Viktige elementer av gode telefonsvarerhilsener

Telefonsvarer er enkle ting, og i en virksomhet kan de virke uviktige. Imidlertid får en telefonsvarerhilsen mye spill med kunder og medarbeidere-tenk av hvor ofte du ikke klarer å ta en telefonsamtale fordi du er på en annen linje, borte fra skrivebordet ditt eller ut av kontoret. Tenk på hvor ofte du har hørt en telefonsvarer hilsen når du kaller kolleger, kolleger og andre forretningskontakter.

Taleposthilsener setter en tone for hvordan innringere vil oppfatte deg og ditt selskap og er subtile og enkle måter å fremme positive forretningsforhold. Positive meldinger som er korte og til poenget er best. Og ikke skynde deg gjennom meldingen din. Være effektiv, men avslappet og ta deg tid.

En kort, oppegående hilsen

Start taleposten din hilsen med en kort "hallo" eller "Velkommen til XYZ Company."Ikke bruk setninger som" samtalen din er veldig viktig for oss "og lignende. Disse har blitt overforbrukte og kan oppfattes som uvitende. De gjør meldingen din lang og sløsing med den som ringer tid.

Navnet ditt

Oppgi ditt fulle navn tydelig og uttal hver stavelse, slik at den som ringer vet at de har nådd personen de forventet, og slik vil de skrive navnet ditt hvis de ønsker det. Hvis du har et langt navn, sakte ned slik at du ringer kan høre det.

Firmaets navn og/eller avdelingsnavn

Å si firmanavnet ditt og avdelingen din vil gi den som ringer vite at de har nådd riktig sted-spesielt hvis de gikk gjennom en serie automatiserte tilhørende spørsmål eller en telefonsystemkatalog over ansatte eller avdelinger. Dette er spesielt viktig for eksterne telefonsvarerhilsener. Det kan hoppes over for interne samtaler.

Uttalelse om at du ikke kan ta samtalen

En kort uttalelse (noen mennesker liker en unnskyldning i uttalelsen) om at du ikke kan ta samtalen, er standard og flytter innringeren raskt til informasjon om når du kan komme tilbake til dem og den helt viktige meldingen piper.

Invitasjon til å legge igjen en melding

Be den som ringer til å gi deg en detaljert melding. 

Når du returnerer samtalen deres

Hvis policyen din er å returnere samtaler innen slutten av dagen, kan du fortelle den som ringer om det. Hvis det ikke er en policy, kan du tilby innringeren et estimat av når du vil returnere samtalen deres. Hvis du er borte fra kontoret i en uke, la dem få vite det også.

Gi en kontakt for øyeblikkelig hjelp

Ingen liker å bli fanget i "telefonsvarers fengsel", venter på svar uten andre alternativer. Hvis det er noen som den som ringer kan kontakte for øyeblikkelig hjelp, kan du gi instruksjoner om hvordan du kontakter den personen.

Fortsett å hilse lengden

Hold det kort: 20 til 25 sekunder maksimalt. Folk er opptatt og liker ikke å kaste bort tid.

Unngå å gi ut for mye informasjon

Gi dine innringere bare informasjonen de trenger for å gi deg en melding eller komme i kontakt med deg.

Taleposthilsen eksempler

• Generelle eksempler på telefonsvarerhilsen
• Midlertidige eller "ut av kontoret" taleposthilsen eksempler
• "På telefonen" eller "opptatt" eksempler på telefonsvarer hilsen