?
• Er det noen pågående produksjonsproblemer i denne avdelingen?
• Hvordan har du taklet personellproblemer i det siste?
• Hva er noen av de største utfordringene for en person i denne stillingen?
• Hva er det mest givende aspektet av denne stillingen, etter din mening?
• Støtter du (støtter selskapet/avdelingen) medlemskap i fagforeninger, og fortsetter faglig utvikling?
• Hva vil du beskrive som den administrative personalets rolle på dette kontoret?
• Er overtid eller helgetimer forventet?
• Hva liker du mest med å jobbe for dette selskapet? Er det noen endringer du vil gjøre?
• Hva liker du minst om å jobbe her?
• Oppfordrer du avdelingen til å jobbe som et team, eller konsentrere seg mer om individuelle bidrag?

Vær forberedt på flere spørsmål om jobbintervju

I tillegg til jobbspesifikke intervjuspørsmål, vil du også bli stilt mer generelle spørsmål om din sysselsettingshistorie, utdanning, styrker, svakheter, prestasjoner, mål og planer.

Her er en liste over de vanligste intervjuspørsmålene og eksempler på svar.