Styremøte Minuttmal - og tips i minutter

Alle stater krever at selskaper tar og distribuerer minutter med møter, og alle stater krever at styrer for å holde møte minutter. Men det er ingen spesifikke regler for hva du skal inkludere i styremøtet og hvordan du tar disse minuttene. Her er noen tips for bruk av å gjøre livet til bedriftsstyret vanskeligere, inkludert tips på virtuelle møter.

Hvorfor holde bedriftsstyrets møteprotokoller

Det er faktisk flere grunner til å ta og registrere minutter på bedriftsmøtene dine.

For juridiske formål. Den første og viktigste grunnen til å ta minutter med møter er å ha en oversikt over hva du bestemte deg for, i tilfelle protokollen blir påkalt av en domstol under rettssaker.

For ansvarsformål. Styremedlemmer er i en tillitsposisjon. Beskyttelsen av styremedlemmer mot ansvar kalles et bedriftsslør fordi det holder en lovlig barriere mellom styret og virksomheten. Styremedlemmene tar beslutninger om penger som er investert av bedriftsaksjonærer, og de må kunne bevise at de handlet klokt, i selskapets beste interesse, og uten interessekonflikter. Minutter hjelper styremedlemmer med å unngå personlig ansvar for sine handlinger.

Hva et styre gjør - og ikke - gjør det

Et selskapsstyr tar beslutninger om den overordnede politikken for virksomheten eller organisasjonen. De daglige beslutningene tas av selskapets ledere basert på den politikken. Noen ganger styrer styrer og prøver å ta beslutninger som er best overlatt til ledelsen. 

Vedta en agenda før møtet

En møteagenda viser emnene som skal diskuteres og godkjennes under møtet. Å ha en spesifikk agenda gjør ikke bare møtet jevnere, men det lar styret (og alle som leser minuttene senere) vite den relative viktigheten av hvert element på agendaen. Presidenten presenterer vanligvis en foreslått agenda i begynnelsen av møtet, og styret vedtar det, etter å ha gjort endringer.

Styrets agenda bør inneholde spesifikasjoner om hvert av disse områdene som skal diskuteres, kåret av styremedlemmene:

• Agenda for godkjenning (styret kan godkjenne et tillegg)
• Protokoll fra det siste møtet for godkjenning
• Rapporter fra ledere og utvalg
• Gammel virksomhet (gjennomført fra et tidligere møte)
• Ny virksomhet
• Kommentarer og kunngjøringer
• Utsettelse (med tid)
• Neste møtedato sett.

For å få møtet ditt til å gå raskere og sørge for at du har tid til å diskutere alt, ikke tillate diskusjon om noe som ikke er inkludert i dagsordenen. Legg til emnet til neste møtes agenda.

Viktige deler av styrets møteprotokoller

Malen for møtemeknutter for styret skal omfatte: 

Hvilken type styremøte - vanlig, spesiell eller årlig (alle stater krever at selskaper har et årsmøte). Hvis presentasjoner blir gitt av komiteer eller andre, inkluderer navn og titler av presentatører.

Som var til stede, og bemerket direktører, gjester og ansatte, og hvilke styremedlemmer som ikke var til stede. Navnene på alle som kommer sent eller forlater tidlig, må bemerkes. 

Om et beslutningsdyktighet er til stede. Et beslutningsdyktighet kreves vanligvis av selskapets vedtekter for at alle stemmer skal tas. Kvorumkravet er vanligvis mer enn halvparten av medlemmene. (For et styre med ni medlemmer, for eksempel, må fem medlemmer være til stede for et beslutningsdyktighet). 

Styret møteprotokoller maler

Microsoft har en rekke tavle minutter maler for forskjellige typer bedrifter og organisasjoner.

Boardeffect, som betjener ideelle organisasjoner og utdanningsinstitusjoner, har en møtemeldingsmal du kan bruke.

Hva du skal spille inn og hva du ikke skal spille inn

Sannsynligvis den største feilstyret er å kreve detaljert informasjon om diskusjoner (noen ganger argumenter) og prosesser. Møtene skulle gjenspeile det som ble gjort og avgjort på møtet, ikke hvem som sa hva i diskusjonen.

La oss si at styret ditt stemmer på et forslag om å selge en ny linje med produkter. Møteminettet skal si: "Bevegelse for å legge til en ny linje med krydder. Bevegelsesrester og godkjent, med så-og-så-dissenser."Hvis gruppen hadde en diskusjon, trenger du ikke si noe om det.

Minutter er en offisiell rekord, noe som betyr at de kan bli gjenstand for stevning i en rettssak. Bare ta med hva som kreves.

Bruker en samtykke agenda for å holde møtene kort

Ingen liker lange møter, men det er noen måter å forkorte møtet og protokollen. Det kan være lurt å spare styretid ved å opprette en samtykke agenda. I utgangspunktet er denne agendaen en liste over problemer som kan håndteres raskt uten diskusjon. Listen kan inneholde minutter fra forrige møte, økonomi og rapporter fra komiteer eller administrerende direktør.

Alternativer for virtuelle bedriftsstyremøter

Du kan ha virtuelle styremøter i en av flere forskjellige typer:

• På telefonen eller en høyttalertelefon, med eller uten internettstøtte
• En kombinasjon av medlemmer online og personlig
• Et "fullverdig" møte, med internett, telefon, lyd, video, tekst og stemmeberettigede evner

Noen hensyn og spørsmål å svare på:

• Hvordan kan medlemmene stemme? Vil du tillate anonym stemmegivning via telefon eller tekst? Hvordan vil det fungere? Vil logge være tilstrekkelig?
• Hvordan vil medlemmene se agendaen og viktige dokumenter? Hva med endringer i et dokument før du stemmer? Vil bevegelser må sendes skriftlig?
• Vil noen være til stede for å hjelpe medlemmer med tekniske problemer og feilsøking?
• Hvordan vil du bestemme hvem som har gulvet til diskusjon?

Det kan være lurt å ta med beslutningene dine om å kjøre virtuelle styremøter i bedriftens vedtekter. Roberts Regel of Order har noen eksempler på regler for elektroniske møter som kan hjelpe deg med å ta beslutninger og dokumentere dem i vedtektene dine.

Hold registreringer av møteprotokollen

Etter alle problemer du går til for å holde gode minutter for selskapet ditt, ikke glem å holde bedriftens møte minutter et sted trygt og tilgjengelig. Sett opp en prosess for å oppbevare minutter i en bedriftsregistreringsbok, eller "In the Cloud", i en passordbeskyttet fil. 

Legg til en advokat i styret ditt

Enten selskapet ditt er privat eller offentlig eller non-profit, bør du ha en advokat som gir deg råd om hvordan du kan ta bedriftsminutter, og å være til stede på viktige styremøter for å sikre at du og styret ditt er beskyttet.