Glede givere og frivillige med håndskrevne takkemeldinger

Det ser ut til å være et utbrudd av takknemlighet for håndskrevne notater og postkort akkurat nå.

Kanskje det er fordi, som MarketingProfs påpekte, e -postinnbokene våre er slagmarkene, overfylt med søppel. Eller det kan være nostalgi for måten vi pleide å være, som Lifehack fant da det skrev om gleden ved postkortet. Vi vet alle at vi burde skrive notater og postkort, spesielt til våre givere, frivillige og støttespillere. Men det er en vane vi må øve på.

Måter veldedigheten din kan bruke håndskrevne notater eller postkort

Det er mange grunner til å skrive takknotater. Håndskrift postkort eller brev gir meldingen et minneverdig preg som vil koble deg til publikum.

• TAKK en lenge giver: Håndskrevet takk er spesielt hyggelige for eksisterende givere. En lojal giver har sett mye av materialet ditt, og et formelt brev på dette tidspunktet kan virke som bare mer av det samme. Prøv å bruke et notat bare for å si: "Takk, vi setter pris på alt du gjør."Eller bruk en håndskrevet lapp for en bortfalt giver. Bare si: "Vi savner deg.""
• Takk en frivillig: Noen ganger tar vi våre beste frivillige for gitt. Prøv å takke de spesielle menneskene med en håndskrevet lapp eller postkort minst en gang i året. Du kan tide det etter at frivilligheten har gjort noe spesielt fint, men når som helst er den beste tiden. Skriv også en håndskrevet takk til noen av "superheltene dine."Det er menneskene som konsekvent snakker deg opp, leder innsamlingskampanjer på dine vegne og er de første som dukker opp når det er en nødsituasjon.
• Takk menneskene som RSVP til arrangementet ditt: Send en håndskrevet lapp til personene som har sagt at de kommer til en av hendelsene dine. Det kan tjene både som en takk og en påminnelse. Hvis det kommer hundrevis av mennesker, bare velg noen få. Bare si: "Takk for RSVP til gallaen! Vi gleder oss så til å se deg der.""
• Feir milepæler: Legger du merke til dine beste givernes jubileer eller bursdager? Hva med når de går av med pensjon? Har de fått en kampanje eller en ny jobb? Har barnet bare uteksaminert fra videregående skole eller høyskole? Dette er fantastiske muligheter for å komme i kontakt og vise giverne dine hvor mye du tar hensyn og bryr deg om dem.
• Takk en forretningspartner eller sponsor: Hvem var poengpersonen på den siste årsaken markedsføringskampanje, eller som tok ledelsen for det selskapets sponsing av arrangementet? Du har kanskje sendt et formelt brev til selskapet med resultatene av arrangementet eller kampanjen din, men ta noen ekstra minutter å sende en håndskrevet lapp til personen som hjalp mest. Det kan bane vei for fremtidige samarbeid.
• Takk en reporter eller blogger: Hvis en journalist har skrevet eller blogget om veldedigheten din, er dette din sjanse til å gjøre dem til en supporter. Send en håndskrevet lapp som sier takk. Tilby også å være en kilde for fremtidige artikler, og ikke bare om veldedigheten din. Journalister trenger alltid ekspertkilder i spørsmål. Du kan være det. Men pleie forholdet ved å si takk.

Komme inn i vanen

Gjør skriving takknotater eller postkort en vane. Det betyr ikke så mye hvis du bare husker å gjøre det en gang i blant. Få vane med å gjenkjenne "takke øyeblikk" og gjøre det enkelt å følge gjennom.

• Bestill opp noen notatkort med logoen din: Gjør dem store nok til at du kan skrive en rimelig melding, og slik at de vil skille seg ut når du kommer i posten. Få postkort som har et av de mest ikoniske bildene dine på det. Har flere versjoner av postkortet utført slik at du ikke sender de samme om og om igjen til de samme menneskene.
• Samle fysiske adresser, ikke bare e -postmeldinger, om kontaktene dine: Vi gjør ikke det så mye lenger. Vi har telefonnumre og e -postadresser, men glemmer fysiske. Din giver- og frivillige databaser vil ha dem for menneskene nærmest veldedigheten din, men ikke glem dem for folk lenger unna. Prøv å komme inn i vanen med å samle dem for folk flest.
• Sett spesifikke mål: Skriv for eksempel en takk per dag eller tre i uken. Den faktiske frekvensen er mindre viktig enn at du setter et mål for deg selv. På slutten av dagen eller uken, spør deg selv om notatene du har skrevet. Bli et forbilde for resten av personalet ditt ved å fortelle dem at du skriver notater og oppfordrer dem til å gjøre det også.
• Venve medlemmer av veldedigheten din: Å skrive takknotater til givere er en utmerket måte å få styremedlemmer engasjert i innsamling. Og de fleste frivillige elsker å skrive takkemeldinger. Ha en takkesfest der de kan komme sammen og skrive dem. Det fungerer spesielt godt rundt ferien eller rett etter det første av året. Det er ingenting som kan matche en håndskrevet takk fra en av veldedighetens kunder. Barnas tegninger med en takk er kraftig. Ett habitat for menneskehetskapittel ber sine nye huseiere om å skrive til givere om hvor mye hjemmet deres betyr for dem. DonorsChoose har lærere som mottar hjelp til å sende en takkemelding til givere, pluss bilder av barna i det klasserommet.
• Inkluder en takkekomponent i alt du gjør: Etter arrangementer, etter innsamlingskampanjer, som en oppfølging av tilskudd både bedt om og mottatt. Se etter kunngjøringer om kampanjer, pensjoner og ekteskap. Disse gjør alle fantastiske takk eller gratulerende muligheter.