Utfordringer og fordeler med matriksstyring på arbeidsplassen

Matrix Management brukes ofte i organisasjoner for å dele ansatte og ressurser på tvers av funksjoner. I et matriksstyringssystem har en person en primær rapport-til-sjef mens han også jobber for en eller flere ledere, vanligvis på prosjekter.

Det er forskjellige typer matriksstyringsstiler, og forskjellige metoder for å overvinne utfordringene som følger med dem. Du bør vite om det er aktuelt å bruke matriksstyring og hvilken stil du bør bruke.

Hvor matriksstyring er fornuftig

Matrix Management er ideell for å dele talent og ferdigheter på tvers av avdelinger. Det er et spesielt praktisk system når du utvikler nye produkter-det lar enkeltpersoner fra forskjellige funksjoner i en organisasjon jobbe under en prosjektleder for å lage noe nytt og unikt. Dette gir teamet muligheten til å trekke på forskjellige ferdighetssett fra flere fagområder, og styrker prosjektgruppen. 

Det er en fin måte å kutte kostnader, så godt en matrise-tilnærming til prosjekter er vanligvis rimeligere enn å etablere dedikerte prosjektgrupper. Mangfoldet av teammedlemmene gjør teamet overlegen mange rent funksjonelle team. 

Der matriksstyring ikke er ideell

Selv om det er mange potensielle fordeler med denne fleksible stilen for teamstruktur, er det noen omstendigheter der den ikke er ideell. Disse inkluderer:

• Et prosjekt som er spådd å være på lang sikt. Et dedikert team med permanent oppgave kan være optimalt
• Situasjoner der en ansattes ferdigheter er misjonskritisk for en bestemt funksjon. Å dele denne personen kan redusere effektiviteten til den funksjonen

Varianter av matriksstyringsstiler

Typene Matrix Management-stiler avhenger av kraften som er gitt til prosjektlederen som leder det tverrfunksjonelle initiativet. Det er tre typer prosjektgruppestiler: svak matrise, balansert matrise og sterke matriksteam.

Hard Matrix -formatet ligner på et dedikert team, der teammedlemmene har en klar rapportering til prosjektlederen. Prosjektleder er funksjonslederen til prosjektet avsluttes. Generelt mister funksjonen teammedlemmet hører til den personen i løpet av prosjektet.

I Balanced Matrix -skjemaet rapporterer teammedlemmer til både prosjektleder og funksjonssjef. I denne formen forventes det generelt at medlemmene jobber med prosjektet og i deres funksjon, og holder begge ledere informert.

Den svake formen for Matrix betyr typisk at prosjektlederen må kommunisere med de funksjonelle lederne for hvert respektive teammedlem. Hvert medlem rapporterer til sin funksjonssjef for oppgaver om begge funksjoner og prosjektet de er tildelt.

Utfordringer med Matrix Management

Selv om det er mange fordeler med en matriksstyringsmetode, er det også utfordringer. En rekke av disse inkluderer: 

• Potensialet for at deltakerne skal være i konflikt mellom forskjellige ledere og prioriteringer
• Kommunikasjonsforvirring mellom og på tvers av prosjekter og funksjoner
• Tap av klarhet på hvem som er ansvarlig for resultatevaluering
• Ingen besluttsomhet om ansvar for coaching og fagutvikling
• Individuell kapasitetsreduksjon når deltakerne blir strukket over for mange initiativer
• Redusert effektivitet blant funksjonelle team som har jobbet sammen i noen tid
• Tap av organisatorisk læring og teamlæring fordi enkeltpersoner er involvert i bare en kort varighet

For å redusere forvirring, konflikter og tap av klarhet, bør ansvaret defineres i prosjekt charteret eller avtalt av de involverte lederne.

Medlemmer som er tildelt et prosjekt, bør settes grundig for å sikre at de er i stand til å håndtere økningen i arbeidsvolumet. Ulike former for matriksstiler bør utforskes for å sikre at den rette er valgt for evnene til teammedlemmene og firmaet.

Dokumentasjon skal være grundig og gjennom hele prosjektet for å beskytte leksjonene som læres og gi evalueringsinformasjon for teammedlemmene.

Ansatt nøkler til suksess

Å jobbe i et matriksmiljø kan være både givende og frustrerende. Din eksponering for forskjellige initiativer og kolleger vil støtte læring og relasjonsutvikling. Imidlertid er det viktig for en ansatt som jobber i en matrise å forstå firmaets tilnærming til evaluering og utvikling. Noen handlinger du kan ta som Matrix -teammedlem er:

• Løs identiteten til din primære rapporteringssjef
• Avklare hvordan innspillet til de forskjellige matriksledere vil bli fanget og gjenspeiles i resultatevalueringen din 
• Oppretthold en vanlig dialog med din rapport-til-manager for å holde dem anerkjent av fremdriften og prioriteringene dine 
• Identifiser motstridende prioriteringer og meglerdiskusjoner mellom de forskjellige lederne for å avklare enhver forvirring
• Ta initiativ til å foreslå eller oppmuntre din rapport-til-leder til å investere i din faglige utvikling gjennom opplæring, utdanning og coaching
• Få støtte fra matriksledere for denne innsatsen
• Dokumentere alt. Skriv inn et notat til deg selv hver dag angående komplikasjoner og suksesser. På denne måten har du dokumentasjon av ytelsen din og arbeidet gjennom hele prosjektet

Det er fordeler og ulemper med alle ledelsesstrukturer og tilnærminger. Matrixstyring er ikke ideell i alle tilfeller, og det kan skape stress for deltakere der kravene overstiger tiden og tilgjengelige ressurser.

Matrix Management kan tilby tilgang til spesialisert kunnskap midlertidig, samtidig som det er mer kostnadseffektivt enn å stole på dedikerte team. Å lykkes med Matrix Management krever aktiv involvering og kommunikasjon av alle parter.