Før du kjøper en kopimaskin til ditt lille eller hjemmekontor

Mens forestillingen om et papirløst kontor høres bra ut i prinsippet, er realiteten at mange små eller hjemmekontor (SOHO) virksomheter fremdeles har behov for å kopiere trykte dokumenter ofte nok til å vurdere å ha en egen kopimaskin.

De gamle stilkopiske kopimaskinene i stilen har nesten forsvunnet i den digitale tidsalderen, erstattet av multifunksjonsskrivere som kombinerer funksjonene til utskrift, kopiering, skanning og eventuelt faksing til en enkelt enhet. Teknisk sett er en "kopimaskin" i dagens termer normalt en skriver som har innebygd skanning, slik at et dokument som skal kopieres kan skannes og reproduseres av skriveren.

Som med de fleste elektronikk, fortsetter kopimaskin/skriverenheter å synke i prisen, men har flere funksjoner enn noen gang, og bekvemmeligheten av å kopiere internt i stedet for å kjøre til en utskrifts-/kopibutikk kan ikke bli slått.

Her er de viktigste kjøpsfaktorene som hjelper deg å velge en skriver/kopimaskin for SOHO.

Inkjet kontra laser/LED

For høyhastighets kopiering av tekstdokumenter er laser/LED-skrivere generelt det bedre valget. Inkjets er i stand til å skrive ut i mye høyere oppløsninger, noe som gjør dem mer egnet for grafikk, spesielt fotografier.

Koste

Mens skriver- og blekk-/tonerkostnader kan trekkes fra skatten din, må du fremdeles legge regningen i utgangspunktet, og den kan legge opp. Når du vurderer kostnadene for en skriver/kopimaskin, faktor i bekostning av blekk eller toner, spesielt hvis du skal skrive ut/kopiere regelmessig. Skriverprodusenter selger enhetene til eller under kostnadene, og tjener i stedet for å selge blekk og toner. For å sikre at de får pengene sine verdt, utstyrer mange selskaper enhetene sine med blekk/tonerpatroner som har innebygde mikrobrikker som forhindrer "uoffisielle" kassetter fra. Det kuppet blekkpann eller laser er kanskje ikke så stor en avtale som du trodde når det er på tide å erstatte den dyre blekket eller tonerpatronen (er).

Fargeskriver/kopimaskiner er spesielt dyre å kjøre, da de krever 4 kassetter (svart og hvitt, cyan, magenta og gult). Det er typisk for erstatningskostnadene for blekkstrekk/tonerpatroner å overstige kjøpesummen til en hel enhet. 

Med WiFi og Internett -tilkobling kan mange skriverselskaper nå overvåke og automatisk sende deg blekk/toner når det oppdager at du blir lav. Dette krever en abonnementstjeneste, hvis kostnad er basert på antall sider du skriver ut per måned. Mens en abonnementstjeneste kan spare deg for å bestille eller kjøre til en butikk, vil du faktorere i den månedlige kostnaden kontra utskriftsutgangen.

Heldigvis kan det meste. Selskaper som Costco tilbyr en times blekkpunkt refills. Påfyllingssett er også tilgjengelige for gjør-det-selv-typene, men påfyll av blekkstrekk eller tonerpatroner er rotete og ikke for den mekanisk utfordrede. Du kan også redusere mengden blekk du bruker ved å bruke mindre skrifter, forhåndsvise og korrekturere dokumentet før du skriver ut, og bruker "utkast" eller "skriv ut i gråtoner" -alternativer. Legg også merke til at du fremdeles har mer blekk i kassettene dine, selv når du får advarselen om "lavt blekk".

For å få et inntrykk av hvor mye skriveren vil koste pågående, sjekk produsentens publiserte kostnad per side.

Volum

De fleste små forretningsorienterte skriver/kopimaskiner er ikke designet for tungt volum, så sjekk enhetens anbefalte bruk (sider per måned pliktsyklus). Antall sider som kan skrives ut med en bestemt kassett, referert til som ISO -utbytte, vil gi deg en grov ide om hvor ofte kassettene vil trenge utskifting.

Merk at selv om du har en egen skriver/kopimaskin, kan det fremdeles være fornuftig å bruke lokale eller online kopieringstjenester for større utskrifts-/kopiprogrammer eller spesialutskrift som brosjyrer som brosjyrer. Med prisen på blekk og toner er det rett og slett ikke kostnadseffektivt å gjøre stort volumutskrift/kopiering på rimeligere skrivere/kopimaskiner, spesielt med fargedokumenter eller fotografier. Å kjøpe en lavere kostnadsskriver/kopimaskin for grunnleggende behov og outsourcing av større utskrifts-/kopjobber er et ideelt kompromiss for de fleste små bedrifter.

Dupleksing

Dupleksing er muligheten til å skrive ut/kopiere på begge sider av siden. Selv om det kanskje ikke er nødvendig for dine behov, er det fordeler med tosidig utskrift som å lagre papir. Sammen med å spare papirkostnader og miljø, kan tosidig utskrift gjøre det lettere å stifte pakker med papir.

Tilkobling

For at en skriver skal fungere, trenger den en måte å bli fortalt hva som gjør. Når det gjelder kopiering, vil du bare legge papiret på kopien og pirke på kopiknappen og skrive ut siden.

For å bruke som skriver, må du ha enhetene, for eksempel datamaskinen din, tilkoblet for å gi utskriftskommandoen. Bortsett fra direkte USB-tilkobling til en PC, har de fleste skriver/kopimaskiner med nettverkstilkobling, kablet, Wi-Fi eller begge deler. Fordelen med dette er reduserte kabler så vel som muligheten til å skrive ut fra en rekke enheter som nettbrett eller telefon.

Svart og hvitt eller farge?

Fargekopiering er tregere og dyrere, men kan være en funksjon du vil at skriveren/kopimaskinen din skal ha hvis du har tenkt å produsere salgsfremmende materiale for din lille bedrift, for eksempel brosjyrer, eller kopiere fargebilder. Merk at hvis du trenger fargetrykk av høy kvalitet, vil du sørge for at du bruker papir av høy kvalitet, som ofte er dyrere enn vanlig skriverpapir.

Media allsidighet 

Velg en kopimaskin som kan håndtere en rekke papirstørrelser og vekter og andre medier, for eksempel transparenter og indekskort. Se etter kopimaskiner som tilbyr flatbed kopiering hvis du er bekymret for kopiering fra bøker. Mange har arkmatere som er nyttige hvis du må kopiere flere papirer samtidig.

Papirhåndtering

Som en liten forretningsperson har du bedre ting å gjøre enn å fylle på papirbrett eller mate enkeltark gjennom en skriver/kopimaskin. Hvis du skriver ut/kopierer regelmessig etter en modell med en papirkapasitet på minst 250 ark eller mer. Du vil også definitivt ha en automatisk dokumentmater som holder minst 30 ark. 

Responstid

Skriver/kopimaskiner som ikke har noen oppvarmingstid er ideelle for små og hjemmekontorer, der maskinen kan sitte på tomgang i flere timer eller dager. Høydehastigheter med høy utskrift/kopier er flotte, men vil ikke spare deg når som helst hvis du må vente minutter på at enheten skal varme opp hver gang den kommer ut av søvnmodus. Noen skriver/kopimaskiner tilbyr nå en første kopitid på færre enn 10 sekunder.