En begivenhetsplanleggers guide til planlegging av arena

Å bestemme seg for det beste arrangementet eller arenaen er avgjørende for arrangementets samlede suksess. Mens arenaplanlegging tar tid, trenger det ikke å føles overveldende. For mange, profesjonelle hendelsesplanleggere og amatører kan det være en morsom utfordring.

Forutsatt at du allerede har identifisert hvilken type hendelse du planlegger og dens formål, er det mange andre faktorer må vurderes når du begynner prosessen med å velge selve arenaen. Følgende dette veikartet vil hjelpe deg med å gå gjennom trinn når du velger det perfekte arrangementet.

Målgruppen din

Når du planlegger et arrangement for et arrangement, er en av de viktigste delene av informasjon du må vite hvem gjestene dine vil være og hvor mange du forventer å delta på. Selv om typen arrangement helt sikkert vil informere spillestedets valg, er en av de største begrensende faktorene for hendelsesplass dens kapasitet. Forsikre deg om at du i det minste vet et nøyaktig estimat (det kan være et utvalg) av antall gjester, da dette umiddelbart vil begrense spillestedene dine. Du bør også vurdere publikum. Forsikre deg om at spillestedet ikke bare gjenspeiler selve hendelsen, men gjestenes smak og forventninger.

Hendelsesdatoer

Sjekk kalenderen din fordi timing vil påvirke mange beslutninger, inkludert ditt valgsted. Etter gjestelisten din vil datoen for arrangementet ditt være den neste begrensende faktoren. Avhengig av hvilken type arrangement du planlegger, kan det hende du finner ut at du enten må være fleksibel med arrangementets dato for å få det sted du ønsker, eller at du må være fleksibel med ditt valg av sted for å få datoen du ønsker. Du bør begynne å planlegge å vite hvor du eller klienten er fleksibel. Her er noen spørsmål du bør vurdere:

• Når er gjestene dine mest sannsynlig tilgjengelige for å delta på basert på timeplanene sine?
• Hvilke arenaer har passende og tilgjengelig plass for disse tider?
• Når er den beste tiden for lederteamet ditt å holde arrangementet?

Beregn budsjettet

Med et åpent budsjett kan hvem som helst planlegge en flott begivenhet og ha et uendelig utvalg av stedsvalg. Men mer enn sannsynlig er dine økonomiske ressurser begrenset, og du bør være klar over fra begynnelsen av hva dine økonomiske begrensninger er - selv om hendelsesbudsjettet ditt bare er et ballparkestimat eller rekkevidde. En hendelsesplanlegger kan alltid planlegge en flott begivenhet innen et rimelig budsjett.

• Faller arenaene innenfor budsjettparametrene for plass, tekniske og cateringutgifter?
• Har du forhandlet frem en gunstig pris for tjenester og demonstrert verdien av din rolle?
• Har du tillatt fleksibilitet i budsjettet ditt i tilfelle utgifter til linjevaren overstiger planen?

Omfang ut forskjellige steder

Når gjestelistenummer og mulige hendelsesdatoer er innsnevret, er det viktig å identifisere stedene der hendelsen kan holdes. Hotell og arrangement eller konferansesentre er noen av de mest populære arrangementets rom for bedriftsarrangementer og bryllupsmottakelser, men de er ikke de eneste alternativene. Dette er en tid å være kreativ i tankene dine. Vurder følgende:

• Basert på temaet for møtet ditt, hva tre beste stedene kommer til tankene?
• Hvor vil gjestene dine foretrekke å delta på dette møtet?
• Hva som vil være mest praktisk for gjestene dine?
• Annet enn et hotell, hvilke uventede steder som kan øke RSVP -hastigheten?

Finn riktig type plass

Stedet du velger må ha et passende rom for den type arrangement du planlegger. Vil arrangementet ditt kreve et dansegulv? Trenger du et PA -system? Hva med en høyttalerens podium eller en projektorskjerm? Hva slags bordoppsett trenger du? I tillegg til å vurdere disse slags spørsmål, er her noen av de beste spillestedets spørsmål å stille deg selv:

• Oppfyller arrangementets spillested de spesielle kriteriene for programmet ditt eller arrangementet?
• Kan lokalet imøtekomme din produksjon, underholdning, A/V, lyd og andre tekniske behov?
• Gjenspeiler anleggets tilstand de høye standardene i organisasjonen din?

Tenk på arenaer og begrensninger

I tillegg til å finne riktig type hendelsesplass, vil du se på hvilke typer andre tjenester som tilbys av arenaen og bestemme verdien til arrangementet ditt. Noen arenaer vil også ha en foretrukket leverandørliste som du må jobbe for å finne leverandører eller leverandører for andre tjenester. Andre arenaer har begrensninger på dekor eller andre aspekter av selve arrangementet. Noen spørsmål å stille inkluderer:

• Tilbyr dette arenaen gode parkeringsalternativer eller betjent?
• Tilbyr dette arenaen sikkerhet?
• Tilbyr dette arenaen tilleggstjenester som catering, blomsteroppsatser, lin- og bordleie, etc.?
• Har dette arenaen et oppsett og opprydding av mannskapet?
• Begrenser dette arenaen hvilke andre leverandører du jobber med?
• Har dette stedet mat og drikke minimum?

Vurder omdømme

Et steds rykte for tjeneste er kritisk. Dette er ofte forskjellen mellom å holde en god begivenhet og å produsere en flott begivenhet. Måten et sted administrerer sine fasiliteter, ansatte og kunder vil alltid bli husket på. For å få en mening for et spilles omdømmeverdi, bør du vurdere disse spørsmålene:

• Hva er ansettelsesperioden for konferansesjef, catering manager eller utøvende kokk?
• Vil ledelsen behandle deg som en VIP -klient eller akkurat som et av de flere programmene?
• Hvor mye fleksibilitet er arenaen som er villig til å utvide deg?
• Har de attester eller anmeldelser tilgjengelig?
• Tilbyr spillestedet fotografier fra arrangementer som ligner på ditt?

Planlegg et besøk

Med mindre logistikk og tid forhindrer det, bør hver hendelsesplanlegger gjennomføre en inspeksjon av nettstedet før du får et sted for å få et sted. Bilder kan være veldig nyttige, men det er mange aspekter som bare kan evalueres personlig. Be om en omvisning på spillestedet inkludert alt fra parkering til inngangen og arrangementet til badene. Du vil være glad for at du gjorde det.

Innlemme klientpreferanser

Arrangementsplanleggere må presentere sine arenaanbefalinger for sin klient (enten det er en intern klient som bedriftsledere eller ledelse eller en ekstern klient) og få godkjenninger. Det eneste spørsmålet å stille deg selv med hensyn til klienten i løpet av planleggingsfasen er at klienten godkjenner anbefalingen (e)? For å kunne svare på det spørsmålet med litt selvtillit, må du sørge for at du forstår klientens forventninger og preferanser fra begynnelsen.