Vanlige feil advokater gjør når du sender e -post

Advokater er kjent for sin forsiktige natur, men som alle andre kan de gjøre feil når de bruker e -post. Noen blir skrekkhistorier, mens andre bare er flauheter. Følgende er vanlige feil som advokater gjør i e -post.

Sender den 'fra skrivebordet til'

Denne gammeldagse terminologien er dum og pretensiøs. Verre, del eller hele avsenderens navn er avskåret fordi de fleste e -postsysteminnbokser ikke viser avsendernavn så lange. Bare bruk navnet ditt.

Å legge til fancy blomstrer

Noen advokater prøver å bli kreative med utseendet til e -postene sine. Fancy blomstrer i signaturer er vanlig, og det samme er unødvendig grafikk eller kunstverk. Alt som gjør ordene vanskelig å lese er en dårlig idé. Det gjør også meldingen tregere for å åpne. Hold det enkelt. Du selger ikke din kunstneriske ferdighet.

Glemmer å bruke signaturblokken

De fleste e-postsystemer har en brukervennlig automatisert signaturblokk. Bruk den til å eliminere risikoen for at du glemmer å inkludere grunnleggende informasjon som ditt navn, adresse og telefonnummer. Noen advokater gjør sine e-posttekster til mini-kommersialer, mens andre tar en minimalistisk tilnærming. Mange legger til en personvernvarsel eller juridisk ansvarsfraskrivelse. Alle disse er akseptabel bruk av en e -postsignaturblokk. 

E -post mens du er sint

Advokater kan være spesielt utsatt for e -post mens de er sinte, selv om det kan skje noen. I gamle dager hadde advokater sekretærene som skriver brevene sine og en lang etterslep før e -post henting. Opprett den avkjølingsperioden for deg selv før du skyter av en e-post. Det kan utgjøre forskjellen mellom å beholde eller miste kunder, venner og penger.

Unnlater å svare raskt

Noen advokater antar at den gamle fem-dagers regelen for å svare på virksomhetskorrespondanse gjelder e-post. Det gjør det ikke. Folk forventer raskere svar på en e -post enn et brev sendt via posten. Prøv å svare innen 24 timer. Hvis saken er komplisert, kan du sende en bekreftelse og la personen få vite når man kan forvente et svar. Ellers får klienten spekulere i om noe svar kommer.

Sende post til feil adresse

Den automatiske funksjonen på e-postsystemer er en stor bekvemmelighet, men det øker risikoen for å sende en e-post til feil mottaker. Dette kan ikke være mer enn en mindre forlegenhet, men i noen tilfeller kan det utgjøre profesjonell uaktsomhet. Ikke send en e -post til konfidensiell klientkommunikasjon til motstridende rådgiver eller en annen klient.

Bruker "Svar alle" uten dobbeltsjekking

Si motstandersadvokat sender en e -post til deg med et forslag eller en påstand om mening. Du videresender e -posten til de andre advokatene i firmaet ditt som er involvert i saken. Snart blir "Svar alle" -knappen liberalt brukt, og ingen legger merke til at motstridende advokat blir kopiert på den interne diskusjonen hos firmaet ditt. Det skjer. Når du treffer "Svar alle", sjekk hver e -postadresse i mottakerlisten før du trykker på Send.

Bruke slurvete emnelinjer

En enkel og informativ emnelinje som "Parkerson Case" eller "Smith foreslått avtale" fungerer best. Ikke la emnelinjen være tom, ellers kan meldingen bli oversett. Hold tonen din seriøs og profesjonell, og unngå noen fristelse til å bruke en emnelinje som "min idiotiske klient" eller "dum dommers ordre."Glem aldri at en e -post kan videresendes til hvem som helst. 

Ikke krangle via e -post

Når folk snakker ansikt til ansikt, er ansikts signaler og vokaltoner med på å gjøre intensjonen deres klar. På telefonsamtaler signaliserer en høyttalerstemmes stemmer når en uttalelse er ment å være sarkastisk, spøke eller alvorlig. Men i e -post er det farlig enkelt å fullstendig lese en persons intensjon fullstendig, og svare upassende.

Advokater, som krangler med hverandre hele tiden, kan være spesielt utsatt. En hårutløserrespons på opplevd uhøflighet eller fiendtlighet kan være katastrofalt. Vent en stund og les deretter meldingen igjen. Selv om du fremdeles oppfatter uhøflighet, kan du prøve å svare med høflighet. Du kan synes det er mister situasjonen.