Event Management vs. Planlegger

Arrangementsledelse og planlegging av arrangementer blir ofte kastet rundt om hverandre selv om de er to veldig forskjellige ting. Ganske enkelt, planlegging og styring er ikke det samme. Mens ferdighetssettene til disse to funksjonene overlapper hverandre, er de to forskjellige funksjoner. Det skaper problemer for de som arbeider med kunder som feilaktig tror de trenger en begivenhetsleder når det de trenger er en begivenhetsplanlegger. Og for de klientene som er under inntrykk av at alle hendelsesledere også håndterer planlegging av arrangementer. Så la oss rydde opp i forvirringen fordi det er viktig at du og dine klienter har samme forståelse.

Hva er i et navn?

Arrangementsplanleggingsbransjen er vert for mange stillingsitler og stillingsbeskrivelser. Arrangementsplanlegger, møteplanlegger, arrangementskoordinator, konferansplanlegger og arrangementssjef for bare noen få få noen få. Listen virker uendelig. Når bransjen vokser, gjør også listen over jobbfunksjoner.

Selv om jobbvekst alltid er en god ting, kan utvalget av jobbplanleggingsjobb og hendelsesadministrasjonsjobbtitler være forvirrende for de som starter i bransjen. Det er like frustrerende for erfarne fagpersoner som står overfor kunder som misforstår tjenestene som tilbys.

Arrangementsplanlegging

La oss starte med hendelsesplanlegging. Det viktigste operative ordet her er planlegger. Alle arrangementer - fra brudes dusjer til milepæl bursdagsfeiringer til store bedriftssamlinger - Begynn med en plan av noe slag. De første diskusjonene med klienter om hendelsesideer, temaer, ønskelige datoer og budsjettretningslinjer er alle en del av hendelsesplanleggingsprosessen.

Arrangementsplanlegging starter i begynnelsen, fra de veldig tidlige stadiene av konseptet og fortsetter hele veien til den faktiske hendelsen finner sted. Og ærlig talt, i noen uker etter hendelsen når hendelsesplanleggere pakker opp detaljer og håndterer oppfølgingsartikler. Arrangementsplanlegging innebærer å samarbeide tett med klienten for å designe en hendelse som gjenspeiler klientens visjon om samlingen og oppfyller arrangementets mål. Klienter som ansetter en hendelsesplanlegger ansetter noen for å planlegge alle aspekter av arrangementet, inkludert relaterte detaljer og handlinger, og for å se den hendelsen gjennom til det er fullført.

Ansvar for hendelsesplanlegging kan omfatte, men er ikke begrenset til:

• Velge et overordnet tema for arrangementet
• Utvikle et budsjett
• Velge et sted
• Forhandle til hotellkontrakter
• Ansette utenfor leverandører
• Planlegger menyen
• Ansette en catering
• Arranger for gjesteforelesere eller underholdning
• Koordinering av transport
• Velge fargevalg
• Utvikle invitasjoner

Arrangementsplanlegging er alt som går ut på å sette sammen en begivenhet. Denne funksjonen faller inn under den større paraplyen fra hendelsesstyring.

Hendelsesadministrasjon

Hver type arrangement består av mange deler som passer sammen som et puslespillstykker. Alle disse brikkene kommer til slutt sammen for å lage en begivenhet. Vellykkede arrangementer har alle disse relaterte brikkene som kommer sammen til rett tid og rett sted, jevnt, effektivt og i henhold til planen. Denne prosessen kalles Event Management. Det er på enkle termer prosjektstyring av selve arrangementet.

Event Management innebærer å lage, koordinere og administrere alle de forskjellige komponentene i en hendelse, så vel som teamene til mennesker som er ansvarlige for hvert aspekt. Noen aspekter ved hendelsesstyring kan omfatte, men er ikke begrenset til:

• Reservere et sted for et arrangement
• Koordinering utenfor leverandører
• Utvikle en parkeringsplan
• Designe beredskapsplaner
• Sikre overholdelse av helse- og sikkerhetsstandarder
• Administrere personalet som er ansvarlig for hver funksjon
• Tilsyn med henrettelse av en begivenhet
• Overvåking av arrangementet
• Løsning av hendelsessituasjoner på stedet

Arrangementsledere og hendelsesplanleggere samarbeider

Å definere disse to funksjonene er utfordrende fordi de ikke bare er nært beslektede, ansvaret ofte overlapper hverandre. Individuelle hendelsesplanleggere kan tilby arrangementstyringstjenester, og arrangementsledere kan også tilby arrangementplanlegging. Det hele avhenger av den enkelte planlegger eller bedriftsarrangementsledelse, spillestedet og selve arrangementet.

Det er viktig å forstå forskjellene mellom de to og å bestemme hvilke tjenester du vil tilby. For eksempel; Hvis du tilbyr planleggingstjenester for en storstilt arrangement, vil du samarbeide med en arrangementssjef som vil koordinere tjenestene dine med catering manager, det audiovisuelle teamet osv. Definer din rolle og tjenestene du vil tilby, og kommuniser disse til potensielle kunder for å unngå forvirring under planleggingsprosessen.