Arrangementsplanlegger avgiftsstruktur

Enten du starter en begivenhetsplanleggingsvirksomhet for sosiale arrangementer, forretningsarrangementer eller en kombinasjon av begge deler, bør du vite hvordan du tar betalt for tjenester.

Flere faktorer går ut på å bestemme prisen din, inkludert hendelsesplanlegging og driftsutgifter, lønn og fortjeneste. Priser varierer basert på hvor du driver virksomheten din, typer prosjekter du tar på deg, og hva markedet er villig til å betale.

Måter hendelsesplanleggere strukturerer gebyrene sine

Hvis du vil starte en deltid eller til og med heltidsvirksomhet, er det omtrent fem måter å strukturere arrangementsavgiften og sitere gebyrene dine til kundene dine:

• Flat prosjektavgift
• Prosentandel av utgiftene
• Timelønn
• Prosentandel av utgiftene pluss en timepris
• Kostnaderbare priser

For følgende forklaringer og eksempler, la oss anta at du vil tjene i gjennomsnitt $ 75 per time for tjenestene dine. 

Gebyrer basert på en flat prosjektfrekvens

Mange kunder foretrekker å vite hvor mye et prosjekt vil koste, inkludert alle gebyrer.

Flat prosjektavgift brukes vanligvis til pakkede arrangementer, for eksempel de som finnes med sportsmarkedsføringsprogrammer, og kan beregnes per person med mange bestemmelser og advarsler. I dette scenariet kan klienten inngå direkte med hendelsesplanleggeren for å koordinere all logistikk, catering, sted, overnattingsutgifter osv.

Anta for eksempel at du blir ansatt for å organisere en en-dagers historisk bytur for 15 gjester. Din klient vil at du skal sitere en fast avgift for transport, en privat guide, lunsj og alle inngangsgebyrer til arenaer. Imidlertid ber de også om at du gir en sammenbrudd på høyt nivå av hver utgiftsartikkel.

Som en hendelsesplanlegger, for å tilby dette, må du komme med en fast avgift ved å bestemme hvor mye alle aspekter av prosjektet vil koste. Du må forhandle og beregne kostnadene for alle tjenester, inkludert tiden din, og sitere en samlet total for utgifter.

Dette setter ansvaret for å håndtere et budsjett direkte på deg og krever å forutse en rekke scenarier under hvilke omstendigheter kan endre seg. Det er ditt ansvar og risiko å identifisere nødvendige innskudd, betale for alle tjenester og ha ansvar for alle tjenesteavtaler.

Gebyrer basert på en prosentandel av utgiftene

I gjennomsnitt bør hendelsesplanleggere belaste mellom 15-20% av den totale kostnaden for en hendelse som en del av gebyret. Avhengig av kompleksiteten i programmet og hvor mye tid det tar å planlegge og utføre en hendelse, er dette noen ganger nok til å dekke en planleggerens hele kostnad og fortjeneste kilde.

Anta for eksempel at du blir ansatt for å organisere en privat middag på en eksklusiv restaurant for 40 gjester med et gjennomsnitt på $ 175 per person. La oss estimere at det tar deg totalt 15 timer å møte med klienten din, planlegge, delta og fullføre alt oppfølging av dette arrangementet. Hvis du krever en sats på 18% av de totale utgiftene, vil du tjene litt mer enn den målrettede timeprisen på $ 75/time:

$ 175 x 40 gjester = $ 7000 x 18% = $ 1.260
15 timer x $ 75/HR = $ 1,125

Hvis klienten har kontrakt med deg for alle tjenester direkte, vil den subtotiske begivenhetskostnaden til klienten være totalt $ 8.260.

Gebyrer basert på timepris

Noen kunder foretrekker hendelsesplanleggeren for å sitere en timepris for tjenester og estimere det totale antall timer for å administrere og utføre et gitt klientprogram. Det kan virke som den flate prosjektfrekvensen, men det gir mer fleksibilitet fra begge parter å tilpasse seg endringer som kan være nødvendige underveis.

Mange forretningsarrangementsplanleggere vil fakturere hver time for tjenester. Det lar en klient vite hvor mye det vil koste å ansette tjenestene dine og la dem beregne et rimelig budsjett. Ofte er grunnen til dette fordi klienten ønsker å ha et bedre håndtak på uventede utgifter.

Husk alltid å definere nøye parametere rundt forventningene, slik at begge parter er enige om hvilke tjenester som vil bli gitt. Som en hendelsesplanlegger bør du ta med en henvisning til fakturering for alle fornuftige forretningsutgifter som kan påføres.

Noen hendelsesplanleggere kan markere driftsutgifter som frakt, bilutleie og andre diverse kostnadsgjenstander med så mye som 15-20%. Hvis du gjør det, bør du røpe slike markeringer og få enighet med kunden din på forhånd.

