Innsamlingsarrangementsfeil du må unngå

Innsamlingsarrangementer av alle slag, fra Black-Tie Galas til svette maraton til voldsomme auksjoner, har vært en betydelig del av innsamlingsblandingen for de fleste veldedige organisasjoner i flere tiår. 

Hvorfor har denne formen for innsamling vært så populær? For noen veldedige organisasjoner bringer spesielle arrangementer inn ganske mye penger. For andre oppnår innsamlingsarrangementer mål som relasjonsbygging, henter inn nye støttespillere eller skaper mer publisitet i lokalsamfunnene sine.

Selv om innsamlingsarrangementer verden over ble utsatt eller kansellert i 2020, lærte mange veldedige organisasjoner hvordan de skulle holde dem i gang ved å bytte til virtuelle hendelser eller finne opp nye typer hendelser som passer til en digital verden. Disse begivenhetene inkluderte virtuelle konserter, virtuell spill og til og med virtuell friidrett. 

Men spesielle hendelser tar mye planlegging, og kanskje viktigst av alt, krever å unngå vanlige feil, som å bruke mer på arrangementet enn det bringer inn, kan det å tenke at en begivenhet kan trekkes raskt av og dårlig oppfølging. Her er flere feil å unngå.

Feil for hendelsesplanlegging å unngå

Venter for lenge med å begynne å planlegge

Det er lett å tenke at vi kan kaste en begivenhet sammen i siste øyeblikk, men det kan være en kostbar feil. Jo større arrangementet, jo mer tid bør du bruke til planlegging. 

Først må du bestemme innsamlingsmålene dine. Hvis du tar sikte på å skaffe tusenvis av dollar, må du bruke måneder for å gjøre deg klar.

Ikke har et mål? Bestem en før du går lenger. Samler inn mye penger målet ditt, eller er relasjonsbygging, eller er det publisitet? Målet ditt kan omfatte alle disse, men bestemme hvilke som vil prioritere, og planlegg deretter. 

Ditt monetære mål og formål vil avgjøre hvor langt på forhånd du bør begynne å planlegge, spesielt hvis dette er en ny hendelse. For eksempel kan en stille auksjon eller en galla ta god tid til å planlegge og strategisere.Neon, en leverandør av programvare, foreslår at du tillater to måneders planlegging for hver 100 gjester.

Et atletisk arrangement som en walk-a-thon kan i utgangspunktet kreve et år eller mer enkelt fordi det er mange bevegelige deler til en slik begivenhet, fra å sette opp online registrering, og danne en peer-to-peer innsamlingskampanje, til landing av lukrative sponsing for arrangementet.

Selvfølgelig kan mindre hendelser settes opp ganske raskt, avhengig av målet ditt og antall deltakere du sikter til.

Tilnær deg imidlertid en spesiell hendelse realistisk. Det vil sannsynligvis ta lengre tid enn du først tror, ​​spesielt hvis det er en helt ny begivenhet. Gjenta hendelser naturlig tar mindre tid. Men 6-12 måneder er en ideell tidsramme for å planlegge den første.

Å skape et urealistisk budsjett

To ting du må vurdere med budsjetter er om arrangementet vil tjene penger eller bruke penger. Hvis arrangementet ditt er lite og målet ditt er relasjonsbygging, kan det ikke være bra å tjene penger. Men å planlegge en stor begivenhet uten å knuse tallene kan være en feil. 

Tenk på avkastningen (ROI) for arrangementet ditt. Hvis målet ditt er å heve mer enn du bruker, må du sørge for at du kan oppnå det. Når du bygger et budsjett for et arrangement, må du inkludere alle aspekter fra spillestedets kostnad for underholdning til den tiden personalet ditt vil bruke på det. 

Tenk også på om du har frivillig makt til å trekke arrangementet av. Disse kostnadene bør kvantifiseres så mye som mulig og inkluderes i budsjettet.

Før du gjentar en hendelse, kan du ta en hard titt på den tidligere forestillingen og om det vil fortsette å være en pengemaker. Se på arrangementets data over flere år for å avgjøre om donasjoner har avtatt og om frivillige er vanskeligere å komme med.

Bestemme om inntektene fra arrangementet holder tritt med inflasjonen. Går donasjoner opp eller synker? Ikke vær redd for å slippe et innsamlingsarrangement hvis det begynner å sputre. Noen ganger genererer en ny idé ny energi og interesse.

Ikke velge et tema

Et tema er ganske enkelt en samlende idé. Det bringer all din innsats sammen under samme paraply. Temaer kan være morsomme, inspirerende eller målstyrte. Kast et bredt nett når du tenker på et tema. Prøv å gå utover det åpenbare som "Casino Night" eller "Dance with the Stars.""  

Tenk på alle designmulighetene for temaet ditt. Vil det fungere bra for markedsføring og publisitet? Hvordan vil det se ut på programmet du skriver ut, på skiltingen du oppretter i pressemeldinger og annen publisitet? 

