Hvordan HR -ansatte må tenke på problemer

Ansattes spørsmål virker enkelt, rett fremover og bør være lett å svare på. Ikke sant? Ikke hvis jobben din er i menneskelige ressurser. Selv det enkleste ansattes spørsmål reiser utallige røde flagg for en arbeidsgiver HR -team. Nok en gang går du den femspredte banen. Hvordan tilfredsstiller du alle fem interessenter mens du behandler den nåværende ansatte rettferdig?

Hva er best for arbeidsgiveren? Hva er best for den ansatte? Hva er lovlig eller kreves av et statlig byrå? Det som setter presedens for fremtidige beslutninger om og rettferdig behandling av ansatte? Hvilken beslutning vil få deg saksøkt med alle samtidige kostnader og forverring?

Du kan ikke ta en beslutning med mindre beslutningen tilfredsstiller alle fem interessenter - til en viss grad. Er det virkelig rart at noen ganger er det ansattes interessent som lider? Slik er menneskelige ressurser folk må tenke og ta beslutninger for å svare på et ansattes spørsmål. La oss bruke modifiseringen av dette selskapet.

Hvordan HR tenker, tar beslutninger og svarer på spørsmål

Spørsmålet levert av en leser virket enkelt nok. En ansatt, som reiser på selskapets virksomhet til messer og andre kundearrangementer, ønsket å forlenge tiden sin i arrangementet ved å bruke ferietid. Ikke noe problem.

Ikke noe problem, det vil si før HR informerte ham om hvordan dagene ville bli siktet mot hans betalte ferietid. Med sympati med både HR og den ansatte, er det slik en HR -person må tenke og ta beslutninger.

Den ansatte reiste på søndag til messe. (Ikke noe problem med denne reisetiden; selskapet, etter policy, som alle ansatte forstår, betaler ikke reisetid for helg for unntatte ansatte.) Den ansatte jobbet mandag til onsdag på messen og ønsket å begynne feriedagens bruk etter arrangementet.

Ok, sa HR -sjefen, torsdag og fredag ​​er feriedager. Nei, svarte den ansatte, på torsdag ville jeg normalt reise tilbake til selskapet; Siden den dagen ville bli betalt som en del av min normale arbeidsuke, er det ikke rettferdig å få meg til å ta en feriedag å dekke torsdag. Er du med meg?

HR-tenking og beslutningstaking begynner å rulle

Ok, sier HR -sjefen, hvis første tilbøyelighet er å ta betalt torsdag som feriedag siden den ansatte ikke bruker dagen for å reise tilbake til selskapet. HR-personen, med rette, ønsker ikke å ta ansattes avsetningsavgjørelser fra sak til sak, for ansatte som deltar på selskapet sponsede arrangementer.

Sjekk med et par administrerende direktører og en annen HR -person, begge avgjørelser hadde støttespillere. Hvis den ansatte var forventet å komme tilbake fra konferansen på onsdag og jobbe torsdag, bør torsdag være en feriedag.

Hvis torsdag normalt ville være en reisedag, vil den telle som en arbeidsdag, ikke som en feriedag. Under normale omstendigheter ville han uansett reise tilbake, og selskapet skulle ikke straffe ham fordi han forlenget oppholdet med en ferie.

Men han har valgt å ikke reise tilbake, men i stedet for å reise på ferie, sa dissenterne. Det er ikke selskapets problem, og vi betaler bare for reisetid hvis den ansatte bruker ukedagen for å reise tilbake. Siden vi ikke betaler for noen reisetid i helgene og det ikke er noe som heter en reisedag, bør ansatte bare betales hvis de jobber.

Pluss at normalt en ansatt, med mindre han ble tildelt Booth -nedrivning, forventes å reise tilbake på onsdag og rapportere å jobbe torsdag. Han kunne arrangere å ankomme sent med manageren sin hvis flyet hans var rødt.

I så fall bør ikke noe spørsmål, torsdag siktet som en feriedag. Men det som har vært tidligere praksis i selskapet? Er det forventet at ansatte vil reise tilbake på onsdag, om mulig, eller er torsdag den normale reisedagen for å komme tilbake.

