Gode ​​ideer for et effektivt arrangementsregistreringstabell

Registrering er det første kontaktpunktet med gjestene dine, og en jevn innsjekkingsprosess holder spenningsnivået høyt og setter tonen for en flott begivenhet. På baksiden kan en uorganisert og tidkrevende opplevelse forlate mengden å mumle helt frem til arrangementet ditt starter. Med så mye ridning på registreringsbordet, vil du definitivt få det riktig første gang. Følg denne sjekklisten med nødvendigheter for å sikre at du kommer til en god start.

Større er bedre

Enkel matematikk forteller oss at store folkemengder vil kreve mer arbeidskraft hvis du vil unngå lange linjer. Jeg anbefaler en ledsager for hvert hundre gjester, og en flottør for hvert to hundre gjester. Så langt som bordbehov, antar du to fremmøtte per åtte fot tabell og legger til en ekstra tabell til denne beregningen for forsyninger og arbeidsområde.

Hold kontakten

Du vil ikke løpe gjennom hallene som søker etter et strømuttak eller internettforbindelse, så husk å få disse linjene til å kjøre til bordet ditt på forhånd. Du vil også ta med en bærbar datamaskin selv om du ikke planlegger å bruke den. Online tilgang kan komme til nytte hvis du trenger å sjekke e -post eller hjelpe deg for å ha mistet gjestene å finne veien til og fra arenaen. Sist, men ikke minst, sjekk belysningssituasjonen. Hvis gangen er svakt opplyst, kan det være lurt å legge til noen få skrivebordslys for å hjelpe deg med å lese listene dine.

Ikke glem kontorrekvisita

Hver planlegger skal ha en taklingsboks fylt med kontor for kontor som tape, saks og et utvalg av markører. Andre bemerkelsesverdige elementer for pakkelisten din inkluderer blanke navneanlegg, bordnumre og reserverte skilt som skal brukes etter behov. Ja, ditt sted vil ha tilgang til de fleste av disse tingene, men tiden og frustrasjonen du sparer ved å ha dem ved siden av deg er uvurderlig.

Fremskynde svar

En av de største forstyrrerne for din "registreringsrytme" vil være sperringen av enkle spørsmål som kommer fra både frivillige og deltakere. Du kan forhindre at disse henvendelsene bremser registreringslinjen ved å sette opp et hjelpebord. Du vil bli overrasket over hvor mye mer effektivt innsjekkingsbord kan kjøre når du har en dedikert person som svarer på spørsmål som “Hvor er badet?”

Forbli åpen

Det er viktig å holde minst en person ved registreringsbordet gjennom hele arrangementet. Du vil ikke ha et relativt lite problem å snøball til noe større fordi ingen var tilgjengelige for å hjelpe. Dette skjer vanligvis når gjestene blir tvunget til å se andre steder når teamet ditt ikke kan bli funnet. Det tar bare en dårlig tidsbestemt baderomspause for å sende en utålmodig deltaker mot kjøkkenområdet for å be om en salat uten løk!

Hold vennene dine i nærheten

Det er noen få kontaktnumre du vil komme i god tid før arrangementet starter. Den første er mobilnummeret for spillekoordinatoren din. Det vil ikke være tid til å skure bygningen når papirhåndklærne går tom på badet, så dette tallet er et absolutt must. Et annet godt antall å ha for matrelaterte problemer er Catering Manager. Til slutt, bekreft de beste nødnumrene for politiet og brannvesenene. Noen hoteller har sitt eget sikkerhetspersonell som ofte er det beste kontaktpunktet i disse situasjonene.

Registreringstabeller skal gi mer enn bare et velkomsttegn og navnelapp. Fra gjestenes perspektiv representerer de kundeservicesenteret for arrangementet ditt. Men for å leve opp til denne forventningen, må du være forberedt. Tross alt, hvis gjestene ikke kan gjøre det tidligere registrering, vil resten av planleggingsinnsatsen bli upåaktet.