Forretningsbrevformat med eksempler

Et forretningsbrev er et formelt dokument som ofte sendes fra et selskap til et annet eller fra et selskap til sine kunder, ansatte og interessenter, for eksempel. Forretningsbrev brukes også til profesjonell korrespondanse mellom enkeltpersoner.

Selv om e-post har overtatt som den vanligste formen for korrespondanse, brukes utskrevne forretningsbrev fremdeles for mange viktige, alvorlige korrespondanser, inkludert referansebrev, ansettelsesverifisering, jobbtilbud og mer.

Å skrive et effektivt, polert forretningsbrev kan være en enkel oppgave, så lenge du holder deg til de etablerte reglene for layout og språk.

Innse at mottakeren din leser en betydelig mengde korrespondanse med jevne mellomrom og vil favorisere godt utførte brev som er fri for skrivefeil og grammatiske feil.

Hva du skal inkludere i brevet

Gjør formålet med brevet ditt klart gjennom enkelt og målrettet språk, og hold åpningsparagrafen kort. Du kan begynne med, "Jeg skriver i referanse til ..." Og derfra, kommuniser bare det du trenger å si.

De påfølgende avsnittene skal inneholde informasjon som gir leseren din en full forståelse av målene dine (e), men unngå slyngende setninger og unødvendig lange ord. Igjen, hold det kortfattet å opprettholde oppmerksomheten.

Hvis intensjonen din er å overtale mottakeren på noen måte, enten det er å investere penger, gi deg en referanse, ansette deg, samarbeide med deg eller fikse et problem, opprette en overbevisende sak for din sak.

Hvis du for eksempel vil at leseren skal sponse et veldedighetsarrangement, kan du identifisere overlapping med selskapets filantropiske mål. Overbevise leseren om at å hjelpe deg vil være gjensidig fordelaktig, og du vil øke sjansene dine for å vinne deres støtte.

Seksjoner av et forretningsbrev

Hver del av brevet ditt skal følge det aktuelle formatet, og starte med kontaktinformasjonen din og mottakerens; hilsen; Likens kropp; lukking; Og til slutt din signatur.

Din kontaktinformasjon

• Navnet ditt
• Din arbeidstittel
• Din bedrift
• Adressen din
• By (*): Stat (*): Postnummer
• Telefonnummeret ditt
• Din epostadresse

Dato

• Datoen du penner korrespondansen

Mottakerens kontaktinformasjon

• Navnet deres
• Deres tittel
• Deres selskap
• Selskapets adresse
• By (*): Stat (*): Postnummer

Hilsen

• Bruk "til hvem det kan bekymre deg", hvis du er usikker på hvem du tar opp.
• Bruk den formelle hilsen “Kjære MR./MS./Dr. [Etternavn], ”hvis du ikke kjenner mottakeren.
• Bruk "Kjære [fornavn]", bare hvis du har et uformelt forhold til mottakeren.

Kroppen

• Bruk linjer med en avstand med et ekstra mellomrom mellom hvert avsnitt, etter hilsen og over stengingen.
• Venstre rettferdiggjør brevet ditt (mot venstre margin).

Avsluttende hilsen

Hold avsluttende avsnitt til to setninger. Bare gjenta grunnen til å skrive og takke leseren for at du vurderer forespørselen din. Noen gode alternativer for avslutningen inkluderer:

•  Med vennlig hilsen
•  Med vennlig hilsen
•  Hjertelig
•  Respektfult

Hvis brevet ditt er mindre formelt, bør du vurdere å bruke:

• Beste ønsker
• Beste
• Takk skal du ha
• Hilsen

Din signatur

Skriv signaturen din rett under avslutningen og legg igjen fire enkeltrom mellom lukkingen og det skrevne fulle navnet, tittelen, telefonnummeret, e -postadressen og all annen kontaktinformasjon du vil inkludere. Bruk formatet nedenfor:

Din håndskrevne signatur

Skrevet fullt navn
Tittel

Forsikre deg om at ingenting ble savnet

En god tommelfingerregel er å korrekturlese korrespondansen din to ganger, og deretter få en kollega gjennomgå den for å sikre at ingenting ble savnet.

Forretningsbrev mal

Du kan bruke dette forretningsbrevprøven som modell og laste ned malen (kompatibel med Google Docs og Word Online) for tekstversjonen nedenfor.

Forretningsbrev prøve (tekstversjon)

Linda Lau
Northern State University
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
Linda.lau@e -post.com

5. mars 2020

Oscar Lee
Administrerende redaktør
Acme Graphic & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321

Kjære MR. Lee,

Jeg vil invitere deg til å delta på vårt kommende Liberal Arts Department Job Networking Event. Arrangementet avholdes på ettermiddagen 1. mai 2020. Vi ønsker å gi våre nyutdannede seniorer en mulighet til å møte bedriftsledere i området som kan lete etter nye ansettelser som holder grader i liberale kunst.

Arrangementet vil bli holdt ved Cox Student Center ved Northern State University og vil vare omtrent to til tre timer. Hvis du har interesse av å delta på eller sende en representant.

Takk for tiden din, og jeg håper å høre fra deg snart.

Respektfult,

(signatur papirkopi brev)

Linda Lau
Liberal Arts Department Chair

Eksempel på e -post signatur

Hvis du sender et e -postbrev, vil signaturen din være litt annerledes. I stedet for å inkludere kontaktinformasjonen din i overskriften på brevet, må du liste den nedenfor signaturen. For eksempel:

Sender et e -postbrev

Med vennlig hilsen,

Fornavn Etternavn
Tittel
Adressen din
Telefonnummeret ditt
Din epostadresse

Vær tydelig hvorfor du sender meldingen. Inkluder emnet du skriver om i emnelinjen i e -posten, så leseren er tydelig på hvorfor du sender meldingen.

Tips for å skrive et forretningsbrev

Gjennomgå brevprøver, inkludert følgebrev, intervju takk brev, oppfølgingsbrev, jobbaksept og avvisningsbrev, avskjedsbrev, takknemlighetsbrev og mer forretnings- og sysselsettingsrelaterte brevprøver og skrivetips.