De fleste ansatte ønsker å reise hjem og jobbe så snart som mulig. Så de reiser hjem på onsdag hvis det er mulig å fly.

Dette er også et privat kontra spørsmål om offentlig ansattesektor. Hvis du er en ansatt i offentlig sektor og ofte jobber under de forhandlede vilkårene i en fagforeningskontrakt, forventer du at det er hensyn som betaling for hvert minutt du jobber. Hvis ikke i direkte kompensasjon, forventer en ansatt.

Denne tankegangen er anathema for en arbeidsgiver i privat sektor som forventer at unntatte ansatte skal få jobben gjort og oppfylle målene. Å tenke som en times ansatt vil faktisk hindre karrieren din og gjøre deg mindre verdsatt som ansatt. Her er noen tidligere tanker om å kompensere ansatte for reisetid.

Hvis den ansatte er en times eller ikke -fritatt ansatt, må arbeidsgivere ta hensyn til betalt reisetid, pluss timer som er jobbet på messen. Når en ansatt er kvalifisert for over tid, gjelder disse forskriftene selv på veien.

(Dette er en av teoriene om hvorfor ikke -fritatte ansatte blir så sjelden bedt om å reise for kundearrangementer og opplæring. Regjeringsreglene foretar sine oppmøte kostnader uoverkommelige-eller i det minste-A-smerter i bakhodet for å redegjøre for og betale av arbeidsgivere. Og så mye som disse reglene kan hemme utnyttelsen av og karrierevekst av timeansatte, er HR -sympati med arbeidsgiverne.)

Hensyn til HR -avgjørelsen om messepolitikk

Det neste problemet som HR må vurdere, i dette tilfellet, er at mange ansatte reiser ofte for messe og andre selskapsarrangementer. En beslutning som er tatt, i dette tilfellet, har vidtrekkende konsekvenser for arbeidsgiveren og beslutninger om andre ansatteforespørsler i fremtiden.

Vil HR virkelig ta disse beslutningene fra sak til sak? På hvilket tidspunkt begynner arbeid og ferie? Når messen slutter ved 4 s.m. på onsdag?

Når forlater det siste flyet til den ansattes hjemby onsdag kveld? Hva om det ikke er noe fly på onsdag? Hvor mye dokumentasjon og forskning vil HR må kreve i fremtiden fra andre ansatte for å sikre at beslutninger om regnskap av selskaper er konsistente og rettferdige?

På et tidspunkt må HR bestemme at en beslutning til fordel for å la denne ansatte bruke torsdag som feriedag for mange konsekvenser for lignende forespørsler i fremtiden. Den ansatte vil føle seg forståelig ulykkelig.

Men ingen i HR, som jeg kjenner, vil bruke sin arbeidstid som HR Time Charge Cop. Den ansatte velger å ikke reise tilbake på betalt tid; Han kan reise tilbake hvis han vil ha lønnen sin, og deretter dra på ferie. Enhver annen beslutning åpner seg altfor stor av en boks med ormer.

En siste tanke for HR -personen involverer hvordan ansatte har blitt behandlet tidligere. Reiser ansatte generelt onsdag kveld eller torsdag? Hvis torsdag, forventes de å dukke opp på kontoret? Hvis onsdag kveld, hvor mye av torsdag har de blitt forventet å jobbe?

Hvis han i normal virksomhet, ville han komme tilbake onsdag kveld, så bør torsdag telle som ferie. Hvis han var i normal virksomhet, ville han reise på torsdag, men forventes også å dukke opp på arbeidsplassen på torsdag, bør torsdag siktet som en feriedag.

Ah, det er første gang du noen gang har møtt dette spørsmålet? Flott. Du har sjansen til å sette presedensen og etablere selskapets reisepolitikk og praksis.

Du får sannsynligvis til og med legge til beslutningen din i den ansattes håndbok, så alle ansatte kjenner landets legg for å veilede beslutningen deres i fremtiden.

HR når en løsning

Hva med dette for en løsning på det nåværende spørsmålet? Hvordan har selskapet håndtert ansattes reiser til messer og kundearrangementer i det siste? Flyr ansatte tilbake den kvelden og jobber dagen etter, eller gir selskapet dem spillerom og lar dem fly tilbake dagen etter arrangementet og rapportere for å jobbe dagen etter?

