Enkle trinn for å lage et prosjektbudsjett

Erfarne prosjektledere og de som jobber i store selskaper vil ha programvare og regnskapsførere for å hjelpe dem med å sette sammen prosjektbudsjetter. Men hva hvis du ikke gjør det? Hvis du stirrer på et tomt regneark eller en e -post fra prosjektsponsoren din og ber deg om å sette sammen økonomien til prosjektet, er denne artikkelen noe for deg.

Vi ser på de fem tingene du trenger å gjøre for å lage et grunnleggende prosjektbudsjett.

Bruk oppgavelisten din

Først må du ta prosjektoppgavelisten din. Du kan også ha en arbeidsfordelingsstruktur, og hvis du har en, er det best å bruke det. Men en oppgaveliste vil gjøre så lenge den dekker alt du trenger å gjøre på prosjektet omfattende.

Hvis du ikke har en oppgaveliste, er det på tide å lage en. Skriv ned alt du må gjøre, og tingene du må bygge, lage eller fullføre før prosjektet kan fullføres. Det trenger ikke å være i noen spesiell rekkefølge, men det trenger å inkludere alt.

Endelig i dette trinnet, idédugnad med prosjektgruppen din, da det er helt sikkert noe du har glemt. Mange hoder er bedre enn ett!

Estimere hver komponent

Gå nå gjennom listen og regner ut prisen på hver vare. For eksempel kan en oppgave som sier "sette opp møter for å diskutere krav" innebære innkjøp og ansettelse, reservere møterommene eller kjøpe ressurser du trenger som en projektor eller flip chart penner. Det er en kostnad involvert i det, så få sitater for rommet ditt og det andre utstyret og noter det.

Gjør dette for alt på oppgavelisten, så du ender opp med en pris mot hver vare. Noen prosjektoppgaver har kanskje ikke en pris vedlagt, og det er ok.

Legg til estimater sammen

Legg deretter sammen alle estimatene dine. Det er enklest å gjøre dette hvis du lager en liste over elementer i et regneark, legger til kostnadene i neste kolonne og deretter total kolonnen nederst. La regnearket gjøre matematikken for deg! Det blir budsjettfor regnearket ditt.

Det er lurt å gruppere kostnadene dine i kategorier også, slik at du enkelt kan se hvor hovedtyngden av pengene går. Bruk kategorier som 'Project Start -Up, "Infrastructure' eller 'Training' - Velg grupperinger som betyr noe i sammenheng med prosjektet.

Legg til beredskap og skatter

Det ville være flott hvis du hadde en krystallkule og kunne forutsi disse kostnadene med 100% nøyaktighet, men du føler deg sannsynligvis ikke trygg på din evne til å gjøre det! Det er her beredskap kommer inn. Det er et fond med penger basert på hvor trygg du føler at du har estimatene riktig. Det er ikke relatert til noen bestemt oppgave. Det er en generell 'nødpotte' i tilfelle du fikk noe galt eller forlatt noe ved en feiltakelse.

Hvis du ikke vet hvor mye beredskap du skal legge til, gå for 10% av totalen du opprettet i trinn tre. Det er en ikke-vitenskapelig gjetting som mange prosjektledere bruker og gir deg litt demping i budsjettet ditt i tilfelle du trenger det.

Legg til en linje på budsjett -regnearket nederst som sier 'beredskap' og spesifiserer prosentandelen du brukte.

Ikke glem å legge til noen omsetningsavgift eller andre skatter som ikke eksplisitt allerede er inkludert i estimatene dine.

Legg til det hele, og det er ditt endelige budsjettbeløp.

Få godkjenning

Den siste tingen å gjøre er å få manager eller prosjektsponsor til å godkjenne budsjettet. Snakk med dem om hvordan du setter det sammen og hvilke elementer som utgjør det samlede budsjettet ditt.

Det er det! Prosjektbudsjettering er en viktig ferdighet for prosjektledelse, og denne guiden vil komme i gang med å lage et prosjektbudsjett.