Hvor vellykkede selskaper sikkerhetskopierte data

Backup av data er avgjørende for å beskytte virksomhetens kontinuitet. Hvis den eneste sikkerhetskopien din er på en enkelt skrivebord/bærbar datamaskin eller mobilenhet og den er tapt eller stjålet, er forretningsdataene dine borte. Og å ha papirkopier av forretningsdata er ikke tilstrekkelig databeskyttelse; Hva om virksomhetslokalene dine brenner til bakken eller opplever alvorlig flom? Nok en gang kan dataene du trenger å drive virksomheten din, være uopprettelig tapt.

Datatap

For å parafrasere Paul Simon, er det 50 måter å miste dataene dine på:

En stasjonær/bærbar harddiskulykke eller skade på mobilenheten din kan gjøre dataene dine uopprettelige
Datamaskinen eller telefonen din kan bli stjålet - Business Break -Ins er vanlige, og i henhold til FBI -statistikk blir 97% av stjålne bærbare datamaskiner/stasjonære maskiner aldri gjenopprettet
Data kan slettes ved et uhell (eller bevisst slettet av en misfornøyd ansatt)
Datamaskinen din kan kapres av skadelig programvare
Dine online lagringskontoer kan hacket
Et ransomware -angrep kan gjøre filene dine utilgjengelige inntil en betydelig avgift er betalt

Et data om sikkerhetskopiering av data er et must

For tilstrekkelig databeskyttelse, må du etablere et sikkerhetskopieringssystem som følger disse tre trinnene:

Sikkerhetskopiere forretningsdata regelmessig
Lag sikkerhetskopier på pålitelige medier eller i skyen
Hvis du bruker medier for sikkerhetskopiering, hold enhetene på et sikkert sted utenfor stedet

Den grunnleggende regelen for forretningsdatabeskyttelse er at hvis du mister dataene vil forstyrre å gjøre forretninger, kan du sikkerhetskopiere dem. Desktop -programmer kan installeres om nødvendig, men å gjenopprette detaljene om transaksjoner eller virksomhetskorrespondanse er umulig hvis disse filene går tapt eller skadet utover reparasjon.

Data Archive vs Data Backup

Sikkerhetskopiering er normalt periodiske, kortsiktige bilder av data for katastrofegjenopprettingsformål. Arkivering refererer i mellomtiden generelt til langsiktig lagring av data som ikke lenger er i regelmessig bruk, men som kan gjenopprettes om nødvendig (for eksempel et ferdig prosjekt eller data fra en tidligere klient).

Sikkerhetskopier kritiske forretningsdata

Det er to trinn for vellykket sikkerhetskopiering av data;

Identifisere de kritiske dataene som må sikkerhetskopieres
Implementering av sikkerhetskopiering av dataene på en vanlig tidsplan

Hva som må være i en sikkerhetskopi av data? Alle filene du har opprettet og/eller endret, bør sikkerhetskopieres regelmessig. For mange virksomheter inkluderer dette alt fra regnskapsfiler via e -post.

Flere og flere forretningsapplikasjoner er tilgjengelige gjennom skyen. Imidlertid, hvis du bruker stasjonære applikasjoner (ikke-nettleser), kan disse installeres på nytt fra media eller lastes ned, så trenger ikke å bli sikkerhetskopiert.

Skylagring

Å bruke online sikkerhetskopitjenester gjør sikkerhetskopiering av dataene dine enkelt - noe som bare er en av grunnene til at Cloud Computing er ideell for små bedrifter. Men skytjenester kan fremdeles være sårbare for tap av data via hacking eller ansattesabotasje (vurder den nylige saken om Indianapolis-baserte American College of Education som, etter å ha avfyrt en ansatt i informasjonsteknologi, oppdaget at han før han forlot hadde endret de administrative passordene til online kontoer, og forhindrer at høgskolen får tilgang til dataene sine). Det er ikke en dårlig idé å ta sporadiske lokale sikkerhetskopier av skydata.

Lokale sikkerhetskopier av data

Hvis du lagrer dataene dine lokalt (e.g. Du bruker ikke skylagring) Du kan forenkle sikkerhetskopiene dine ved å oppbevare alle filene som må arkiveres på en enkelt stasjon på datamaskinen din. Anta for eksempel at du må sikkerhetskopiere regnskapsfiler, ordbehandlingsdokumenter, regneark, bilder og e-post.