Bestem hva. Tidligere praksis vil avgjøre bruken av en feriedag-eller ikke-for fraværet på torsdag.

Hva om du oppdager-som sannsynligvis-at praksis har vært inkonsekvent over hele linjen og ingen klar tidligere praksis eksisterer? Tegn linjen i sanden. Fortell den for øyeblikket å spørre ansatte, som ikke hadde noen regler for å veilede ham, at han kan bruke en feriedag til torsdag. Deretter:

• Utvikle policyen din,
• Legg til policyen i ansattes håndbok,
• Tren ansatte som reiser om den reviderte policyen,
• La ledere vite at ledelsens skjønn ikke lenger vil veilede beslutninger om ansattes reise fordi beslutningene ikke har vært konsistente og rettferdige, og
• Bruk den nye policyen for å ta konsistente, rettferdige beslutninger i fremtiden.

Reisepolitisk språk for fremtiden

I et selskap der ansatte reiser ofte for virksomhet, og spesielt hvis ansattegruppen er stort, vil det være et mareritt for selskapet å ta beslutninger fra sak til sak, og selskapet kunne aldri være rettferdig over hele linjen. Dokumentasjonskrav for ansatte legger til en unødvendig belastning.

Nitpicking med gode, bidrar med ansatte over minutt tidssporing er fornærmende og nedverdigende-for lederen, HR og den ansatte. Og det beseirer formålet ditt med å stole på ansatte, behandle ansatte som voksne og forvente at ansatte skal ta ansvarlige beslutninger innen uttalte retningslinjer.

Så avhengig av bedriftens behov her er policyen som er anbefalt som en del av din samlede reisepolitikk. (Du har en hel masse flere beslutninger for en omfattende politikk.)

Og å, forresten, hvis du bare har et par ansatte som reiser? Ignorer all denne HR -tankegangen og beslutningen. Duh! Ledere kan ta beslutninger om regnskapsregnskap fra sak til sak.

Reis til og fra selskapets sponsede arrangementer:

I (firmanavn) reiser ansatte ofte for virksomhet. Ansatte deltar på opplærings- eller profesjonelle foreningsmøter, besøker leverandører og konkurrenter, møter kunder og deltar på messer og andre kundeinteraksjonsarrangementer, for bare å nevne noen få eksempler. Fordi disse hendelsene ofte holdes på ønskelige steder, ber ansatte ofte om å bruke PTO eller ferietid for å forlenge oppholdet på arrangementets sted.

I disse tilfellene er selskapet ansvarlig for kostnadene for ansattes reiser inkludert fly, førerhus, flyplassbusser og nødvendige transport fra den dagen den ansatte reiser til arrangementet til den ansatte fullfører selskapets virksomhet på arrangementet. Den ansatte må gjøre rede for hver ekstra ukedag som er tatt av fra jobb etter arrangementet som betalt ferietid, PTO -tid eller ubetalt permisjon med ledelsessillatelse.

Alle kostnader pådratt seg av den ansatte, eller reisekamerater, for reise, mat, losji, transport og så videre, mens de tar fri, må betales av den ansatte. Den delen av flybilletten, kjøpt av selskapet for retur av den ansatte etter deltakelse på arrangementet, eller sto for kjørelengde, som normalt betales for den ansattes avkastning av selskapet, kan brukes til den ansattes hjemkomst hjem.

Selskapet betaler ingen ekstra utgifter. Den ansatte må gjøre rede for hver dag som blir tatt av etter selskapet sponset arrangement.

Ja, dette et langt svar på den ansattes spørsmål om å bruke ferietid for å utvide selskapets arrangementreiser. Men det er et godt eksempel på alle faktorene som HR må vurdere i HR -tenkning og beslutningstaking. Det er ikke morsomt for HR, men det er nødvendig HR -tenking og beslutningstaking for å tilfredsstille behovene til de fem selskapets interessenter.

Hater du ikke bare HR -sjargong? Begynn med ordet: Incentivize.