Eksempler på e -post hilsen og skrivetips

De fleste fagfolk bruker en god del av dagen sin på å sende e -post. Hva du skriver og hvordan du formaterer og sender meldingen din, kan utgjøre forskjellen mellom e -posten din blir lest og svart på eller søppel. Mens noen mennesker trenger en børste på grunnleggende e -postetikette, gjør andre feil bare fordi de er overveldet med det store kommunikasjonsvolumet.

Under jobbsøket ditt vil du sannsynligvis sende mange e-postmeldinger, inkludert følgebrev, takkemeldinger og meldinger til jobbsøkelaterte tilkoblinger.

Ta deg tid til å unngå å gjøre pinlige feil, for eksempel feilstaving av noens navn, og sørg for å skrive notater som får svar.

Gjennomgå eksempler på hilsener du vil bruke for å starte e -postene dine, hvordan du starter meldingene og feilene dine å unngå når du sender profesjonelle e -postmeldinger.

Bruk en klar emnelinje

Strebe etter klarhet i emnelinjen din. Velg noe direkte som identifiserer formålet med e -posten din, som "møtetid endret" eller "rask spørring om forslaget ditt.""

Unngå å dingle en gulrot med en teaser som "Jeg trenger å informere deg ..." som prøver å lokke leseren til å åpne e -posten for å få til din intensjon. Folk bestemmer ofte om de skal åpne en e -post basert på emnelinjen, så velg en som tydelig sier formålet ditt.

Bruk en profesjonell hilsen

Inkluderer en passende hilsen for omstendighetene og mottakeren. Visse hilsener fungerer i en e -post, men brukes ikke i et vanlig brev, mens noen hilsener fungerer for begge.

Velg en hilsen basert på hvor godt du kjenner personen du skriver og hvilken type melding du sender. For eksempel, hvis du skriver til noen du kjenner, er "Hei Jim" passende. "Kjære MR./MS. Smith "ville være passende når du søker på jobb eller skriver et forretningsbrev.

Unngå å åpne en e -post med "Hei", som høres veldig uformelt ut og generelt ikke brukt på arbeidsplassen. Også, vekk fra "hei folkens" eller "hei gutter", selv om e -posten din er tilfeldig.

Eksempler på e -post hilsen

Her er noen eksempler på hilsen du kan bruke når du skriver profesjonelle e -postmeldinger.

• Kjære fornavn etternavn (Dette fungerer bra hvis du ikke kjenner kjønnet til personen du skriver til)
• Kjære fornavn (Når du sender e -post til noen du kjenner)
• Hei fornavn (Når du sender e -post til noen du kjenner)
• Kjære MR./MS. Etternavn
• Kjære MR./MS. Fornavn Etternavn
• Kjære dr. Etternavn
• Kjære menneskelige ressurssjef
• Kjære ansettelsesansvarlig
• Til den det måtte gjelde

Bruk riktig tegnsetting etter hilsen. For mer formelle e-postmeldinger, bruk en semi-kolon etter navnet. For folk du kjenner eller mer tilfeldig korrespondanse, bruk et komma etter hilsenavnet. 

Unngå vanlige feil

Når du skriver en e -post, skjer følgende feil noen ganger når folk skynder seg å steke av en melding raskt. Ta deg tid til å gjennomgå meldingen din og utføre følgende trinn før du klikker på Send for å unngå enkle å lage feil.

• Legg til e -postadressen sist. Hvis du ikke har muligheten til å ikke fjerne en e -post, kan du legge til adressen sist hvis du har en tendens til å ha en rask triggerfinger. Sett inn mottakerens navn bare når du er sikker på at e -posten din er klar til å gå.
• Unngå feilen "Svar alle". Se på triggerfingeren din når du treffer "Svar alle."Tenk på om alle på listen virkelig trenger å lese hva du har å si. Vær også oppmerksom på eldre e -postmeldinger i kjeden som du kanskje ikke vil at noen på svaret alle listen skal se.
• Gå lett på humoren. Humor kan være vanskelig å skille i en e -post siden tonen din ikke nødvendigvis skinner gjennom. Uten kroppsspråk, ansiktsuttrykk eller kadens, kan humor falle flat eller til og med utilsiktet fornærme en leser. Spill det trygt og la det være ute.
• Korrekturles. Ikke gjør feilen ved å tenke at folk vil tilgi skrivefeil i uformelle e -poster eller at feil vil bli tolerert hvis du skriver på telefonen din. Du kan bli dømt hardt av feil i e -posten din, spesielt hvis de er utbredt. Ikke stol på en stavekontroll som ofte kan velge feil ord for deg.
  

Korrekturles e -postene dine akkurat som du vil ha et viktig dokument. Spesielt sjekk alltid og dobbeltsjekk at du har stavet folks navn riktig.

• Ikke bruk emojier eller uttrykksikoner. Mer og mer har e -postmeldinger begynt å ligne tekstmeldinger. Meldinger på arbeidsplassen inkluderer nå noen ganger "Thumbs-Up" emojis eller smilefjes. Selv om de blir mer vanlig, unngå emoji og uttrykksikoner i formell korrespondanse. Hvis e -posthilsenen din inkluderer en persons etternavn, er det et sikkert tegn på at du bør forlate emojier og uttrykksikoner. 
• Husk at e -posten varer evig. Tenk to ganger før du sender e -post til noe personlig eller konfidensielt, skyter noen via e -post, fordriver noen eller svarer med sinne. Selv slettede e -postmeldinger kan gjenoppstå fra sikkerhetskopiering av data. Slike interaksjoner kan bedre gjøres personlig. En god tommelfingerregel: Ikke skriv noe i en e -post som du ikke ville være villig til å ha delt offentlig, for eksempel i en deponering, eller på sosiale medier, for eksempel. 

Bruk 24-timersregelen. Hvis du ikke er sikker på om du skal sende meldingen, vent til neste dag for å bestemme deg.