Kommersiell eksportfaktura guide

En kommersiell eksportfaktura inneholder mye informasjon og fungerer som en salgsregning mellom en kjøper og selger. Den beskriver hva du eksporterer, refererer til viktige transaksjonsnumre, og det fungerer også som et kjøretøy for å få betalt. Du vil bli belønnet for å ta hensyn til detaljer mens du jobber med dine kommersielle eksportfakturaer.

Forberede skjemaet

Fakturaen din må være utarbeidet nøyaktig som du og kunden din ble enige om på Proforma -fakturaen din, inkludert om du skal utarbeide den kommersielle fakturaen på firmaets brevhode eller ikke. Du må være konsekvent.

Hvis dere begge er enige om en endring i salgsbetingelsene senere, må du registrere den endringer på fakturaen din. Det er ikke uvanlig at et selskap utarbeider en kommersiell eksportfaktura på både engelsk og språket i destinasjonslandet. Ta kontakt med importøren og transportfirmaet ditt for å evaluere om du trenger å gjøre dette eller ikke.

Inkluder også alltid hver av følgende informasjonselementer på fakturaen din for klarhet og for å beskytte dine egne interesser, selv om ingen ber om disse detaljene: 

Kommersiell eksportfaktura nøkkelinformasjonselementer

1. Proforma faktura referansenummer
2. Kundeinnkjøpsordrenummer.
3. Dato da fakturaen ble fylt ut.
4. Adressen til avsenderen, og/eller selgeren, så vel som kjøperen.
5. Betalingsmåte: Identifiser og levere alle referansetall som gjelder det.
6. Fraktvilkår fra priskilbudet ditt (for eksempel CNF Tokyo, Fas Seattle, Fob New York).
7. Valuta hvor transaksjonen skal gjøres (u.S. dollar, japansk yen, franske franc osv.).
8. Lading Number.
9. Priser og mengder av forsendelsen.
10. Antall pakker, merker, vekt og tiltak.
11. Containernummer, hvis det sendes av container.
12. Utgangsporter og innreise.
13. Opprinnelsesnotasjon og den harmoniserte tariffkoden (for å garantere nøyaktige pliktberegninger).
14. Marine- eller lufttransportinstruksjoner: Navn på fartøy eller fly, reise- eller luftveisregningsnummer, dato for avreisedato og ankomstdato til destinasjon.

Hvis du gjør alt dette ovennevnte og Rådfør deg nøye med transportfirmaet ditt, dette vil lette den enkle bevegelsen av varer og tollklaring. Noen land krever en signatur på den kommersielle eksportfakturaen. For å være på den sikre siden, legg det sammen med ditt navn og tittel trykt leselig under.

Hvorfor bruke disse fakturaene?

Følgende skisserer de forskjellige måtene en eksport kommersiell faktura brukes på, men husk at eksport kommersiell faktura er bare start- eller initieringsdokumentet som underbygger resten av eksporttransaksjonen:

• Eksportører kan bruke den til å støtte lån, forsikringskrav og tilskuddsprogrammer.
• En kjøper og selger bruker den som en grunnleggende uttalelse for å beskrive varene som blir kjøpt og solgt.
• Kjøperen (importør) bruker den til å frigjøre midler gjennom banken sin til selgeren.
• Hvis det er et forsikringskrav på forsendelsen, hvis det var forsikret, fungerer fakturaen som et viktig støttedokument.
• Importøren eller fungerende tollmegler på destinasjonslandet krever det før du rydder varene gjennom tollvesenet.
• En bank for kjøperen undersøker eksport kommersiell faktura før du slipper midler under et kredittbrev eller dokumentarisk samling.
• Du kan bruke det sammen med et inspeksjonssertifikat som gir bevis på at det du frakt faktisk er hva kunden bestilte, og også er av god kvalitet.
• En regjering kan bruke en kommersiell faktura for å bestemme den sanne verdien av varer når du vurderer plikter.
• Tollmyndighetene kan bruke den til å vurdere tolloppgaver, bruke den til inspeksjonsformål og for å opprettholde statistikk.
• En bank kan be om formål å forhandle om et kredittbrev, legalisering av den kommersielle fakturaen ved konsulatet til kjøperens land. I dette tilfellet må det nødvendige legaliserte dokumentet presentert av leverandøren sendes til kjøperen, når dokumentene er akseptert.

Den kommersielle fakturaen brukes av tollmyndighetene over hele verden til inspeksjonsformål, estimering av tolloppgaver og for å opprettholde internasjonal handelsstatistikk. Hvis det kreves spesifikk informasjon for å vises på den kommersielle fakturaen av tollmyndighetene i importlandet, bør importøren gi deg råd om dette, og helst, i god tid før eksportsalget.

Det viktigste er at informasjonen på den kommersielle fakturaen må samsvare nøyaktig med all informasjon som vises i noen form for et innsamlingsdokument, for eksempel et kredittbrev eller siktutkast, ellers kan du få problemer når du prøver å få betalt for varene dine.