Hvordan innkjøpsordrer fungerer i detaljhandel

Hvis du noen gang har bestilt produkt eller rekvisita til butikken din, kan du ha blitt spurt om du har et PO -nummer. En innkjøpsordre (PO) er en skriftlig salgskontrakt mellom kjøperen og selgeren som beskriver de nøyaktige varene eller tjenestene som skal leveres fra en enkelt leverandør. Den vil spesifisere betalingsbetingelser, leveringsdatoer, identifikasjon av varer, mengder, fraktvilkår og alle andre forpliktelser og betingelser.

Innkjøpsordrer er generelt forhåndstrykt, nummererte dokumenter generert av forhandlerens økonomiske styringssystem. Med andre ord, hvis du bruker en regnskapsprogramvare som QuickBooks, når du bestiller produkter fra en leverandør, vil den opprette en innkjøpsordre for deg i systemet. Formålet med PO er å lage et sporbart dokument i regnskap eller POS -system som skal brukes på alle slags gunstige måter å drive virksomheten din.

Hvordan innkjøpsordrer fungerer med et varesystem

1. En PO forteller lagerbeholdningssystemet ditt hva du har på bestilling. Hvis du bruker et åpent-til-kjøpesystem, vet det å ikke bestille mer av et produkt fordi de allerede er noen bestilt.
2. Det kan etablere kjøpsspesifikasjoner med leverandøren. For eksempel inneholder det åpenbart mengden av hvert produkt du bestiller, men det beskriver også betalingsmåten, hvis vilkår du betaler for produktene (inkludert dating), og metoden du vil at produktene skal sendes til Butikken din.
   1. Mange leverandører har et sett eller standardsystem de bruker for fakturering og gods. Så uten instruksjoner, vil de standard være grunnlag når de sender til deg, for eksempel. Men du kan trenge det raskere, og PO kan kommunisere det.
3. En PO er et ansvarsdokument for alle parter. Det er veldig enkelt for feil å gjøres når du bestiller. Men når alt er skriftlig, er det vanskelig å krangle. Jeg kan huske mange ganger da jeg ble fakturert og fakturert feil fra en leverandør, men hadde min innkjøpsordre for å sikkerhetskopiere den og fikk den omvendt eller løst.
   1. Et eksempel på dette, jeg fikk en faktura for 300 esker av sko creme da jeg bestilte 300 stykker. Det er 100 stykker i en boks, så du kan forestille deg hvor mye høyere fakturaen var enn hva den skulle være.
4. Når varene kommer fra leverandøren, kan du sjekke den inn mot PO og sørge for at forsendelsen er riktig.
5. Til slutt gjør det at alle dine ansatte kan være involvert. For eksempel kan en ansatt bestille, og en annen kan motta.

En av de andre fordelene med innkjøpsordrer er din kredittverdighet. Bankene vil ofte se på din POS for å avgjøre om du er løsemiddel. En solid innkjøpsbestillingsprosess kan hjelpe deg med å bli godkjent. En dårlig vil resultere i at du ikke får et lån. Det kan også brukes til kreditt med leverandøren. For eksempel kan noen leverandører kreve at du betaler kontanter når du bestiller. Etter en periode med å gjøre forretninger med deg, kan de tillate deg å sende inn et PO kontra et kredittkort. Dette er stort for å håndtere kontantstrømmen din.

POS er en vanlig praksis innen detaljhandel. Og all POS- eller regnskapsprogramvare du kan installere i butikken din, vil ha en PO -komponent for deg.