Trenger selskapet mitt en ansatthåndbok?

Generelt sett er det å ha en ansattes håndbok eller policyhåndbok en god forretningspraksis, men spesifikt er det noen gode grunner, fra et lovlig synspunkt, for å lage en ansatthåndbok:

Tenk på dette: Selv en ansatt kan forårsake deg problemer.

Og problemene multipliserer eksponentielt jo flere ansatte du har.

Bilde dette scenariet: Den ene ansatte er konsekvent sent på jobb; Noen ganger ringer han for å gi deg beskjed om at han kommer for sent, og noen ganger gjør han det ikke. Du vil skyte ham for fortsatt fravær, men advokaten din sier at du ikke har noen håndbok som forteller den ansatte hva du kan forvente om hva som skjer i tilfelle kronisk fravær.

Stol på meg; Hvis du ikke har noe skriftlig om denne situasjonen, kan den ansatte anklage at han ikke visste at han kunne få sparken for ikke å dukke opp i tide. Og dette kan føre til et søksmål.

Hensikten med en ansatthåndbok

• Ansatte liker å vite hva som forventes av dem, og de vil vite at de blir behandlet på samme måte som andre ansatte. Oppfatningen av urettferdig behandling kan føre til misfornøyde ansatte og til slutt til søksmål. For eksempel, hvis alle ansatte vet hvor mange feriedager de mottar, vil de ikke lure på om andre ansatte får flere dager.
• Å ha de samme reglene for alle ansatte gjør det enklere å drive virksomheten. Det er ikke nødvendig å tenke på hva du skal gjøre i en spesifikk situasjon. Jada, det er tider hvor det ikke er noen skriftlig policy om et spørsmål, men å ha noen generelle retningslinjer kan bidra til å håndtere spesifikke situasjoner.
• Skriftlig retningslinjer viser ansatte at Virksomheten din ønsker å være rettferdig. Den intensjonen går langt mot god moral generelt og for å håndtere enkeltansatte som er misfornøyd.
• Til slutt, skriftlig retningslinjer og prosedyrer kan hjelpe deg med å takle søksmål. Policyhåndboken kan brukes som bevis i et søksmål om diskriminering; Faktisk kan en slik manual til og med forhindre søksmål.

Hvorfor en ansatthåndbok ikke er nok

Etter at du har utarbeidet den ansattes håndbok for virksomheten din, er det flere ting du bør gjøre:

Advokatanmeldelse
La en advokat gjennomgå håndboken for språk, for motstridende eller forvirrende språk, og for juridiske spørsmål. For eksempel kan advokaten din hjelpe deg med å lage språk som ikke vil få ansatte til å tro at de har en jobb for livet.

Kommunikasjon
Forsikre deg om at alle nåværende ansatte vet om håndboken, og at den er tilgjengelig for dem. Gi hver ansatt en kopi (sørg for at du får en signatur, slik at du kan vise at alle ansatte har mottatt sin kopi).

Sett en kopi på selskapets nettsted. Påminn ansatte om spesifikke retningslinjer. Med andre ord, sørg for at det ikke er noen måte en ansatt kan be uvitenhet om retningslinjene og prosedyrene i håndboken.

Implementere
Følg håndboken. Ta grep når du trenger det. Å bruke håndboken for å håndtere ansattes spørsmål forsterker din hensikt å være rettferdig og intensjonen din om å følge håndboken.

Revidere
Besøk på nytt håndboken med jevne mellomrom. Oppdater retningslinjer som har endret seg (sørg for at du kommuniserer endringene umiddelbart!) og vurder andre endringer for å ta opp problemer som har kommet opp. Hvis du endrer en policy og ikke endrer håndboken, inviterer du juridiske problemer.

Susan Heathfield, personalekspert, har noen forslag til å styre ansattes fraværsproblemer. Vil en ansatthåndbok løse problemet ditt? Nei, men det vil gi den ansatte vite hva du kan forvente og sette opp en antagelse om at du ikke tåler fravær.

Uansett hvor mange ansatte du har, er en ansatthåndbok eller ansatthåndbok et viktig verktøy for å drive virksomheten din.

Så har du opprettet en ansatthåndbok ennå?