Å sette ganske enkelt regnskap, Microsoft Office (inkludert Outlook) og Paintshop Pro alt på en egen stasjon eller under en egen mappe gjør det lettere å arkivere alle filene du har opprettet eller endret ved hjelp av disse programmene. Alt du trenger å gjøre er å sikkerhetskopiere stasjonen eller mappen. Når du har valgt de kritiske dataene som skal arkiveres, er det en enkel sak å installere og bruke et sikkerhetskopieringsprogram for å arkivere forretningsdataene dine på en vanlig tidsplan.

Å sikkerhetskopiere dataene dine nattlig anbefales. Det er mange sikkerhetskopieringsprogrammer tilgjengelig som lar deg angi en tidsplan som automatisk vil sikkerhetskopiere dataene dine. Sikkerhetskopieringsprogramvare som også glir og krypterer filer sparer diskplass og øker datasikkerhet.

Bare hold dataene om dataene på stedet hvis de er lagret i en brannsikker, uforgjengelig sikker. Å investere i en båndstasjon eller ekstern harddisk og omhyggelig overholde en vanlig sikkerhetskopiering av data vil ikke hjelpe hvis alle dine sikkerhetskopier av dataene er på ett sted og det stedet blir truffet av katastrofe. For å være virkelig sikre, bør sikkerhetskopiene dine lagres utenfor stedet. (Cloud Backup eliminerer ikke denne bekymringen helt, men er absolutt bedre enn mange fysiske steder.)

Noen virksomheter holder dataene om sikkerhetskopiering i sikkerhetsbokser i bankene. Gebyret for en sikkerhetsboks er skattefradrag hvis du trenger et ytterligere insentiv. Andre eiere av små bedrifter oppbevarer flere kopier av data for sikkerhetskopiering av sine poster hjemme hos forskjellige venner eller familiemedlemmer. Det spiller ingen rolle hvor du velger å beholde dem, så lenge nettstedet du velger for sikkerhetskopiering utenfor stedet er sikkert og du har regelmessig tilgang til det.

Online backup -tjenester

For den ultimate sikkerhet, sørg for at du bruker sterke passord, endrer dem regelmessig og sørg for at de sikkerhetskopierte filene er kryptert (siden skylagring er delt, krypterer skyleverandører som normalt krypterer brukerdata).

USB (tommel) kjører

USB -pinner øker stadig i kapasitet og er ideelle for hurtigbackups. Mens de ikke har kapasitet til eksterne harddisker, har de raske dataoverføringshastigheter og er svært bærbare. Du kan enkelt ta sikkerhetskopi av data til en USB -stasjon og ta dem utenfor stedet. Ettersom de ikke har noen bevegelige deler, er USB -stasjoner veldig pålitelige.

Eksterne harddisker

For små bedrifter er det å kjøpe og bruke en ekstern harddisk for sikkerhetskopiering av data den anbefalte metoden. Eksterne harddisker er rimelige sammenlignet med båndstasjonssystemer. De er også enkle å bruke; Bare koble harddisken til datamaskinens USB -port. De fleste eksterne harddisker kommer med sikkerhetskopieringsprogramvare.

Lokalet Network (LAN) lagring

Hvis du har et lokalt nettverk (LAN), kan du også sikkerhetskopiere filer til en annen datamaskin eller server. Imidlertid, hvis sikkerhetskopimaskinen ligger på samme sted, kan den være sårbar for tyveri eller skadet av ild eller flom. For å forhindre tyveri kan en server installeres i et låst bur, skap eller skap.

Tape lagring

Hvis du har store datamengder å ta sikkerhetskopi (eller ønsker å lage og beholde vanlige komplette dataarkiver for langsiktig lagring), er sikkerhetskopiering av bånd det beste alternativet. De er svært pålitelige og kan lagre enorme datamengder.

Sikkerhetskopier det eller risikerer å miste det

Ikke risikere å miste forretningsdataene dine. Det beste forsvaret mot en slik katastrofe er riktig databeskyttelse. Ved å lage et sikkerhetskopisystem som inkluderer arkivering og sikkerhetskopiering av forretningsdataene dine regelmessig og riktig, vil du sikre at virksomheten din vil kunne forvitre hvilken storm den står overfor og fortsette. Husk - du kan aldri ha for mange sikkerhetskopier av data!