Ansattes personell filinnhold

Den ansattes personellfil er den viktigste ansattes fil som inneholder historien til ansettelsesforholdet fra ansettelsessøknaden gjennom et exit -intervju og dokumentasjon av ansettelser.

Tilgang til ansattes personellfil

Bare personalets ansatte og den ansattes nærmeste veileder eller leder kan ha tilgang til informasjonen i ansattes personellfil, og den forlater aldri Human Resources Office.

I noen selskaper er tilgangen til filen begrenset til HR -staben. I disse organisasjonene oppbevarer veiledere eller ledere sin egen administrasjonsfil som inkluderer dokumenter de måtte trenge for å få tilgang til, for eksempel kopier av tidligere resultatvurderinger.

Kravene varierer fra stat til stat, for ikke å nevne internasjonalt om hvem som har tilgang til ansattes personellfil. I noen stater har ansatte rett til tilgang og får til og med kopier av informasjonen i personalfilen. I andre er tilgangen smalere. Kravene varierer også om hva den ansatte har tilgang til. Kjenn reglene i jurisdiksjonen du ansetter folk til å holde seg i samsvar med dine juridiske krav.

Generelt vil du ikke ha dokumenter i den ansattes personellfil som den ansatte ikke med rimelighet har rett til å få tilgang til. Du kan vurdere å holde alle dokumenter relatert til bakgrunnssjekking, referanser, intervjussjekklister og rangeringer i en egen fil som er opprettet for å huse alle dokumentene relatert til en bestemt rekrutterings- og ansettelsesarrangement.

Den ansattes personellfil er vanligvis lagret i et låst, brannsikkert filskap på et låst sted som er tilgjengelig for personalet. Konfidensialiteten til ansattes informasjon i personalfilen er av største betydning.

Av alle selskapets oppbevarte ansattefiler er den ansatte personellfilen hyppigst tilgang til dag for informasjon fra arbeidsgiver, veileder eller personalpersonalet.

Hensyn til ansattes personell filinnhold

Personalfiler inneholder vanligvis dokumenter som den ansatte allerede har gjennomgått, og derfor er han eller hun kjent med innholdet deres. Dette inkluderer dokumenter som jobbsøknader, resultatevalueringer, anerkjennelsesbrev, treningsposter og skjemaer som er relatert til overføringer og promotering. 

De grunnleggende prinsippene og spørsmålene du må vurdere når du innleverer et dokument i en ansattes personellfil er disse.

• Vil arbeidsgiveren trenge et bestemt dokument for å rettferdiggjøre beslutninger hvis arbeidsgiveren ble saksøkt? Ville arbeidsgiveren trenge dokumentet i en domstol?
• Vet og forstår den ansatte at dokumentet vil bli arkivert i hans eller hennes personellfil? I de fleste tilfeller burde arbeidsgivere få den ansatt.
• Ingen overraskelser, meninger eller personlige notater om den ansatte skal noensinne plasseres i en ansattes personellfil. Bare fakta, ingen spekulative tanker, hører hjemme i en ansattes personellfil.

Innholdet i en ansattes personellfil

Følgende er anbefalinger om dokumentasjonen som en arbeidsgiver skal oppbevare i en ansattes personellfil.

Sysselsettingshistorie

• Jobbsøknad
• Gjenoppta
• Fortsett følgebrevet
• Utdanningsbekreftelse
• Ansettelsesverifisering
• Avvisningsbrev
• Posisjonsjobbbeskrivelse
• Jobbanalyseregistreringer
• Jobbtilbud eller ansettelseskontrakt
• Ansettelsesbyrå eller temp byråavtale, hvis det brukes
• Nødkontaktinformasjon
• Signert ansattes håndbok Bekreftelsesskjema som viser mottak av ansattes håndbok
• Sjekkliste fra ny ansattes orientering som viser emner dekket og av hvem
• Eventuelle flyttingsavtaler og dokumentasjon
• Enhver kontrakt, skriftlig avtale, kvittering eller anerkjennelse mellom arbeidstakeren og arbeidsgiveren (for eksempel en ikke-konkurrerende avtale, en arbeidsavtale eller en avtale knyttet til en selskap som leveres)
• Livet til ansettelsesforms for arbeidsformer inkludert forespørsler om overføring, promotering, interne jobbsøknader og så videre
• Enhver annen dokumentasjon relatert til sysselsetting

Ansattes resultatutvikling, utviklingsplaner og forbedring

• Kopier av eventuelle ytelsesvurderinger som brukes eller ansatte utviklingsplaner
• Ansattes egenvurderinger
• Poster fra formelle rådgivningsøkter
• Merknader om oppmøte eller forsinkelse
• Dokumentasjon av ytelsesforbedringsplan
• Disiplinære handlingsrapporter
• Ansattes anerkjennelse presentert som sertifikater, anerkjennelsesbrev og så videre
• Ansattes formelle forslag og anbefalinger, organisasjonssvar
• Treningsposter
• Forespørsler om trening
• Kompetansevurderinger
• Treningsklasse eller sesjonsvarsler eller tidsplaner
• Behovsvurderinger signert
• Training Expense Reports
• Klager fra kunder eller medarbeidere som har blitt diskutert med den ansatte

Ansettelsesoppsigelsesregister

• Ansattes avskjedsbrev
• Avslutt intervjudokumentasjon
• Cobra -varsel
• Sjekkliste for sysselsetting
• Endelig regnskap for alle aspekter av den ansattes sysselsetting som den endelige lønnsslippen, ferielønn, retur av selskapets eiendommer og så videre

Bunnlinjen

Du vil plassere i ansattes personellfil bare dokumenter som den ansatte er kjent. Hvis det å se innholdet i filen deres forårsaker en ansattes overraskelse, har du ikke administrert innholdet i filen effektivt.