Forskjeller mellom hendelsesplanlegging og koordinering

Det er flere løst definerte vilkår i hendelsesbransjen. Det vil si ord som kan tolkes på forskjellige måter. Ordet "hendelse" i seg selv kan bety alt fra en bursdagsfest til en fordelskonsert. Denne bruken av forskjellige begreper kan føre til forvirring og misforståelser, spesielt rundt jobbtitler. Et av de største områdene med forvirring gjelder hendelsesplanleggere vs. hendelseskoordinatorer.

Arrangementsplanleggere vs. Hendelseskoordinatorer

Utenfor bransjen forstår mange ikke forskjellen mellom en hendelsesplanlegger og en hendelseskoordinator. Generelt tar planleggeren kritiske beslutninger om hva, når, hvem og hvordan. En hendelseskoordinator er derimot ansvarlig for å sørge for at alle detaljene blir utført og at hver leverandør dukker opp i tide og utfører på riktig måte.

Ansvaret til en hendelsesplanlegger

En hendelsesplanlegger jobber direkte med klienten for å bestemme kundens visjon, behov og budsjett. For eksempel, hvis det er et bryllup, kan hendelsesplanleggeren diskutere parets tiltenkte tone, formalitetsnivået og størrelsen på gjestelisten.

Derfra designer hendelsesplanleggeren en hendelse for å wow klienten. De vil velge et sted og type underholdning, og deretter jobbe med klienten for å bestemme en meny. De fokuserer på de store bildene som gjør en begivenhet minneverdig.

Å bli en begivenhetsplanlegger tar mange års erfaring. En planlegger har mye ansvar for å sikre at klienten er fornøyd og designer et arrangement som passer kundens behov og forventninger.

Før du blir planlegger, er flere år med å jobbe som arrangementskoordinator ofte nødvendig. Det er en viktig springbrett til en karriere i arrangementer.

Ansvaret til en hendelseskoordinator

En hendelseskoordinator blir ikke involvert i utformingen av arrangementet, selv. I stedet har de ansvaret for å administrere de enkelte komponentene for å sikre at arrangementet går jevnt.

Når planleggeren har bestemt visjonen for hendelsen, hjelper koordinatoren planleggeren med å gjøre det til en realitet. De kan se på leverandører, organisere leveringsdatoer og håndtere logistiske oppgaver.

Større organisasjoner kan ha to koordinatorer for hver planlegger, mens mindre operasjoner kanskje bare har en koordinator som betjener behovene til alle utøvende beslutningstakere. Uansett er det typisk en direkte tilsynslinje over koordinatorposisjonen. Det betyr ikke at hendelseskoordinatorer har det enkelt. De fleste av dem har den vanskelige oppgaven med å organisere alt på stedet med bare noen timer før arrangementet begynner. Dette er selvfølgelig når de fleste problemer oppstår, og det er grunnen til at en god koordinator er fokusert, organisert og ressurssterk.

Dette er en flott posisjon for de som ønsker å starte en karriere i planlegging av arrangementer. Å jobbe som koordinator gir deg et sterkt grunnlag for å gå videre til en hendelsesplanleggerrolle senere i karrieren din. En sterk koordinator er verdt deres vekt i gull for enhver planlegger, og jobbsikkerhet (hvis du er god på jobben din) er praktisk talt garantert.

For å bryte inn i en karriere i arrangementskoordinering, kan det være fordelaktig å få en frivillig arbeid med en non-profit for å hjelpe dem med å planlegge innsamlingsarrangementer. Du får praktisk erfaring med å koordinere en ekte begivenhet og bygge ditt profesjonelle nettverk samtidig.