De beste temaene er både spennende og tankevekkende. Husk at temaet du velger sender en underbevisst melding til de fremmøtte, så velg med omhu.

Her er noen faktiske temaer for å vekke fantasien din:

• Avmaskerer fremtiden: Saint Francis Foundations 26. årlige Hob Nob Gala Fundraiser samlet inn mer enn $ 300 000 som gikk mot Community Grant -programmet og andre sykehustjenester. Dette var et virtuelt arrangement som inkluderer en auksjon og profesjonell underholdning.
• Gå en kilometer i skoene hennes: Denne innovative walk-a-thon inviterte menn til å gå en kilometer i kvinners høyhælte sko for å skaffe midler for å bekjempe innenlandske overgrep. Arrangementet fant sted landsdekkende med mange små, lokale organisasjoner som deltok.
• Sulte en vampyr. Donate Blood: Dette var en Blood Drive -arrangement startet for flere år siden av det amerikanske Røde Kors, men skoler, universiteter og til og med selskaper bruker fortsatt ideen og temaet på Halloween.

Svak sponsoroppfordring 

Ikke alle innsamlingsarrangementer har sponsorer, men større gjør det vanligvis. Sponsing er spesielt bemerkelsesverdig for store atletiske arrangementer, men det kan være aktuelt også for galas, museumsutstillinger, eller en multistatsarrangement eller innsamlingsdrev. Sponsorer kan bidra til å gi publisitet, finansiere et sted og gi sofistikert teknisk hjelp.

Sponsing er partnerskap. Bedrifter får en enorm mengde goodwill ved å sponse ideelle organisasjoner. I dagens verden plasserer forbrukere etikken til selskaper over kompetanse, ifølge Edelman Trust Barometer 2020.Veldedighetsorganisasjoner bør dra nytte av dette behovet for bedrifter for å vise hvor sosialt ansvarlige de er.

Det er flere trinn du kan ta for å finne sponsing, som er skissert nedenfor:

• Sjekk ut hvilke tilkoblinger du måtte ha med bedrifter allerede. Vurder virksomheter du allerede bruker, for eksempel leverandørene dine. Spør styremedlemmene dine hvilke forbindelser de har. Se deg rundt foreningene du måtte ha, for eksempel handelskammeret eller forretningsklubber som Rotary Club eller Kiwanis.
• Lag en liste over selskaper i nærheten som kan være interessert i arrangementet ditt. Disse kan bare være lokale virksomheter eller filialer av nasjonale virksomheter. Nå ut til disse virksomhetene gjennom markedsførings- eller filantropiske kontorer.
• Når du har funnet en kontakt i en virksomhet, kan du undersøke målene, målgrupper og markedsføringsplaner. Er det en kamp med oppdraget ditt, publikum, aktivitetene dine?
• Når du finner en virksomhet med mål og et publikum som samsvarer med ditt, må du utarbeide et sponsorforslag. Tenk på et partnerskap fra et forretningsmessig synspunkt og modeller ditt forslag om virksomhetens interesser.

Ikke segmentere databasen din

Du kan være vant til å bruke prospektforskning for de største innsamlingskampanjene.

Undersøk listen over deltakere eller invitasjonsliste for å se hvem som kan være mer sannsynlig å gi en større gave før eller etter arrangementet. Hvis du gjør prospektforskning kontinuerlig, vil dette ikke være noe problem. Hvis ikke, start nå med å evaluere giverne dine angående nettoverdien og deres engasjement med veldedigheten din. 

Din egen personale kan gjøre prospektforskning, eller du kan ansette en prospektforskningskonsulent eller selskap. Husk nettoverdi, er bare en del av det som får en giver til å gi. Deres tidligere forbindelser med din sak og engasjement teller sannsynligvis for mer.

Det du finner kan hjelpe deg med å utvikle et klokere sittekart eller påvirke hvordan du når ut til bestemte deltakere. Utover bare å sende en invitasjon, kan et medlem av styret ditt ringe for å oppmuntre det utsiktene til å delta.

Feil å unngå under en begivenhet 

Gjør arrangementet for lenge

Å gjøre arrangementer vare lenger enn nødvendig er en annen feil som mange ideelle organisasjoner gjør når de setter opp et innsamlingsarrangement.

Det er bedre å sende gjester litt tidligere enn å be dem sitte gjennom et langt program eller et sett med aktiviteter.

Deltakere av innsamlingsarrangementer ønsker ikke å bli holdt fanget for alltid. De har liv og barn og jobber, og de vil ikke tilbringe seks timer på arrangementet ditt, uansett hvor fantastisk det er.

En måte å holde en begivenhet under kontroll på er å ta en signal fra teatret. Vurder å skrive hele saken. Hvis du har foredragsholdere, fortell dem hvor mye tid de har og til og med tilbyr å skrive noen kommentarer til dem.

Skript hver detalj i hendelsen fra det tidspunktet et segment starter på tiden det slutter. Gi manuset til alle ansatte som jobber med arrangementet og hver frivillig. Legg vekt på viktigheten av å overholde så nært som mulig for tidsrammen. 