Når det gjelder planleggingsrater for timebegivenheter, er det også viktig å bestemme hvor ofte du kan fakturere for tiden din.

La oss for eksempel anta at en klient ansetter deg i oktober for å organisere et en-dags seminar i mars. Tjenestene dine blir kontrahert for å skaffe og forhandle om spillested, cateringtjenester, A/V, og bidra til innholdsopprettelsen for et begrenset antall kommunikasjonsartikler (i.e., invitasjoner, agenda, evalueringsskjemaer osv.).

Klienten din ansetter deg også for å tilby styring på stedet. Du oppretter en avtale på forhånd om at du vil fakturere identifiserte tjenester til forskjellige tider, og vil sende inn fakturaer for alle tjenester som er utført til dags dato på en ukentlig, to -uke eller månedlig basis.

I henhold til denne avtalen, bør du og din klient begge utarbeide en detaljert arbeidserklæring som inkluderer det forventede ansvaret til begge parter. Da kan du estimere et totalbudsjett på så mange timer pluss rimelige utgifter (vær tydelig på hva disse detaljene kan omfatte).

Gebyrer basert på prosentandel av utgifter pluss flatavgift/timepris

Noen ganger blir du ansatt for å organisere en begivenhet, og uansett grunn foretrekker klienten en rente basert på en prosentandel av utgiftene. Dette er imidlertid ikke nok til å dekke kostnadene for din totale tid og tjenester. I disse situasjonene er det rimelig å presentere gebyrene dine til en samlet pris i to forskjellige kategorier.

For eksempel ansetter en klient deg til å organisere arrangementer tilknyttet en konferanse. Oppdraget ditt er å organisere to private middager og en golfutflukt, hver med 50 gjester. Den totale kostnaden for disse kombinerte hendelsene kjører omtrent 20 000 dollar, men det krever omtrent 60 timer av tiden din, og kompleksiteten i dette prosjektet kan rettferdiggjøre en høyere fortjenestemargin. Når du husker det, kan du komme til den endelige flatavgiften og timeprisen med følgende beregninger:

Prosentandel av utgifter estimat:
$ 20.000 x 18% = $ 3600
Timeprisestimat:
60 timer x $ 75/time = $ 4500
Timeunderskudd:
$ 3600- $ 4500 = -$ 900

Hvis du kommer til underskudd, som vi gjorde i eksemplet over, kan du velge å sitere 15 timer for å administrere logistikken til flere utenforstående leverandører. Sitatet ditt kan da gjenspeile følgende:

Subtotal Event -utgifter: 23 600 dollar
Flat avgift: $ 1.125 (basert på 15 timer til $ 75/t)

I dette scenariet må du nøye bestemme at du har estimert timene dine på riktig måte (en konto for å dekke ikke-standard driftsutgifter som personlig reise). Som forventet er det få kunder.

Gebyrer basert på provisterbare priser

En annen måte at hendelsesplanleggere kan samle inn gebyrer for tjenester er ved å sikre hendelsesplass gjennom arenaer som tilbyr en kommende rente. Dette er gebyrer som vanligvis leveres til reisebyråer for bestilling av billetter, hotellrom og andre former for transport.

For eksempel kan mange hoteller utvide en oppdragbar rente opp til så mye som 10% for gjesterom og andre utgifter.

Selv om noen hendelsesplanleggere vil omfavne provisjonsrenter som inntektskilde for seg selv, kan kyndigere klienter stille spørsmål ved hendelsesplanleggerens følelse av lojalitet når det er involvert i oppdragsgrupper er involvert. Av den grunn vil mange erfarne planleggere begrense eventuelle planvalg som inkluderer en oppdragbar rate eller forhandle om ikke-bestillbare priser for programmene sine og gi den sparingskilden direkte til kundens bunnlinje.

Noen klienter kan videre være klar over at provisjonsrenter eksisterer og ikke forventer at deres eksterne konsulenter skal fakturere ved å bruke noen av de andre identifiserte faktureringsmetodene vi har skissert og fremdeles betaler en provisterbar sats. Generelt sett er det ikke ansett som god form av mange hendelsesplanleggere å i hovedsak "dobbeltdype" inntektsstrømmen på denne måten.

Hvis du aksepterer bestillede priser, er det best å ikke belaste klientgebyrene dine for tjenestene dine ved å bruke alternative faktureringsmetoder.

Det er scenarier når provisjonssatser gir mest mening, for eksempel en mindre ideell eller forening som kan ansette tjenestene dine til et medlemskapsarrangement eller møte, og hoveddelen av gebyrene betales direkte av de fremmøtte i stedet for organisasjonen.

Et annet scenario kan være hvis klienten din kjøper klientgaver fra deg, og du kan også tilby distribusjonsartikler distribusjonstjenester. I så fall kan du bare forhandle om salgsfremmende varer og ikke ta betalt for tjenestene dine på timebasis med mindre klienten din er klar over alle kostnader på forhånd.