Hold innsamlingsarrangementene dine korte, søte og til-punktet. Du vil alltid la gjestene dine ønske mer.

Unnlater å be om en donasjon fra deltakere

Hvis du aldri ber supporterne dine om donasjoner, og aldri er spesifikke om dine behov, hvordan kan du forvente at de kommer gjennom for deg?

Den beste måten å avhjelpe dette avviket er å hoppe rett inn. Fortell deltakerne dine om dine høye mål og ambisjoner. La dem inn på planleggingen av dine kommende initiativer.

De er sannsynligvis nysgjerrige på prosjektene du planlegger å takle. Dessuten vil de vite hvordan de kan hjelpe og komme inn i første etasje i det gode arbeidet du forfølger.

Be givere om deres hjelp. Fortell dem at donasjonene deres betyr noe, og at hver dollar teller mot å oppnå din ideelle organisasjons drømmer.

Det kan føles unaturlig til å begynne med å be om penger direkte, men giverne dine vil heller vite sannheten enn å forbli uvitende om hvordan de kan være til virkelig hjelp for din sak.

Gjør direkte spør om dine deltakere. Du kan bli overrasket over hvor positive svarene deres er.

Ikke koordinerer på alle plattformer

Alt i innsamling er nå flerkanals, til og med personlige arrangementer. Du kan selge billetter på nettet, kjøre auksjonen på nettet, ha online gir muligheter under et arrangement, eller drive et komplekst system med peer-to-peer-innsamling.

Organisasjonen din kan håndtere en liten hendelse med et par digitale komponenter, men en større hendelse kan kreve hjelp utenfra.

Mange ideelle organisasjoner bruker planleggingstjenester for arrangementer for å hjelpe dem med å arrangere og markedsføre arrangementene sine, spesielt når det er mange bevegelige deler. Mange tjenester opererer på dette rommet. 

Et par firmaer som er verdt å se på er Dirigo Design and Development og Sir Isaac.Også mange crowdfunding -plattformer kan hjelpe med de digitale komponentene i ethvert spesielt innsamlingsarrangement, for eksempel CauseVox, stilig og Eventbrite.

Feil etter hendelsen å unngå

Ikke takker giverne dine umiddelbart

En av de største feilene mange innsamlingsaksjoner gjør er å ikke takke deres deltakere og givere og givere. Eller hvis de gjør det, kan det hende at de ikke takker giverne på riktig måte. For eksempel, hvis en giver gir $ 10 etter en innsamlingsarrangement, er det helt akseptabelt å sende dem en takke-e-post.

Imidlertid, hvis en stor giver gir din nonprofit $ 5000, er en e -post ikke nok. Et gjennomtenkt takkebrev er i orden. Dessuten ville en formell telefonsamtale fra et styremedlem for å anerkjenne deres sjenerøse bidrag best av alt.

For å gi den beste forvaltningsopplevelsen som mulig, er det viktig å vurdere hver av giverne dine som enkeltpersoner. Det er også viktig å erkjenne at det å anerkjenne giverne dine er det som får dem til å komme tilbake til organisasjonen din. I en forskningsstudie fant giverstemmen at takke en giver raskt og effektivt var en av de syv viktige driverne for donorforpliktelse.

Den beste praksisen for å takke deltakerne i arrangementet er å sende ut dine anerkjennelser i løpet av de første 48 timene etter innsamlingen.

Praktisk sett betyr dette at du sannsynligvis bør sende ut generell takk via e -post først og deretter gå videre til mer personaliserte måter som telefonsamtaler og sendte takkebrev.

Sørg for å takke giverne dine tidlig, ofte, og på en måte som passer deres engasjement i organisasjonen din.

Ikke ber om tilbakemelding

Å be om tilbakemelding er bare en sunn del av å fremme kundeforhold. Vi får undersøkelser fra overalt vi handler eller gjør forretninger eller til og med når vi ber om hjelp med en tjeneste på nettet. Så ingen av dine deltakere har noe imot å få en undersøkelse fra deg som spør hvordan de likte arrangementet, og om de har noen forslag for å gjøre det bedre neste gang. 

En e -postundersøkelse er det beste alternativet. Selv dine eldre deltakere vil sannsynligvis kunne delta. Det er undersøkelsesapper som fungerer bra, og de er enkle og rimelige. SurveyMonkey er den mest kjente. Men hvis du bruker en begivenhetsleverandør for driften din, vil det sannsynligvis være et innebygd undersøkelsessystem. I begge tilfeller bør det være enkelt å tabulere og gi mening om svarene.

Send undersøkelsen raskt, innen 24 timer hvis mulig, og vurder å gi et insentiv for å fullføre den. Gjør undersøkelsen kort også. Eventbrite antyder ikke mer enn 10 flervalgsspørsmål.

Bunnlinjen

Selv om det kan være ganske mange tabber som en nonprofit lett kan gjøre med en innsamlingsarrangement, er det også like mange hurtigrett. Bruk disse løsningene, og du kan være vertskap.